Услуги

Как перейти в Аспро.Cloud – быстро и из любой другой системы

Как перейти в Аспро.Cloud – быстро и из любой другой системы
Хотите обезопасить свои данные и выбрать российскую систему для бизнеса? Или перейти с одного на более удобный, комплексный сервис для совместной работы? А возможно – снизить затраты на обслуживание ПО? Сохраните привычные сценарии в бизнес-процессах и базу клиентов. Выбрав Аспро.Cloud, вы можете быстро и без потерь перенести контакты, товары, задачи и другую информацию — импортировать все данные в систему очень просто. Как это сделать читайте в нашем гайде по переходу в Аспро.Cloud. В статье подробно расскажем об экспорте и импорте данных, а также о том, что стоит учесть при миграции.

Экспорт данных из других систем

Итак, для начала перехода необходимо экспортировать ваши сведения из системы, которая использовалась до этого. Практически у всех сервисов предусмотрена выгрузка файла с расширением CSV или XLS (из которого впоследствии легко сделать CSV, поменяв формат файла прямо в Excel или Google-таблицах).

Для скачивания нужно войти в аккаунт с доступом администратора и найти функцию экспорта в вашей системе. Обычно она располагается в меню основной страницы или каждого из разделов. Подробности для каждой системы вы можете узнать из баз знаний или обратясь в поддержку. Далее – приведем несколько примеров на конкретных сервисах.

Перенос данных из Zoho CRM

В Zoho CRM вы можете воспользоваться функцией «Экспорт данных». Она позволяет экспортировать данные в формате CSV из отдельных модулей. Ограничения экспорта – максимум 3000 записей из модуля.

Выгрузить информацию из модулей может администратор аккаунта, для этого:
  • Перейдите в «Настройки» → «Экспорт».
  • На странице «Экспорт данных», из списка «Выбор модуля экспорта», выберите модуль, из которого вы хотите экспортировать данные.
  • Нажмите «Экспорт». Записи будут экспортированы и сохранены в формате CSV.

Перенос данных из Worksection 

Для переноса проектов и задач из Worksection в Аспро.Cloud, используйте встроенную интеграцию. С ее помощью автоматически импортируются проекты и задачи, а также дополнительные данные по ним. Такие как:
  • Пользователи (система по email найдет пользователей в вашем аккаунте Аспро.Cloud и сопоставит их, а для новых пользователей будет создан аккаунт, они получает уведомление с приглашением, логином и паролем);
  • Контакты;
  • Комментарии;
  • Файлы.
Инструкция по импорту данных из Worksection в Аспро.Cloud.

Вы также можете экспортировать вручную список задач и отчеты по закрытым задачам, в файлах XLS, CSV и XML. Для корректного самостоятельного импорта проверьте названия колонок и их соответствие содержимому в файле, чтобы без труда настроить поля на втором шаге импорта в Аспро.Cloud.

Подробнее о вариантах экспорта – на ресурсах системы в разделе «Вопрос – ответ».

Перенос данных из Notion и Trello

Здесь материал с подробными инструкциями экспорта, в том числе для Notion и Trello. К нему добавим, что если у вас не Trello Business Class, то возможным выходом будет использование дополнительных инструментов, которые экспортируют данные из Trello в файлы CSV. Например, расширение для Chrome – Export for Trello.

Перенос данных из Bitrix24

Из Bitrix24 вы можете выгрузить такие данные как лиды, сделки, счета, предложения, контакты, компании и товары – в формате файла CSV или XLS. Для экспорта перейдите в нужный раздел, например, «CRM» → «Контакты» и нажмите на настройки (значок шестеренки). Откроется меню, в котором нужно отметить поля для экспорта. А далее – скачать сформированный файл.
 

Перенос данных из amoCRM

Из amoCRM возможно экспортировать сделки, покупателей, контакты и компании. Обратите внимание, что есть ограничения по выгрузке файлов: не более 500 карточек в одном. Если, например, контактов, у вас более 500, то экспорт можно выполнить в разных файлах. Однако профессиональный тариф позволяет сделать полное резервное копирование в формате файла, далее его можно использовать для переноса данных с помощью API.

Экспорт отдельных элементов из amoCRM возможен в форматах Excel и CSV. Для получения файла вам нужно перейти в конкретный раздел. На примере раздела «Контакты»:
  1. Выберите, что будете экспортировать: «Контакты» или «Компании» или «Все контакты или компании» (при выборе кнопки «Все контакты или компании» контакты и компании будут экспортированы в одном файле).
  2. Справа вверху нажмите на «Еще».
  3. Из списка выберете «Экспорт».
  4. Выберете формат файла. Для дальнейшего самостоятельного переноса в Аспро.Cloud рекомендуем выбирать сразу CSV. 

