Учёт в бизнесе — как вести финансы без ошибок

Человеческий фактор всегда влиял и будет влиять на рабочие процессы. Но, например, забыть про просьбу коллеги не так страшно: можно извиниться и быстро все сделать. Совсем другое дело — неправильно посчитать сумму сделки и сформировать некорректный счет. Только представьте, какое впечатление сложится у заказчика, когда ему отправят документ с неправильной суммой. А если он еще успеет внести оплату, то это проблема и для бухгалтерии: отменить транзакцию, сформировать новый счет, отправить его на согласование руководителю. Без сомнений: такие качели подорвут доверие клиента.

В этой статье мы расскажем, как выставлять счета без ошибок и навсегда забыть о калькуляторе и стопке бумаг.

А в чем, собственно, проблема? Казалось бы, что сложного: выписать желаемые услуги и товары на листок, на калькуляторе все сложить и выставить счет. Просто нужно быть внимательным и проверять несколько раз. Да, это может сработать. Но только в одном случае — когда сотрудник работает с небольшим количеством сделок.

Но в других обстоятельствах такой подход неэффективен. Можно посмотреть не на тот листок, потерять его или нажать неверную цифру на калькуляторе. И в большом потоке ошибки можно просто не заметить.

С этим можно и нужно бороться. Но как, если мы не можем полностью устранить человеческий фактор? Выход один — нужно автоматизировать расчет суммы сделки. Сделать это можно с помощью функции «Привязка продукта к сделке» в системе Аспро.Cloud.

Как это работает Заказчик заполняет на сайте веб-форму и указывает желаемые услуги, например, нужна покраска стен и потолка в детской комнате. Система управления клиентами из этой заявки формирует сделку, в которой прописаны все требования. Когда менеджер начнет обрабатывать запрос, ему будет необходимо добавить цену за 1 м2 покраски и площадь помещения. А система автоматически рассчитает сумму сделки.

Менеджеру останется только назначить дату выезда мастеров на объект и выставить счет в один клик. Система автоматически подтянет сумму сделки.

В сфере «бизнес для потребителя» все достаточно просто: клиент оставил заявку на определенные товары или услуги, и менеджер быстро рассчитать стоимость. А вот в сфере «бизнес для бизнеса» процесс немного сложнее. Ведь даже если в компании есть прайс-лист, в ходе переговоров сумма сделки может измениться. Поэтому можно поступить следующим образом:

Добавить в сделку товары или услуги по изначальной цене.

На стадии выставления счета менеджер может добавить скидку или вручную скорректировать счет в зависимости от договоренности с заказчиком.

Например, компания «Булавкин» занимается поставкой канцелярских товаров для бизнеса. У них есть фиксированная стоимость для каждого продукта. Организация «Апельсин» заказала ручки, блокноты и бумагу для печати. В ходе переговоров компании заключили договор на партнерство, которое дает сниженную цену на продукцию. Поэтому менеджер добавил к каждой позиции скидку 10%, а система посчитала сумму сделки по новой стоимости.

В сумме сделки можно также внести корректировки. Например, компания ARCH проводит ремонт в офисе. При этом заказчики оплачивают работы уже по их завершении. Во время ремонта помещения специалисты допустили ошибку и установили перегородку не в том месте. Чтобы ее не сносить, менеджеры договорились с организацией «Агромикс» на скидку в 20 000 ₽. При выставлении счета будет достаточно нажать на кнопку «Корректировка» и добавить нужную сумму. Система автоматически вычтет ее из суммы сделки.

Как начать пользоваться Чтобы привязывать продукты к сделке, подключите эту функцию. Сделать это можно за несколько шагов.

Сначала перейдите в настройки модуля «Управление клиентами» (CRM). Это можно сделать двумя способами:

Через шестеренку внутри самого модуля.

Через Настройки портала → «CRM» → Основные настройки.

После перехода в модуль нажмите кнопку напротив поля «Использовать продукты в сделках».

После этого вы сможете прикреплять продукты к сделке, но каждый раз вам будет нужно выбирать режим расчета суммы сделки. Их всего два:

Ручной. В таком режиме вы сможете самостоятельно вбивать сумму сделки. При этом привязанные продукты на нее влиять не будут. Счет будет сформирован на основе введенных данных.

Автоматический. Система складывает стоимость товаров и услуг, которые указаны в сделке, и выводит общую сумму. Счет и КП будут содержать список продуктов и их цену.

Но на скриншоте можно увидеть еще два поля. Разберемся, для чего они нужны.

«Использовать автоматический расчет суммы сделки». При подключении этой функции система всегда будет выставлять сумму сделки по стоимости продуктов. Но при необходимости можно переключиться на ручной режим.

«Запретить установку суммы сделки вручную». Если вы уверены, что корректировать сумму и продукты не придется, можно подключить эту функцию.

Теперь мы можем устанавливать связь продукта со сделкой. В списке товаров будут доступны все позиции, которые вы добавили в модуль «Каталог». Также можно добавить продукт вручную и задать для него цену.

Идем дальше. После того как выбрали нужные поля и расставили галочки, в карточке сделки появится отдельная вкладка с продуктами (1) и область с ними (2) в общей информации.

Чтобы скорректировать список продуктов, необходимо нажать на кнопку «Изменить».

После этого откроется окно, в котором можно редактировать продукты:

изменить тип цены;

добавить скидку в рублях или %, налоги, сбор за поставку и корректировки;

добавить строку: сам продукт или заголовок. Заголовок поможет сгруппировать продукты, например, услуги или материалы.

Готово. Теперь вы можете быть уверены, что менеджер не допустит ошибок в счетах. Смело отправляйте документы заказчикам и навсегда забудьте об исправлениях.

Система управления бизнесом Аспро.Cloud Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней и начните выполнять проекты эффективнее. Начать бесплатно