Не работает идеально тот бизнес, который не проходил через процесс оптимизации. Особенно если вы не только предоставляете услуги и товары, но и управляете производством. Оптимизация подразумевает минимизацию ошибок и повышение эффективности организации. При этом проблемы можно обнаружить в любой области производства: от финансов до стратегии.
Методы оптимизации
Прежде чем определиться с точкой, в которую нужно бить, важно узнать о методах оптимизации. От них зависит, что именно и каким образом вы будете дорабатывать и изменять в производстве.
Метод «снизу-вверх» считают безопасным, потому что не требует больших инвестиции и имеет долговременный эффект при сокращении издержек. Суть в том, что одна задача разбивается на несколько маленьких, в которые вносят правки. Таким образом, корректируются небольшие процессы без изменения общей структуры бизнеса.
Директивный метод включает в себя сокращение бюджета в неэффективных подразделениях. Такой подход является самым быстрым и действенным, но не имеет стратегии на будущее. Сокращение бюджета не в той области может привести к снижению прибыли предприятия.
Реинжиниринг — метод, который направлен на снижение затрат и повышение конкурентоспособности предприятия. Он требует значительных инвестиций и сокращения многих операционных процессов. Подразумевает фундаментальное перепроектирование бизнеса в каждом сегменте. Применяется, когда организация находится в глубоком кризисе.
Что можно оптимизировать на производстве
- Сокращение затрат. Вы снижаете расходы или прекращаете бюджетирование процессов производства, которые малоэффективны и слабо помогают развиваться компании.
- Перераспределение ресурсов. Подразумевает переоценку каналов сбыта и маркетинга и соответствующую корректировку бюджета.
- Повышение качества товара или услуги. Может затрагивать как стратегию продвижения, качество обслуживания, так и изменение самих процессов производства.
- Улучшение управления компанией. Вы выстраиваете грамотное управление и организовываете работу команды.
- Автоматизация рутинных процессов. Подразумевает использование современных диджитал-инструментов для автоматизации бизнес-процессов производства. Например, внедрение системы управления бизнесом в работу компании для управления командой или финансами.
Этапы оптимизации и ее принципы
Преобразования на каждом производстве происходят по-разному и зависят от проблем в организации. Но существует алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы оптимизация принесла результат. Рассмотрим последовательность:
- Назначение ответственных и сбор данных. На этом этапе формируют группу исполнителей и изучают главные бизнес-процессы. Определяют ключевые сегменты, которые приносят основную прибыль компании, а потом операционные элементы.
- Установка целей и главных показателей. У оптимизации должны быть цели, которые формируются на основании показателей затрат и сроков производства. При их постановке лучше использовать точные цифры.
- Избавление от лишних элементов. В процессе производства важно увидеть, что отвлекает внимание от основной работы. Например, это может быть регулярная постановка однотипных задач или формирование счетов и актов. Тогда решением может быть внедрение системы управления бизнесом, которая автоматизирует эти процессы и освободит время для более важных проектов.
- Формирование идеальной модели предприятия. Это точное выстраивание бизнес-процессов, которые приведут к поставленной цели. При этом важно выстроить модель на основе реальных ресурсов, возможностей персонала и предприятия.
- Внедрение изменений. Когда вы утвердили разработанную стратегию, вы можете приступать к плавному внедрению. Можно начать с повышения квалификации сотрудников для предстоящих нововведений. На этом этапе важно отслеживать поведение персонала и прогресс изменений в производственных процессах.
- Промежуточный и фиксированный анализ результатов. На этом этапе вы отслеживаете промежуточный результат оптимизации с помощью опросов, анализа работы элементов предприятия и другого. Когда вы увидите положительное влияние, можно масштабировать оптимизацию на все предприятие.
Чек-лист: что нужно для успешной оптимизации?
Мы собрали небольшие советы, с которыми внести изменения в ваше производство будет проще.
Привлечение персонала. Нужно понимать, что сотрудники лучше знают сферу своей деятельности, а значит могут указать на узкое горлышко в процессе. Позвольте команде принять участие и предложить свои идеи для улучшения производства.
Совпадение цели и объектов. Важно, чтобы эти два элемента совпадали и работали на общий результат. Другими словами, чтобы корректирование сегментов соответствовало общей цели оптимизации.
Например: Василий решил оптимизировать свой бизнес и поставил цель: повысить качество производства товаров. При этом в ходе стратегии определил крупные затраты на материал и посчитал нужным снизить себестоимость продукта. Когда он реализовал план, прибыль компании начала снижаться из-за низкого качества товара, и результат оптимизации стал противоположным.
Дело в том, что Василий поставил две разные задачи, которые выполняются отдельно и состоят из своих этапов. Для начала нужно было повысить качество продукта при прежней себестоимости. Далее проанализировать, как можно сократить затраты производства.
Автоматизация производственных процессов. Многие процессы оптимизации можно автоматизировать с помощью системы управления бизнесом и упростить дальнейшие изменения в производстве. Такие диджитал-инструменты могут снизить риск человеческого фактора в работе и избавить вас от рутины в работе.
Например: Все тот же Василий определил, что для качественной оптимизации производства ему необходимо грамотно распределить бюджет компании и проследить за всеми финансовыми операциями. Также, ему стало важно, чтобы он мог видеть продуктивность своих сотрудников и отслеживать выполнение поставленных задач. Недолго думая, Василий решился установить систему управления бизнесом (CRM-систему), чтобы не заниматься оптимизацией вручную.
С помощью системы управления бизнесом (CRM-системы) Василий ведет учет доходов и расходов, контролирует рентабельность проектов и видит реальную прибыль компании. Система помогает увидеть полную картину состояния производства и освобождает руководителя от самостоятельных подсчетов и сводок данных.
Также Василий видит все задачи сотрудников на единой канбан-доске в системе и может отследить трудозатраты каждого. Теперь он может оценить работу команды и проследить, в каком месте возникает снижение эффективности в рабочих-процессах. Это освобождает его от регулярных совещаний и контроля каждого работника.
Контролируйте промежуточные результаты. Чтобы скорректировать направление изменений и видеть их эффективность, нужно делать контрольные срезы на каждом этапе. Это поможет вам увидеть недочеты в вашей оптимизации и вовремя устранить ошибку.
Оптимизация производства важный процесс в развитии компании. Поэтому он требует правильного подхода к его организации и внедрению. Если вы следуете алгоритму и не боитесь использовать новые инструменты для упрощения работы производства, вы сможете достигнуть поставленных целей.