Перенос данных из Мегаплан

Чтобы экспортировать задачи или проекты, нажмите на значок Excel рядом с названием раздела. Выгрузка будет идти в фоновом режиме. Уточняется, что экспортироваться будут только те данные, которые вы видите на экране. Вы можете применить фильтры и добавлять столбцы с дополнительной информацией в таблицу. Файл будет сформирован в формате XLS.





Подробнее об экспорте – в справочном центре сервиса. 

Варианты импорта в Аспро.Cloud

Первый вариант – импорт данных CSV

  1. Подготовьте данные из системы, которой пользовались ранее, в формате файла с расширением CSV. Повторим, что если у вас документ в формате XLS, вы можете конвертировать его в CSV (например, с помощью Google-таблиц).
  • Обратите внимание, что ограничений по весу импортируемого файла нет, как и ограничений на количество строк в нем. Однако мы рекомендуем использовать файлы с числом строк не более 1000 за один импорт для комфортного переноса, так как файлы большего размера могут импортироваться длительное время. Если в вашем файле более 1000 строк, вы можете разделить его на несколько документов и импортировать их поэтапно или выполнить единовременную загрузку.
  • Проверьте правильность заполнения данных в файле CSV и их соответствие заранее. Открыв документ в Google-таблицах, убедитесь, что он содержит всю нужную информацию, а поля распознались корректно. И если первая строка в вашем файле с названием полей, нужно будет отметить соответствующую опцию на первом шаге импорта.

  • При наличии пустых строк в файле, система их проигнорирует и перейдет к следующей записи – то есть заранее удалять пустые строки нет необходимости.
  • Также убедитесь, что в настройках видимости колонок внутри импортируемого файла включено отображение всех колонок в таблице. Это важно, так как импорт будет выполнен только из видимых колонок.

2. Перед началом импорта, проверьте, что в вашем аккаунте установлен соответствующий модуль CSV-импорта. Для этого перейдите в раздел «Маркетплейс» в левом меню. Его легко подключить, нажав на иконку и затем – кнопку «Подробнее». 


Для импорта разных видов информации, предусмотрены отдельные файлы (например, для контактов и сделок будут два разных документа) и настройка соответствий. Далее – описано, как импортировать каждый из них в Аспро.Cloud.

Как импортировать контакты и компании. Если вы уже создавали контакты или компании в Аспро.Cloud, воспользуйтесь при импорте функцией контроля дубликатов, чтобы данные были упорядочены и информация связывалась с определенными контрагентами.

Как импортировать товары и услуги. Если в вашем каталоге несколько типов цен, вы можете ввести название каждого из них (например, «Розничная», «Оптовая»). Система создаст типы цен с соответствующими названиями.

Как импортировать задачи. Удобно, что при импорте задач возможно сразу связать их с уже созданными в системе Аспро.Cloud проектами, указав в поле импортируемого файла название проекта. 

Как импортировать сделки. При верной настройке импорта, сделки можно будет связать с указанными контрагентами (они создаются в системе автоматически, из сделок). Кроме того, вы можете импортировать сделки на конкретную воронку продаж. Для этого у вас должна быть указана определенная колонка (с названием например, «Воронка продаж») в файле, который вы планируете импортировать.

Как импортировать поступления и расходыЕсли в процессе импорта расходов и поступлений финансовая категория не будет найдена, то система автоматически создаст новую. А ещё в импорте есть опция поиска счетов. С ней, при указании номера счета в назначении платежа, Аспро.Cloud автоматически распределит платеж на соответствующий неоплаченный счет у назначенного контрагента. 

Как импортировать плановые платежи в проект. Дополнительная возможность: загружайте планируемые поступления и расходы напрямую в проект из CSV-файла. Заведите информацию, например, в Google-таблицу или MS Excel и скачайте как CSV для последующего импорта. 

Как добавить сотрудников. В том числе, команду можно пригласить массово, с помощью специальной одноименной функции. Выбрав ее, просто введите поочередно email-адреса или вставьте их, заранее скопировав из базы. Адреса возможно разделить запятой, пробелом или написав с новой строки.

Импорт происходит в фоновом режиме и может занимать разное время, в зависимости от загрузки системы. 

Второй вариант – индивидуальная настройка со специалистом Аспро.Cloud

Если вы хотите сделать переход в Аспро.Cloud более легким и располагать дополнительными возможностями при настройке системы, то можете обратиться к нашим специалистам по внедрению. Мы помогли уже многим компаниям перейти на Аспро.Cloud для эффективной работы. Во внедрение входят: 
  • Аудит ваших бизнес-процессов,
  • Составление пошагового плана работ,
  • Перенос данных, 
  • Настройка аккаунта, в том числе воронок продаж и автоматизации,
  • Подключение сервисов оплаты, почты, телефонии, интеграции с банками и других,
  • Полноценное обучение и консультации по работе в системе для ваших сотрудников.
Чтобы узнать детали и стоимость внедрения «под ключ», определить потребности именно вашей компании, запишитесь на бесплатную консультацию с нашим специалистом.

