ИИ-ассистент в Аспро.Cloud научился подстраиваться под вашу работу. Он запоминает, как вам удобно, выполняет сохраненные запросы одной кнопкой и работает с файлами. Теперь в каждом новом чате нужно меньше объяснять и меньше копировать вручную из окна ассистента.
В статье расскажем о четырех новых возможностях:
- навыки — сохраненные запросы;
- память — ваши правила работы с ассистентом;
- прикрепление своих файлов к сообщению;
- создание готовых файлов.
Навыки: запрос, который не нужно объяснять дважды
Многие задачи повторяются из недели в неделю: собрать сводку по проекту, написать письмо клиенту, разобрать просрочки. Раньше приходилось каждый раз заново объяснять ассистенту, что нужно, откуда взять данные и как оформить ответ. Навык решает эту проблему.
Как создать и запускать навык
Навыки находятся в панели ассистента: откройте меню «три точки» в шапке и выберите пункт «Навыки». Там список всех ваших навыков и кнопка создания.
- Создайте навык: укажите название, описание в одну строку и инструкцию для ассистента.
- В любом чате нажмите на молнию в поле ввода и выберите навык. Он прикрепится к сообщению.
- При необходимости допишите уточнение, например название проекта или период, и отправьте.
Как поделиться навыком с командой
Удачным навыком стоит поделиться. Его можно выдать отдельным коллегам, группам или сразу всем пользователям портала. Уровней доступа два:
- «Пользователь» может применять навык;
- «Администратор» может еще и править его.
Так вся команда будет работать по одному образцу: одинаковая структура сводок, единый тон писем клиентам, общие правила разбора просрочек. Если чужой навык вам не нужен, выключите его у себя. У остальных коллег он останется.
Память: ассистент помнит все, что вам нужно
Один любит отчеты таблицей, другой списком. Кому-то нужен короткий ответ, кому-то подробный. Раньше об этом приходилось напоминать в каждом чате. Теперь ассистент запоминает ваши предпочтения и учитывает их во всех новых разговорах.
Как ассистент запоминает предпочтения
Есть два способа:
- сказать прямо: «Запомни, что отчеты мне нужны таблицей»;
- ничего не делать: ассистент сам заметит устойчивое предпочтение и запишет его.
Что попадает в память, а что нет
Ассистент запоминает правила работы:
- формат ответа, тон, язык и уровень подробности;
- вашу роль;
- ваши названия для разделов портала, например что вы называете «моими сделками».
Ассистент не запоминает:
- разовые просьбы;
- данные портала: клиентов, суммы, сроки;
- пароли и реквизиты;
- оценки людей;
- содержимое документов.
Кто видит вашу память
Никто, кроме вас. Память личная: коллеги не получат ваши настройки, а администратор портала их не видит.
Прикрепляйте свои файлы в чат
Не все данные хранятся в портале. Прайс поставщика, ТЗ клиента, скан акта или снимок экрана с ошибкой теперь можно передать ассистенту и задать вопрос прямо по ним.
Как прикрепить файл
- Нажмите на скрепку в поле ввода чата и выберите один или несколько файлов. Можно также вставить файл сочетанием клавиш Ctrl+V.
- Напишите вопрос, например: «вытащи позиции из прайса» или «поставь задачи по этому ТЗ».
- Отправьте сообщение, и ассистент ответит по содержимому файла.
Какие файлы подойдут
Ассистент принимает картинки, PDF, документы Word, таблицы Excel, презентации PowerPoint и текстовые файлы. Архивы, программы, аудио и видео он не принимает.
Результат сразу файлом
Раньше ответ ассистента приходилось копировать в текстовый редактор и заново оформлять. Теперь ассистент может выдать результат готовым файлом.
Как получить файл
Отдельной кнопки нет. Напишите в любом чате: «сделай файлом», «выгрузи таблицей» или «составь документ».
- Опишите, что вам нужно. Ассистент сам поймет, что здесь нужен файл, и подберет формат и название.
- В чате появится карточка файла. Нажмите на нее, чтобы скачать.
- Файл останется в переписке, в том числе после перезагрузки страницы.
Какие форматы доступны
Сейчас ассистент создает текстовые форматы: таблицы (CSV), текстовые документы (TXT, Markdown), веб-страницы (HTML), файлы данных (JSON), события календаря (ICS) и другие. Документы PDF, Word и Excel появятся позже.
Пока есть два ограничения:
- Готовый файл нельзя поправить: если попросить «исправь второй абзац», ассистент создаст новый файл;
- Презентации и офисные форматы ассистент пока не создает, хотя прочитать их уже может.
Как все работает вместе: сценарии использования
Больше всего пользы новые возможности дают, когда работают вместе.
Коммерческое предложение по сделке. Руководитель отдела продаж заранее готовит навык «КП по сделке». Менеджер прикрепляет прайс поставщика и вызывает этот навык. Ассистент берет позиции из прайса, оформляет предложение в принятом в компании тоне и выдает готовый файл.
Еженедельная сводка по проекту. Руководитель проекта один раз создает навык со структурой сводки. Ассистент уже помнит, что отчеты этому человеку нужны таблицей и коротко. Каждую пятницу достаточно нажать на молнию и выбрать навык.
Задачи по ТЗ клиента. Менеджер прикрепляет техническое задание и просит поставить по нему задачи. Ассистент разбирает документ и предлагает задачи, поэтому ТЗ не нужно переписывать вручную.
Разбор просрочек по отделу. Руководитель выдает навык всему отделу. Каждый сотрудник получает разбор своих просрочек в одном формате, и обсуждать их на планерке становится проще.
