Услуги

Как обучить новых сотрудников и организовать онбординг

Как обучить новых сотрудников и организовать онбординг
Когда вы наконец нашли и трудоустроили идеального кандидата, не стоит пускать процесс его адаптации в компании на самотек. Необходимо грамотно выстроить процесс по введению нового сотрудника в курс дел – онбординг. В первую очередь это нужно, чтобы помочь человеку быстрее освоиться и мотивировать его на продуктивную работу в компании. Многие исследования подчеркивают важность адаптации новых сотрудников, особенно, если речь идет о долгосрочной перспективе. Так, по данным международной ассоциации HR-профессионалов SHRM, до 20% текучки кадров приходится на первые 45 дней работы. Однако, если новые сотрудники успешно прошли этап адаптации, то до 69% из них с большей вероятностью останутся в компании. Как выстроить онбординг и удержать сотрудников в компании, расскажем в этой статье. 

Специалисты SHRM определили четыре главных момента, которые содержит в себе успешная программа адаптации:
  • Соответствие – обучение новых сотрудников политике компании.
  • Разъяснение – сотрудники должны знать о своих обязанностях и о том, как правильно их выполнять.
  • Культура – интеграция нового сотрудника в формальные и неформальные нормы организации.
  • Связь – отношения с коллегами и ощущение себя частью команды.
В среднем программа адаптации нового сотрудника может занять от нескольких недель до трех месяцев. За это время новый сотрудник привыкает к своей роли, готовится к выполнению обязанностей, получает знания и навыки, необходимые для достижения успеха (личного и в рамках компании). 

Способы «акклиматизировать» нового сотрудника

С возможностями онлайн-инструментов и сервисов для совместной работы, процесс адаптации может стать легким, понятным и структурированным, как для работодателя, так и для нового члена команды. Кроме того, грамотно выстроенный онбординг поможет вам сократить затраты (финансовые, человеческие, временные) на обучение сотрудников. Мы рассмотрим несколько способов, которые подойдут для онлайн- и офлайн-форматов онбординга.

Смоделируйте процесс адаптации нового сотрудника

Чтобы сэкономить время на разъяснения и избежать вопросов в формате «Что мне делать дальше?», составьте для стажера пошаговый план. В Аспро.Cloud это можно сделать, например, с помощью специального модуля «Онбординг». Распишите все шаги в чек-листе и дайте комментарии по каждому из них. Создание такого чек-листа займет время единожды, а возвращаться к нему можно неоднократно при найме новых сотрудников. Вы всегда сможете отредактировать чек-лист или добавить в него новые шаги при необходимости.


Кроме того, вы можете создать шаблон проектов для новых сотрудников, который будет содержать в себе задачи на первое время работы. Добавьте в них подробные описания, необходимые документы, ссылки на нужную информацию и ресурсы. А когда в компании появится новый сотрудник, вы в пару кликов сможете создать готовый проект по подготовленному заранее шаблону.

Создайте методички в корпоративной базе знаний 

С помощью корпоративной базы знаний вы надежно сохраните накопленные данные и сможете создать отдельный раздел с обучающей документацией для новых сотрудников. В статьях возможно расписать ответы на все вопросы относительно должностных обязанностей, закрепить данные с информацией о компании, создать импровизированную презентацию с описанием ключевых лиц компании.

В базе знаний вы можете прикреплять любые изображения или видео, создавать таблицы, ссылки, а также менять вид текста с помощью графического редактора. А благодаря иерархической структуре статей, материалы будут выглядеть четко и логично: вы получите структурированное пособие с ясным содержанием, разделами и подпунктами. Статьи, на которые нужно обратить особое внимание, можно отметить как важные, для быстрого доступа к ним.



При подготовке статей, соблюдайте несколько рекомендаций по созданию контента:
  • Разбивайте информацию на этапы. Этот пункт особенно актуален для большого объема данных. Упростите задачу новому сотруднику и разбейте всю информацию на 3-4 этапа. Дайте ключевые статьи для изучения в первые 2-3 дня, затем добавляйте их количество, расширяя область знаний нового сотрудника о должности и компании.
  • Используйте инфографику, схемы и таблицы. Таким образом читающему будет проще ориентироваться в материале, а при желании он сможет сохранить себе, например, кратко оформленную памятку.
  • Составьте список вопросов для закрепления материала. Когда сотрудник прочтет подготовленные статьи, список вопросов вернет его к изученному материалу. Ответив на них, новый член коллектива сможет закрепить свои знания.

Настройте доступ к данным

Чтобы не испугать и не запутать нового сотрудника обилием рабочей информации, вы можете определить для него в системе права доступа, которые можно расширять с ростом его компетенций. Так, в Аспро.Cloud вы можете скрывать модули от сотрудников, предоставляя им доступ только к нужной на старте работы информации. 


Используйте собственный список с доступами

С помощью списков вы сможете структурировать информацию, например, о доступах к обучающим ресурсам или тем, что вы регулярно используете в работе – все зависит от отрасли вашей компании. Дополнительные ресурсы вы можете легко оформить, они будут надежно сохранены в системе и защищены настраиваемыми правами доступа. Как только будет нужно, откройте для нового сотрудника доступ к необходимым спискам. Таким образом все ресурсы всегда будут под рукой, собранные в одном месте. 


Что учесть в работе с новичками

Оперативно давайте обратную связь

Хвалите за успехи и высказывайте конструктивную критику – это поможет сформировать доверительные отношения с новым сотрудником и даст ему возможность развиваться, работая над своими ошибками. 

Определите наставника

В рамках процесса адаптации подумайте о программе наставничества – определите несколько инициативных сотрудников, которые смогут исполнить роль наставника для новеньких членов команды. Лучше, если наставник не будет непосредственным начальником. Так стажеру будет гораздо комфортнее обращаться к нему с вопросами, особенно с мелкими и бытовыми, которыми он не хотел бы беспокоить кого-то еще.

Установите измеримые цели

Установленные вами цели будут служить промежуточными точками оценки успешности адаптации сотрудника, поощрять его вовлеченность в рабочий процесс. Назначьте несколько целей, которые нужно выполнить. Это может быть изучение всей базы знаний к определенному числу или успешное самостоятельное выполнение задачи.

Держите в курсе новостей компании 

Чтобы почувствовать себя частью команды, новый сотрудник должен быть знаком с новостной повесткой компании. Рассказывайте о предстоящих событиях, встречах, достижениях компаниях или, например, победах в конкурсах. В Аспро.Cloud вы можете сделать это с помощью чата или ленты активности, чтобы каждый пользователь смог познакомиться с важными новостями. 


Собирайте отзывы

Отзывы помогут вам скорректировать и отточить процесс онбординга, особенно на первых этапах внедрения системы адаптации в компании. Когда обучение будет пройдено, поинтересуйтесь, чего не хватило стажеру, что понравилось больше всего и что он хотел бы изменить.

В заключении 

Если вы создадите систему адаптации в компании, то гарантированно сможете сократить затраты на поиск новых сотрудников, повысить шансы на удержание кадров в долгосрочной перспективе. Вы можете использовать один, несколько или сразу все инструменты онбординга, в любом случае они будут способствовать более успешной адаптации новых членов коллектива.