Арбитражные споры, банкротства, судебные разбирательства между партнерами, бизнес-консультации — это постоянная гонка за временем. И упустить подходящий момент легко, а наверстать — гораздо сложнее. Например, из-за накладок в расписании можно пропустить назначенную встречу с судьей по предстоящему разбирательству. И в этом случае от тайминга команды зависит результат судебного дела. Как юридическая компания смогла организовать время команды и держать под контролем более 30 параллельных проектов с помощью Аспро.Cloud, рассказала Ольга Яшукова, основатель Win&Joy.
Основное направление компании — арбитражные споры
Компания Win&Joy с 2015 года занимается юридической защитой бизнеса. Специалисты участвуют в арбитражных спорах, корпоративных конфликтах, представляют клиентов в суде. За 10 лет компания реализовала более 100 проектов, в том числе защищала интересы:
-
агрохолдинга «Московский» — крупнейшего производителя овощей и фруктов;
-
сети аптек «Мелодия здоровья»;
-
поставщика электрооборудования по всей территории России АО «Энергокомплекс»;
-
сервиса аренды пауэрбанков «Бери заряд!»
В команде Win&Joy 5 человек:
-
руководитель компании;
-
ассистент руководителя;
-
3 юриста и их внештатные помощники.
В работе компании может одновременно находиться до 30 проектов. И, конечно, такое количество проектов порождает массу операционных задач — согласование сроков, контроль выполнения поручений, переписка с клиентами, распределение задач между сотрудниками. Все это съедает время и внимание и не позволяет сосредоточиться на делах клиента. И в конце концов это приводит к снижению качества работы, упущенным срокам, росту стресса в команде и рискам ошибок в юридических заключениях. Как это было — рассказываем дальше.
Чем компанию не устроил софт для юристов и как как ему искали замену
Большинство задач команда решает удаленно или в гибридном формате, поэтому компании нужна была система с удобным дистанционным доступом. Уже на старте бизнеса руководитель Win&Joy начала пользоваться сервисом Trello для контроля за задачами. Но с развитием компании потребности команды возросли — таск-трекер не смог закрыть их полностью.
Критериями при выборе CRM стали:
-
дружественный интерфейс;
-
инструменты для проектной работы;
-
учет рабочего времени.
Сначала выбор пал на CRM для юридических фирм ProjectMate, в ней команда проработала около двух лет. Однако сотрудникам так и не удалось привыкнуть к тяжелому интерфейсу сервиса.
В ProjectMate нас не устроил интерфейс: очень скучненький, серенький, было тяжело работать. У меня этот сервис ассоциировался с операционной системой MS-DOS, которая была на старых компьютерах до появления Windows.
После ProjectMate команда решила перейти на CRM с более понятным интерфейсом. Выбирали между Мегапланом и Аспро.Cloud. Оба сервиса понравились по внешнему виду, удобству и функционалу. Но Аспро.Cloud не только удовлетворял все требования компании к CRM, но и выгодно отличался системой ценообразования. Оплата тарифа происходит не за одного человека, а за группу пользователей.
Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой.
«В целом все интуитивно понятно»: как прошло внедрение CRM
Переход на новую систему был несложным благодаря понятному интерфейсу. Внедрением Аспро.Cloud занималась сама Ольга. Команда настроила CRM под специфику рабочего процесса.
На старте внедрения команда воспользовалась бесплатной консультацией от Аспро.Cloud. В ходе онлайн-встречи наш эксперт рассказал об основных возможностях системы, настройках и использовании конкретных инструментов для бизнеса. Это помогло команде быстрее внедрить систему и понять ее потенциал.
Кстати, если вы тоже хотите понять, подойдет ли Аспро.Cloud вашей команде, записывайтесь на бесплатную онлайн-демонстрацию. Наши специалисты расскажут о всех возможностях системы и ответят на любые ваши вопросы.
На первых порах использования системы руководитель компании столкнулась с саботажем от сотрудников. В чем его причина, рассказываем дальше.
«Новыми технологиями юристы пользуются неохотно»: о сложностях внедрения системы
Сейчас в Аспро.Cloud работают все штатные сотрудники фирмы. Руководитель отмечает, что при переходе на новую CRM команда быстро поняла, как работать с основными инструментами. Но до сих пор возникают ситуации, когда сотрудники забывают закрывать задачи, отмечать затраченное время, вести базу знаний.
У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации.
Несмотря на саботаж некоторых задач, сотрудники компании освоили большинство модулей системы. И Ольга Яшукова рассказала нам, какие инструменты помогают команде работать эффективно.
От воронки продаж до полноценного управления проектами
За год использования системы команда внедрила большинство инструментов в работу компании.
Воронка продаж
Руководитель компании настроила воронку продаж под особенности бизнеса. Гибкие настройки дают возможность пользователю создать любые этапы и реализовать любой сценарий автоматизации. В Win&Joy воронка выглядит так:
-
Новая заявка.
-
Юридическая консультация.
-
Согласование условий сделки.
