В юридической сфере порядок в процессах — залог успешной работы. Пропущенные сроки или невыполненные задачи могут подорвать репутацию и даже привести к проигрышу дела. Кроме этого, важно постоянно держать клиента в курсе происходящего. Это даст человеку ощущение безопасности и уверенности, что его интересы в надежных руках. Но удерживать всю информацию по делу и находить время для коммуникации с клиентами сложно.
И вот тут как раз появляется необходимость в системе управления, которая упорядочит все задачи, сроки и материалы и обеспечит полную прозрачность для клиента. Мы поговорили с Романом Захаровым, генеральным директором REDROW GROUP и узнали, как Аспро.Cloud помогает юридической компании предоставлять качественные услуги.
REDROW GROUP = юридическая безопасность бизнеса
Команда REDROW GROUP оказывает комплексные юридические услуги для малого и среднего бизнеса в сферах IT, торговли и строительства. Специалисты проводят консультации, защищают интересы клиентов в суде и помогают эффективно решать правовые вопросы на всех этапах развития компании.
.jpg)
REDROW GROUP появилась на рынке в 2018 году. Тогда Роман Захаров, генеральный директор, работал самостоятельно. Но за последние два года бизнес начал хорошо развиваться, и в команде появились новые специалисты. Сейчас в компании 7 сотрудников. Это судебные, налоговые, договорные и таможенные юристы.
.jpg)
Команда работает с бизнесом из сферы IT, торговли и строительства. И за 7 лет сотрудникам удалось наладить постоянное сотрудничество более с чем 20 клиентами. Особенно команда гордится кейсами с крупными компаниями:
- Weissgauff —российский производитель бытовой техники;
- PERI — производитель и поставщик опалубки и строительных лесов;
- VIVA LA VIKA —торговый дом ювелирных украшений и бижутерии;
- CHOUX — бренд дизайнерской женской одежды;
- MevaFresh — компания по торговле экзотическими фруктами.
Почему команда решила внедрить Аспро.Cloud и как система помогает в работе — рассказываем дальше.
С мессенджеров и электронной почты на Аспро.Cloud
Как только бизнес начал расти, объем информации по клиентам и проектам существенно увеличился. Поэтому привычные инструменты для работы быстро оказались неэффективными.
Изначально мы использовали в работе электронную почту и мессенджеры. Через них обменивались с командой задачами и документами по делам. И это было неудобно, потому что не было возможности отслеживать статус выполнения поручений и проектов. Поэтому я быстро понял, что нужно внедрять систему управления. К тому же многие наши клиенты используют CRM, и мы осознавали важность этого инструмента.
Руководителю было важно найти полноценный таск-трекер, который бы учитывал особенности юридической сферы. И поэтому Роман остановился на Аспро.Cloud. Благодаря гибкости и множеству пользовательских настроек, система идеально подошла под задачи команды.
Я просто искал в интернете систему для управления юридическими проектами. Так нашел Аспро.Cloud. Посмотрел обзоры и обучающие видео, и мне понравилось.
Роман внедрял Аспро.Cloud самостоятельно. Этот процесс занял всего несколько дней, благодаря интуитивно понятному интерфейсу.
Сначала я протестировал систему самостоятельно и понял, что функционал мне подходит. После чего уже начал внедрение. Никаких сложностей не было, все достаточно просто и понятно. Легче, чем зайти в кабинет налогоплательщика :)
Задачи, сроки и документы под контролем
Сейчас команда REDROW GROUP использует Аспро.Cloud для следующих целей:
- постановки и отслеживания статусов задач;
- планирования и контроля процессуальных сроков;
- хранения материалов дела в едином пространстве.
Разберемся с каждой задачей по порядку.
Наглядный ход работ
В Аспро.Cloud команда ведет всю операционную работу по каждому делу. Между собой сотрудники договорились об определенных этапах, через которые должна проходить задача, и настроили в системе рабочий процесс.
.jpg)
Благодаря этому все актуальные дела и статус их выполнения отображается на канбан-доске. Это помогает сотрудникам не упускать задачи и легко планировать свой рабочий день, а руководителю — контролировать ход дела.
Мне очень важно, чтобы я мог всегда зайти в любую карточку дела и посмотреть, что в какие сроки было сделано, какие документы есть в судебном деле, кто когда какой статус обновил, кому что передал и так далее. Я это делаю каждый день, и самый большой плюс, который я могу выделить, — Аспро.Cloud позволяет нам не упускать задачи.
.jpg)
Больше никаких пропущенных сроков
В нашем деле очень важно контролировать процессуальные сроки. Благодаря тому, что мы ведем календарь в Аспро.Cloud, мы никогда ничего не пропускаем. Еще не было такого, чтобы специалисты забыли приехать на заседание или подать документы.
.jpg)
Все материалы по делам в одном окне
В Аспро.Cloud есть модуль «Файлы». Это такое пространство, где можно хранить любые материалы для работы. Внутри модуля можно упорядочивать файлы с помощью создания разделов и папок.
.jpg)
Мне очень нравится такой архив документов. Мы просто загружаем туда материалы по всем делам и распределяем по папкам. Каждый член команды имеет доступ ко всей информации, это нормально. При необходимости любой специалист может зайти в папку, быстро найти нужный документ и скачать его себе.
Также модуль позволяет хранить конфиденциальную информацию. Просто настройте ограниченный уровень доступа к разделу и выберите пользователей, которые могут просматривать и редактировать материалы.
.jpg)
Порядок в процессах = экономия рабочего времени
Команда REDROW GROUP работает в Аспро.Cloud всего на протяжении года, но за это время уже удалось получить ощутимый результат. Система помогла оптимизировать бизнес-процессы, что напрямую отразилось на качестве сервиса.
Наши услуги точно стали качественнее в глазах клиентов. Это однозначно. У нас появилась возможность уделять внимание каждому человеку. Это происходит благодаря тому, что мы постоянно следим за выполнением задач, обновляем их статусы и держим клиента в курсе происходящего. Например, если отправили запрос, мы обязательно повторно напоминаем.
Клиенты видят, что им уделяют внимание. А внимание и забота — это самое главное, что нужно в этой сфере. Услуга становится более качественной, потому что услуга — это прежде всего хорошие взаимоотношения.
Также руководитель отмечает, что благодаря порядку в процессах не нужно тратить время на поиск информации. А это позволяет ускорить выполнение операционных задач и освободить время для общения с клиентами.
.jpg)
Функционал системы на вырост
Несмотря на большое количество инструментов в Аспро.Cloud, команда REDROW GROUP использует лишь малую часть из них. На это есть причина: небольшое количество проектов и клиентов.
Пока что мне не нужно всего того, что касается сделок, счетов, обмена документами и автоматизации. Объем проектов не такой уж большой, и я могу контролировать все это самостоятельно. Конечно, есть ситуации, когда бизнесу нужно выставлять по тысячи счетов в день, тогда функционал системы очень пригодится. Но это пока не моя ситуация.
Однако Роман отмечает, что уже знаком с многими инструментами в системе и в ближайшее время собирается попробовать их на практике. Со временем, когда REDROW GROUP начнет расти еще больше, Аспро.Cloud сможет подстроиться под новые задачи и справиться с любым объемом работы. Это возможно благодаря адаптивности системы.
Хочу поблагодарить команду Аспро.Cloud. Мне очень нравится сервис, и в том числе благодаря ему я получил очень хороший рост своего бизнеса.
Мы надеемся, что Аспро.Cloud останется надежным помощником в развитии компании и позволит фокусироваться на главном — качественном юридическом сопровождении клиентов.
