Кейс внедрения Аспро.Cloud в компанию по аренде сценического оборудования
Услуги

Кейс внедрения Аспро.Cloud в компанию по аренде сценического оборудования DEEPSOUND

Кейс внедрения Аспро.Cloud в компанию по аренде сценического оборудования DEEPSOUND
Компания DEEPSOUND была образована в 2009 году и занимается техническим обеспечением культурно-массовых мероприятий. Организация выполняет проектирование и разработку сценографии, разработку декораций, механики, аренду профессионального звукового, видео и светового оборудования, а также сценических комплексов. 

Основные заказчики — это концертные агентства, организаторы, муниципалитеты, отделы культуры городской администрации, то есть преимущественно B2B-сегмент. В портфолио DEEPSOUND насчитывается создание более 2500 различных мероприятий и концертов, среди которых и презентация салона Audi, и концерт Сергея Лазарева, и даже празднования дня города-миллионника. 



Ни для кого не секрет, что в сфере проката оборудования для мероприятий рынок очень сильно и быстро изменился в условиях пандемии. Половина прокатчиков за год просто ушло из бизнеса. Компании DEEPSOUND также пришлось полностью перестраивать бизнес с учетом новых реалий. К примеру, в компании больше не осталось отдела продаж, а только проектный отдел.

DEEPSOUND обратились во Аспро.Cloud за помощью во внедрении системы управления компанией с учетом кардинально изменившихся бизнес-процессов. Специалистами Аспро.Cloud был проведен комплексный аудит процессов и составлен детальный план внедрения системы. 

Проекты

В ходе аудита бизнес-процессов было решено отказаться от ведения сделок в CRM, так как у компании очень специфическая деятельность — DEEPSOUND практически не ведут продажи, а только осуществляют аренду. К тому же, как правило клиент приходит сам, когда ему требуется аренда оборудования, поэтому как таковая работа продажников и не требуется. Вместо сделок было предложено вести все этапы — от согласования стоимости услуг с заказчиком до подписания акта выполненных работ — в проектах.

Ранее сотрудники пользовались модулем CRM во Аспро.Cloud еще и потому, что коммерческое предложение можно было привязать только к сделкам. Из-за этого получалась двойная работа: сначала велась сделка CRM (только из-за КП), потом все остальные работы перетекали в проект. 

В ходе внедрения специалисты Аспро.Cloud оперативно улучшили функционал под задачи клиента и реализовали возможность привязывать КП и к проектам. Тогда компания смогла окончательно отказаться от CRM и стала вести все заказы только в модуле «Проектов».

В процессе работ по внедрению был настроен шаблон проекта. При этом ранее во Аспро.Cloud уже заводились проекты, но присутствовала излишняя детализация — сотрудники создавали слишком много задач по вехе. Вместо этого мы объединили большинство задач и добавили к ним чек-листы, чтобы не упустить ничего в процессе сбора данных.



В описании задачи добавили шаблон отчета, который сотрудники заполняют в ходе выполнения задачи.



В компании оказывают два вида услуг — мероприятие «под ключ» (аренда оборудования и монтаж) или только аренда оборудования. Шаблон проекта был настроен таким образом, что теперь подходит сразу под оба вида услуг.

Теперь, как только руководителю проекта поступает звонок от клиента, он сразу же инициирует проект по готовому шаблону. Автоматически подгружается весь список необходимых мероприятий по проекту, назначаются ответственные. В проекте в два клика формируется КП и выставляется счет, которые можно отправить клиенту прямо из системы. В карточке проекта наглядно отображается все взаимодействие с клиентами — отправленные email, совершенные звонки, запланированные встречи, ход работы и денежный поток. Можно быстро поставить задачи сразу нескольким сотрудникам и отслеживать прогресс работ на канбан-доске. 

Финансы

В рамках процесса внедрения оптимизировали учет финансов по проектам, провели консультации руководителям проектов и бухгалтеру, посоветовали как вести учет затрат по проектам, чтобы не возникало путаницы при разнесении фактических затрат на проекты подотчетными лицами. 

Бухгалтер DEEPSOUND заносит поступления и затраты в разделе «Деньги» и сразу же разносит платежи по статьям для корректного учета план-факта по проектам. Все счета, акты и предложения собраны в «Финансах» и могут быть в два клика отфильтрованы по статусу, сроку оплаты и так далее.


Бюджетирование происходит в рамках каждого проекта. Менеджерами выставляются счета, указываются плановые поступления и затраты. Затем к ним добавляются фактические поступления и расходы. Если дата фактического поступления отличается от плановой, система сразу отобразит все отклонения от графика.

Списки

В процессе внедрения настроили шаблон списка для учета договоров. Пользовательский список во Аспро.Cloud — это конструктор таблиц, с помощью которого вы самостоятельно настраиваете необходимые поля и колонки для вашего перечня данных. Список позволяет DEEPSOUND привязать один договор сразу к клиенту и проекту. Это очень удобно, так как по одному клиенту может быть несколько договоров, и все они будут отображаться в отдельной вкладке в карточке контрагента. А на странице проекта в разделе «Списки» наглядно видно, по какому соглашению ведется данный проект.


Взаимодействие с клиентами

Наши специалисты по внедрению помогли DEEPSOUND с настройкой телефонии Mango Office в аккаунте компании. Все входящие и исходящие звонки сразу фиксируются и записываются во Аспро.Cloud. Поскольку руководитель находится в основном в Москве, а сам офис расположен в Челябинске, с помощью телефонии он может удаленно прослушивать и анализировать разговоры своих сотрудников. Это помогает контролировать работу руководителей проектов из любой точки мира. 

По запросу клиента мы также произвели небольшую доработку и вывели дополнительное стандартное поле в карточку контрагента — адрес Instagram-аккаунта. Эта информация затем используются компанией для выгрузки базы и формирования ядра целевой аудитории для рекламы. 

Календарь

Чтобы не пересекаться по оборудованию с коллегами и обеспечить его наличие в нужную дату, сотрудники стали активно использовать календарь, где отмечают мероприятия и в какой день будет необходимо предоставить оборудование в аренду. 



В личных календарях руководители проектов также ставят напоминания, чтобы не забыть вовремя перезвонить или отправить письмо клиенту. 

Обучение сотрудников

В процессе работ по внедрению провели комплексное обучение сотрудников — были организованы онлайн-консультации в процессе настройки системы и оффлайн-встреча по итогам внедрения, чтобы продемонстрировать представителям компании весь процесс ведения клиентов, проектов, финансов в системе.

Итоги внедрения

В результате проделанных мероприятий по внедрению компания DEEPSOUND смогли привести к единому стандарту ведение проектов и сделать работу руководителей проектов более прозрачной. Были созданы готовые шаблоны для работы, проведено обучение сотрудников, даны рекомендации по учету финансов и ведению проектной деятельности. И хотя Аспро.Cloud предлагает достаточно широкие возможности для компаний из совершенно разных сфер, специалисты по внедрению смогли грамотно вписать специфику бизнеса DEEPSOUND в рамки системы Аспро.Cloud и воссоздать все этапы работы с заказами.

Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней! 

Зарегистрироваться