Услуги

Как Архитектурное Бюро XXIIIVEK успешно выстроило полный процесс работы с клиентами в Аспро.Cloud

Как Архитектурное Бюро XXIIIVEK успешно выстроило полный процесс работы с клиентами в Аспро.Cloud
Архитектурное бюро Сергея Капустина XXIIIVEK занимается разработкой систем архитектурного, интерьерного и уличного освещения, а также электроснабжения. Преобладающая доля клиентов — это B2B сегмент. В копилке бюро числится множество уникальных проектов, в числе которых Смоленский метромост в Москве.

Мы поговорили с Сергеем Капустиным, руководителем Архитектурного Бюро и выяснили, какие процессы смогла выстроить компания в рамках системы Аспро.Cloud и какие инструменты для этого использовались.

Прошлый опыт работы с CRM

В 2013 году мы внедрили свою первую CRM-систему — Битрикс24, которая на тот момент была самым известным решением на рынке. Таким образом у нас получалась следующая связка из программ: взаимоотношения с клиентами вели в Битрикс24, финансами управляли в 1С, а стадия реализации происходила в Trello. Там работал наш технический отдел, а также маркетологи и дизайнеры. И там же ставились задачи: кто, когда и с кем должен провести переговоры.

Но, честно говоря, для нас это была настоящая катастрофа. Было огромное количество разных программ, в которых мы начали путаться, менеджеры вечно что-нибудь забывали отметить. У нас не было единой системы, в которой ведутся сразу все процессы — была куча маленьких разных систем.

К тому же, в Битрикс24 отсутствовали возможности управления финансами и проектами, а также нельзя было просчитать рентабельность проекта. Для нас это создавало дополнительные трудности, потому что проекты архитектурного бюро сами по себе достаточно сложные. И от расчета рентабельности проекта зависит, сможем ли мы принять участие в тендере или дать клиенту согласие на выполнение проекта. Это также нужно, чтобы на переговорах мы могли иметь четкое понимание, до какой цены мы можем двигаться и иметь при этом уже точный финансовый расчет. Приходилось рассчитывать рентабельность проекта в Excel, то есть по сути это была двойная работа.

Нам приходилось каждый раз собирать эксельки и высчитывать все по формулам. Но всегда был риск того, что где-то могла проскочить математическая ошибка или формула могла не примениться к ячейке. Все это вело к неправильно расчету и соответственно к неверному участие в тендерной процедуре или переговорах. Как следствие, компания терпела убытки.

Как узнали об Аспро.Cloud

Затем мы узнали о Аспро.Cloud от известного блогера-урбаниста, который рекомендовал систему как отличное решение для строителей, так как сам ей пользуется. А когда мы увидели, что во Аспро.Cloud есть управление проектами, а также поддерживается расчет рентабельности, я сразу же принял решение зарегистрироваться и попробовать функционал самостоятельно.

Потом пришло понимание, что во Аспро.Cloud помимо работы в проектах есть удобный раздел управление финансами. Так как я уже много лет живу в отличном от основного офиса городе, мне хочется оперативно видеть все движение денежных средств и работу с контрагентами. При этом, мне не хотелось пользоваться разными сервисами. Аспро.Cloud выручил нас и здесь.

Как мы организовали процессы в Аспро.Cloud

Теперь как только поступает заявка от клиента, в системе создается сделка. Карточка сделки получается очень подробной —  указываем источник сделки, прикрепляем ссылку на документацию на Яндекс.Диске, также присваиваем теги в зависимости от типа услуг, например АХП, СР, ПНР и так далее. В карточке можно отследить все переговоры — звонки и встречи, напоминания, полезные комментарии, отправленные письма.



К каждой сделке прикрепляем иллюстрацию будущего проекта для наглядности. Архитекторы это особенно оценили, так как это в основном творческие личности.

В системе у нас создано сразу несколько воронок продаж — для дизайнеров, девелоперов, тендеров и так далее. В зависимости от воронки меняется и набор этапов, но зачастую они повторяются. На этап «Новые запросы» собираются неразобранные лиды и с ними начинается первичная работа — сбор данных и заполнение карточки контрагента.



Все контакты и компании в CRM четко сегментированы на клиентов, поставщиков, девелоперов, архитекторов, поставщиков и так далее. Каждому контрагенту присваивается сфера деятельности, указываются контактные данные (личный и служебный номер, сайт, почта, социальные сети), с помощью пользовательских полей добавляется дата рождения и информация о хобби и интересах.

Главная цель первого этапа — это собрать информацию о всех ЛПР компании.

Следующий этап — это установление контакта с ЛПР. Из карточки направляется email с презентацией услуг, планируется звонок, чтобы договориться о встрече.

Осуществлять звонки прямо из карточки контакта помогает подключенная телефония от Zadarma и Mango Office.



Затем следует один из самых важных этапов на всем пути сделки — этап переговоров. В рамках этапа презентуется визуализация проекта и собирается обратная связь.

На следующих этапах происходит согласование КП и после — согласование договора. На финальном этапе сторонами подписывается договор и начинается реализация проекта.

В карточке проекта вся необходимая информация наглядно отображается, и четко виден весь ход работы.

К проекту прикрепляется история переписки, документация, порядок работ, список договоров и исходящей корреспонденции. Для анализа план-факта используем финансовое планирование в проектах.

В модуле «Финансы» выводится вся финансовая деятельность организации со счетами, актами и предложениями, что очень удобно.



Кроме того, для всех специалистов мы создали базу знаний, и проводим обучение персонала. В базе знаний мы подробно расписали наши внутренние процессы, как работать со сделками и проектами, какой ряд мероприятий необходимо выполнить на каждом этапе, добавили полезные тренинги для менеджеров по продажам.


Планы на будущее

Сейчас мы движемся к тому, чтобы оптимизировать работу вообще всех офисных сотрудников, потому что раньше до пандемии у нас все работали в офисе. Теперь у нас появляются должности — удаленный менеджер по продажам, удаленный специалист отдела реализации. Нам больше не хочется держать офисные пространства и оплачивать бесполезные квадратные метры, да и не все люди хотят работать в офисе и уже научились достаточно эффективно работать через интернет. А в такой системе как Аспро.Cloud нам очень удобно, что можно вести все дела в едином интерфейсе — и звонки осуществлять, внутреннюю переписку вести и отправлять email, планировать встречи и совместно работать над проектами.

Выводы

Мне как собственнику нужно постоянно контролировать все процессы. Работа в бюро кипит фактически круглосуточно — продажники продают, архитекторы выполняют проекты, а я не могу 24 часа находиться в офисе. И мне не хочется углубляться, мне необходимо просто видеть, что работа движется. Я захожу во Аспро.Cloud и сразу понимаю, какие сейчас проекты в работе, сколько каждый из них принесет, могу оценить состояние денежного потока компании. Мы полностью избавились от той путаницы, от которой страдали ранее, когда использовали сразу несколько систем. Теперь у нас есть один инструмент, в рамках которого можно управлять абсолютно всеми процессами, в том числе и финансами.

Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней! 

Зарегистрироваться