Третий вариант – интеграция по API

Бывает так, что настроить импорт необходимо специфично и индивидуально, например, если были использованы модификации и надстройки к CRM. Тогда для безопасного переноса рекомендуется привлечь специалистов, которые сумеют осуществить «переезд» с помощью API. 

Во время импорта вы можете вносить новые данные, например, создавать задачи или контрагентов – работа компании не встанет в ожидании окончания переноса. Более того, если настройка переноса в Аспро.Cloud верно выполняется специалистом, то в обеих системах данные будут синхронизироваться автоматически.

Что учесть при переносе данных

При загрузке файлов в систему Аспро.Cloud, соблюдайте рекомендации и обратите внимание на разделители данных в исходных документах: это могут быть запятая или реже – точка с запятой. При импорте вам будет нужно указать корректный разделитель, чтобы перенос был выполнен верно.   

Кроме того, при выборе кодировки файла, рекомендуем установить опцию «Определять автоматически», чтобы избежать нестыковки данных.

Если вы уже вносили какие-либо данные в Аспро.Cloud, воспользуйтесь функцией контроля дубликатов. С ней система сама найдет повторения (при точном соответствии) и обработает в соответствии с одним из выбранных сценариев.


  • Разрешить (все данные будут импортированы без учета дубликатов).
  • Заменять (все поля будут заменены импортируемыми значениями).
  • Объединять (все пустые поля в уже созданных записях будут заменены импортируемыми значениями).
  • Пропускать (дублирующиеся данные будут пропущены).

Как проверить правильность переноса

Перед основным переносом вы можете сделать тестовую проверку, чтобы убедиться в правильности настроек импорта. Для этого создайте из основного файла пробный – с парой заполненных строк. Затем проанализируйте верность загрузки и приступайте к импорту полноценного файла.

После загрузки данных, перейдите в заполненные разделы, например, откройте модуль CRM и выберете несколько контактов, чтобы проверить наполненность карточек и корректное соотношение информации в полях. Если возникнут ошибки или трудности, вы можете массово удалить элементы и настроить импорт снова.

Как быстро адаптироваться в системе Аспро.Cloud

Чтобы вам было комфортнее начать работу в системе, в Аспро.Cloud предусмотрен онбординг для новых пользователей. Этот чек-лист проведет вас по настройке профиля и модулей, подробно изложив главные шаги в освоении системы, а к каждому пункту мы добавили ссылки на подробные инструкции. 


При возникновении трудностей вы можете обратиться в нашу поддержку, написав в чат внутри системы или на почту support@aspro.cloud. И мы с радостью поможем вам в освоении Аспро.Cloud. Кроме того, найти ответы на многие вопросы можно в нашей обширной базе знаний. Статьи с подробным руководством по настройке и функционалу системы всегда будут под рукой.

Также в нашем блоге есть множество полезных статей, например, о начале работы с финансами, практические кейсы компаний в различных отраслях и подробная информация по обновлениям.

Гарантии безопасности данных при использовании Аспро.Cloud

Мы придерживаемся ряда правил и средств для поддержания безопасности и сохранности данных пользователей. Так, информация, хранящаяся в системе Аспро.Cloud, доступна только вам. Ежечасно проводится инкрементное резервное копирование, ежесуточно — полная резервная копия всех данных вашего аккаунта.

Все ваши данные располагаются в двух разных крупнейших дата-центрах наших партнеров «Селектел» в Москве и Санкт-Петербурге. Это обеспечивает их 100% сохранность даже в том случае, если полностью уничтожена база данных или инфраструктура одного из центров. Серверы регулярно обслуживаются и проверяются нашими сотрудниками и сотрудниками дата-центров.
Пакеты данных защищены от прослушивания и перехвата их при передаче, так как зашифрованы по протоколу TLS 256bit. Также, если вы хотите усилить защиту на уровне аккаунта, то можете активировать функцию «белый список IP адресов» в настройках системы. Это полностью исключит доступ к системе с неавторизованных IP-адресов.

Подробнее о политике конфиденциальности Аспро.Cloud.

Итоги

Переходя в Аспро.Cloud вы можете быть уверены в безопасности данных своего бизнеса, использовать широкий функционал для совместной работы и тем самым получить новые ресурсы для развития компании. Зарегистрируйтесь сейчас совершенно бесплатно и протестируйте систему в течение 14 дней с максимальными возможностями.