Говорят, что идеальный строитель всегда в курсе, сколько бетона, кирпичей и обоев ушло на коттедж. В реальной жизни все немного иначе: затраты обычно пишутся на бумажках, записки путаются и теряются, а часть материалов, похоже, оседает на даче кого-то из стройбригады.
С помощью Аспро.Cloud вы можете вести затраты по каждому проекту с четкой и понятной структурой и понимать, как расходуются ресурсы
Напомним, что в первой части кейса мы рассмотрели, как создавать проект, управлять им и контролировать сотрудников. В этой статье расскажем, как фиксировать в нашей системе затраты по проекту:
- сумму оплаты рабочим,
- стоимость аренды спецоборудования и т.д.,
- стоимость ресурсов: например, сколько ушло денег на покупку гипсокартона, доски, бетона. плиты, сайдинга расход материалов и денег по каждому этапу строительства.
И кое-что еще:
- как планировать оплату ресурсов, учитывать долги
- как учитывать затраты по поставщикам, статьям расхода, списывать средства с нужных банковских счетов
Учет затрат ведет менеджер проекта. Данные не доступны никому кроме него и администратора модуля «Проекты».
Как внести затраты в систему
В проекте перейдите на вкладку «Затраты» и нажмите на кнопку «Добавить затраты». В открывшемся окне укажите вид расходов (бетон, кирпичи, дерево, услуги декоратора), стоимость, этап проекта, к которому относятся затраты, банковский счет организации (или наличные) – с него списываются средства, статью расхода, поставщика из модуля «CRM».
Затраты по проекту будут отображаться в карточках соответствующих поставщиков. Вы будете видеть, что и когда было у него закуплено.
Как планировать расходы по проекту
В учет расходов по проекту отправляется вся информация о том, какой материал или ресурс вам необходим, на какую сумму. Поставьте отметку «Не оплачено».
Если вы планируете оплачивать пункт затрат частями, укажите конкретную сумму, которую хотите перевести поставщику.
Как оценить рентабельность строительства
В списке затрат по проекту отображаются следующие данные:
- бюджет проекта (указывается при создании проекта или на главной странице проекта)
- фактическая сумма затрат
- лимит затрат (указывается при создании проекта или на странице затрат)
- общая сумма затрат по проекту, с учетом той суммы, которая еще не оплачена
- что оплачено, а что – еще нет: с датами и пометками, какому поставщику нужно перечислить эту сумму.
Для удобства список затрат разбит по месяцам.
Затраты по этапам проекта позволяют узнать, сколько потребовалось материалов на конкретном этапе строительства и во сколько это обошлось.
Сравнивайте сумму расходов с бюджетом проекта и лимитом затрат и контролируйте рентабельность проекта.
Как отслеживать движение денежных средств
Все поступления и расходы по проекту попадают в раздел «Транзакции». Благодаря ему руководитель видит движение денежных средств в компании:
- сколько платежей поступило и по каким проектам
- что закуплено и по какому проекту
- на какую сумму были совершены закупки и у какого поставщика
- с какого счета списаны деньги или оплачено было наличными
- кто провел транзакцию (ответственные по транзакции проставляются автоматически, в зависимости от того, кто ее вводил).
Список транзакций находится в разделе Финансы → Транзакции.
Контроль доходов и расходов
Благодаря финансовым отчетам, руководитель всегда будет знать точную сумму всех поступлений и расходов в компании.
Итоги
Что получили:
- Настроенную систему учета расходов, в том числе и тех, что были оплачены наличными
- Возможность планировать расходы и поступления
- Возможность отслеживать рентабельность единичного проекта и оптимизировать процесс, чтобы повышать прибыль.
- Инструмент для контроля всех поступлений и расходов в компании
Что потратили:
- 1 час на знакомство с системой и настройку функционала
- От 1 до 5 минут на внесение информации о каждом пункте расходов
- Полчаса на вдумчивое чтение этой статьи.
Больше интересного о возможностях Аспро.Cloud ищите здесь.