-
Заключение договора.
-
Исполнение.
-
Документы.
-
Оплата.
В ходе работы карточка сделки может передвигаться между этапами «Исполнение» и «Документы» несколько раз. Это связано с тем, что в рамках одной сделки часто реализуется сразу несколько юридических услуг, каждая со своей задачей, документами и счетами.
Воронка продаж в Аспро.Cloud позволяет руководителю:
-
наглядно видеть, на каком этапе находится каждая сделка,
-
контролировать прогресс выполнения задач,
-
не терять связь с клиентом на любом этапе работы.
Важно отметить, что в Win&Joy воронку продаж использует только руководитель. Юристы же работают в проектном модуле. Поэтому команда настроила систему так, чтобы эти инструменты работали параллельно. Сделка остается открытой до полного завершения всех задач. Это помогает сохранить целостную картину взаимодействия с клиентом.
Хотя, конечно, в наших кейсах чаще встречается противоположный сценарий: менеджеры закрывают сделку сразу после подписания договора и переводят ее в модуль проектов.
Проектный модуль
Если перед компанией стоит стандартная задача, то сотрудники используют заранее подготовленный шаблон. В нем уже прописаны основные стадии проекта и задачи для каждого этапа. Поэтому сотрудникам не нужно тратить время на планирование проекта, а можно сразу выбрать шаблон и начать работу над делом. Например, при банкротстве физических лиц проект проходит через стадии:
-
Оценка финансового состояния клиента.
-
Подготовка документов.
-
Подача заявления о банкротстве.
-
Участие в арбитражном суде.
Если работа над проектом нестандартная, то команда не использует шаблон, а выполняет задачи без этапов.
Тайм-трекер
Сотрудники отмечают время, которое ушло на каждую задачу, а система автоматически формирует отчетность. В отчетах руководитель видит, какой юрист, сколько, когда и на какую задачу потратил рабочего времени. Это позволяет оценивать стоимость проектов, чтобы понимать их рентабельность и при необходимости корректировать рабочий процесс.
Финансовый модуль
Руководитель Win&Joy ежемесячно выставляет счета по завершенным этапам проектов. Система автоматически подтягивает информацию из сделки: данные контрагента и сумму за оказанные услуги. Это помогает быстрее формировать счета и снижает вероятность ошибок,, которые могут возникнуть при ручном вводе. По завершении сделки можно прямо из системы выставить акт, чтобы отчитаться перед клиентом о выполненных работах.
Также в Аспро.Cloud есть интеграция с банками, что упрощает ведение финансового учета. Система автоматически фиксирует оплату счетов и формирует отчеты ПиУ и ДДС.
Календарь
В общем календаре команда синхронизирует свои задачи и события. Сотрудники отслеживают занятость коллег, чтобы подстроиться друг под друга. Также это помогает не забывать о судебных заседаниях и встречах с клиентами.
База знаний
Команда начала внедрять внутреннюю базу знаний и пополнять ее полезными материалами. В статьях могут быть данные о завершенных делах, успешные и провальные кейсы, а также шаблоны договоров и законодательная база. Это помогает хранить все данные в одном месте и быстро находить нужную информацию. Новым сотрудникам и помощникам юристов база знаний дает возможность быстрее адаптироваться к рабочим процессам и найти регламенты и инструкции самостоятельно, не отвлекая вопросами старших коллег.
«Мне стало легче все контролировать»: результаты после внедрения
Переход на Аспро.Cloud помог оптимизировать многие бизнес-процессы и облегчить работу руководителя. Ольга Яшукова отмечает, что после внедрения системы:
-
стало легче контролировать проекты, загруженность коллег, качество работы;
-
работать с продажами стало удобнее и приятнее;
-
нагрузка на руководителя снизилась — система экономит время и силы на операционных выполнение задач;
-
вести финансовый учет стало проще — благодаря интеграции с банком все оплаченные счета отображаются в системе.
Мне в целом нравится система. У неё приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил.
«Подключим интеграцию с телефонией и мессенджерами»: больше о планах компании
В скором времени компания планирует масштабировать направление услуг. Команда ожидает рост количества сделок, поэтому руководитель Win&Joy хочет подключить интеграцию с телефонией и мессенджерами.
Интеграция поможет собирать все лиды в одном окне. Система автоматически подтягивает все заявки из разных каналов связи в CRM и формирует карточки сделок. Это снижает нагрузку на сотрудников: ручной работы становится меньше, и можно больше времени уделять клиентам.
Пример интеграции с IP-телефонией, email и мессенджерами
Ольга Яшукова довольна сервисом и советует другим юридическим компаниям переходить на Аспро.Cloud:
Обычно все используют amoCRM или Битрикс. Но Битрикс просит много денег за внедрение и может неожиданно что-нибудь обновить — без платного скачивания обновлений ничего не работает. Поэтому я всем советую нашу систему — Аспро.Cloud.
А мы благодарны Ольге за обратную связь, желаем компании Win&Joy процветания и побед во всех судебных процессах.
