Пользовательские поля и списки в системе управления клиентами (CRM). Что это и как настроить?

Каждой компании нужно фиксировать какую-то свою информацию по работе с клиентом, детали по проектам, задачам, сделкам. Можно выводить абсолютно все поля и списки в системе. Но тогда пользоваться сервисом станет невозможно из-за большого количества данных, в которых сложно ориентироваться. Именно для этого и предназначены пользовательские поля и списки . С помощью них вы сможете настроить только нужные вам поля для записи любых данных в карточках клиентов, сделок, проектов и т.д.

Можно выводить абсолютно все поля и списки в системе. Но тогда она будет выглядеть примерно так, и пользоваться сервисом станет невозможно из-за большого количества данных, в которых сложно ориентироваться.

Именно для этого и предназначены пользовательские поля и списки. С помощью них вы сможете настроить только нужные вам поля для записи любых данных в карточках клиентов, сделок, проектов и т.д.

В этой статье мы расскажем на конкретных примерах, как использовать этот функционал. Чтобы разобраться в нем потребуется не более 15 минут. А в результате вы и ваша команда сможете хранить информацию в структурированном виде и находить мгновенно нужные данные.

Настраиваем дополнительные поля в модуле для учета доставки заказа К примеру, вы занимаетесь изготовлением мебели или установкой окон и вам необходимо в списке заказов указывать дату, время выезда мастера или доставки.

Для этого переходим в «Настройки системы» → «Пользовательские поля» → «Основные». Открываем модуль «CRM» или Проекты, в зависимости от того, какой вы используете для реализации заказов.

И добавляем следующие типы полей:

Дата. Указываем название. Далее выбираем пункт «Фильтр», чтобы в списке можно было фильтровать данные по дате Текстовое поле для внесения адреса Еще одно текстовое поле для указания дополнительной информации, например, желаемого времени доставки Пользователь для назначения исполнителя. Также отмечаем пункт «Фильтр». Да/Нет, чтобы отмечать выполнен (доставлен) заказ или нет По умолчанию все добавленные поля будут выводиться в списке проектов (или сделок) с заданными фильтрами. Если нужно какую-то информацию выводить только на детальной странице заказа – уберите галочку в настройках «Отображение в списке».

Добавленные поля заполняются на детальной странице проекта:

Эта информация будет выводиться в списке проектов, которую вы сможете сортировать и фильтровать.

Настраиваем списки для учета данных по страхованию клиента

В данном случае информация будет выводиться в определенных карточках клиента и отдельным списком. Вот так:

Теперь расскажем, как это настроить.

Установите приложение «Списки» в соответствующем разделе. После этого появится отдельный пункт в меню, где вы сможете создавать неограниченное количество таблиц с любым набором полей.

Для этого переходим в подраздел «Все списки» и создаем 2 таблицы под названием «Страхование» и «Список договоров».

Создадим набор полей в таблице «Список договоров».

Тип поля «Файл» позволит нам прикреплять любое количество документов с компьютера или из Google Drive.

В поле «Контрагент» при добавлении записи будет открываться окно выбора компаний и контактов из модуля «CRM». После сохранения записи, она отобразится в карточке контрагента, на вкладке «Списки».

Перейдем к созданию списка «Страхование».

Тип поля «Выпадающий список» позволит нам при добавлении новой услуги по страхованию выбрать один из созданных нами пунктов.

Список видов страхования создается в настройках поля.

Информация для разработчиков: В настройках выпадающего и множественного списков вы можете добавить ID сущности, чтобы интегрировать их с внешней системой при помощи программного интерфейса приложений (API)

Если нужно указывать сразу несколько пунктов, то выберите тип поля: «Множественный список»

Еще один тип поля, который может вызвать вопросы – это «Ссылка на список». Когда он может пригодиться? К примеру, в таблице «Страхование» нам не нужно указывать подробную информацию по договору клиента. Из-за этого таблица получится слишком громоздкая. Нам достаточно лишь сослаться на его номер. Все подробности договора будут храниться в отдельной таблице, которую мы так и назвали «Список договоров». При настройке поля «Ссылка на список» мы указываем «Список договоров» и столбец «№ Договора».

Теперь при добавлении новой записи в списке «Страхование» мы сможем выбрать номер договора.

Еще важный момент. В таблице «Страхование» мы указываем и «Страховую компанию», и «Страхователя». Это 2 поля, которые связаны с компаниями и контактами из модуля «CRM». Соответственно записи будут выводиться сразу в этих двух карточках.

Полученный результат: Благодаря фильтрам вы сможете строить выборки в любом разрезе и мгновенно находить нужные данные.

О правах: Доступ к спискам назначается в 2 этапа. Сначала настраиваются поля на уровне самого приложения. Администраторы получат доступ ко всем спискам и смогут создавать собственные. Сотрудники увидят только те списки, к которым у них будет открыт доступ. Создавать собственные списки он не сможет.

После этого вы можете открыть доступ сотруднику к конкретному списку. Можно открыть доступ к редактированию (внесения данных в список) или только к просмотру.

Подведем итоги С помощью пользовательских полей и списков вы сможете:

Вести и фильтровать информацию по нужным вам параметрам Добавлять любые поля и списки в зависимости от вашего бизнес-процесса Настраивать поля без специальных знаний и больших временных затрат, а также в любой момент менять их. Внедряйте, настраивайте и повышайте эффективность своей работы!

Система управления клиентами Аспро.Cloud Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней и начните выполнять проекты эффективнее. Начать бесплатно