«Я еще не видела такого, чтобы сразу было все и в одном месте»: кейс креативного продакшна OGONÖK

С уходом Notion из России многие пользователи начали искать отечественные аналоги для управления проектами. В такой ситуации оказался и креативный продакшн OGONÖK. 2 года команда эффективно работала в зарубежном сервисе, но со временем функционала Notion стало не хватать. А блокировка российских аккаунтов окончательно подтолкнула к переходу на другую платформу. Мы поговорили с Таиной Курковской, основателем и директором OGONÖK, и Всеволодом Курковским, управляющим партнером и директором по развитию, чтобы узнать, как проходил переезд с Notion на Аспро.Cloud. 

Задумка, съемка, постпродакшн — и это все OGONÖK

OGONÖK — это креативный продакшн. С 2020 года команда создает фото- и видеопроекты любой сложности. Задачи, с которыми клиенты обращаются в компанию, могут быть самыми разными: 

• рекламные и презентационные видеоролики для товаров и услуг;

• фото- и видеоконтент для SMM;

• контент для укрепление HR-бренда;

• корпоративные ролики.

При этом OGONÖK — продакшн полного цикла. Команда с нуля продумывает креативную концепцию, организует съемочный процесс и занимается постпродакшеном. Но также продакшн часто работает как исполнитель-подрядчик, если клиент обращается уже с готовыми идеями. В этом случае OGONÖK берет на себя только производство и обработку контента. 

Среди проектов — работа с известными брендами: 

1. MARTINI

2. Додо Пицца

3. Hyundai 

4. AORUS Gigabyte

5. BAIKAL430

Пару слов о команде

Команда OGONÖK — это: 

• 2 директора;

• 3 продюсера, которые полностью организовывают и контролируют процесс создания проектов, а также занимаются допродажей услуг клиентам;

• более 100 профильных специалистов на аутсорсе: режиссеры, фотографы, операторы и художники;

• юрист и бухгалтер на аутсорсе.

Под каждый проект продюсеры отдельно формируют команду в зависимости от задач заказчика. 

Тернистый путь к эффективному рабочему процессу

Задумываться о внедрении системы управления команда начала примерно в начале 2023 года. Подходящее решение удалось найти не сразу. Главными критерии для выбора были: 

• наличие CRM-системы;

• инструменты для ведения проектов по разным методологиям; 

• персональная настройка функционала. 

Сначала агентство пыталось работать в одном популярном сервисе для ведения проектов. Но оттуда пришлось уйти из-за сильной перегруженности системы и сложной настройки. После этого команда решила присмотреться к зарубежным сервисам. Но и среди них ничего не нашлось. 

Тогда решили выбрать Notion. Директор агентства до этого уже использовала сервис для своих целей: вела базу знаний, делала заметки. Но после длительных поисков подходящей системы решила перевести туда работу и всей команды. Хотя путь к Notion был сложным и тернистым, в сервисе все-таки удалось выстроить эффективный рабочий процесс. Ниже покажем, как и для каких задач команда использовала сервис. 

Как была устроена работа в Notion

Отдельных менеджеров по продажам в агентстве OGONÖK нет. Как мы уже и говорили, их обязанности выполняют продюсеры. Поэтому директор Тая Курковская самостоятельно выстроила CRM-систему, в которой сотрудники фиксировали всю информацию по сделке и отслеживали путь клиента. 

Так выглядит стартовая страница в Notion: 

Кроме CRM, в Notion команда организовала управление проектами. 

Как команда работала с шаблоном: 

1. При запуске проекта появлялась его карточка. В ней было необходимо прикрепить файл с брифом, а также подтянуть информацию о сделке из воронки продаж. 

2. После чего на продюсера автоматически ставились задачи. Например, создать тайминг проекта, рассчитать смету, создать страницу для съемочной группы.

3. Под каждую задачу создавалась отдельная страница в Notion, которую потом закрепляли в карточке проекта. 

4. После того, как вся информация о проекте была заполнена, команда отправляла базу данных в интернет и делилась ей со съемочной группой. 

То есть это была такая памятка обо всем, что делает команда. Плюс все необходимые документы хранились в одном месте. И последнее, чем был полезен Notion, — это ведение баз знаний. Команда хранила в системе данные фриланс-исполнителей, аналитику по конкурентам и все необходимые регламенты. 

Поиски системы управления: продолжение

Да, в Notion команда смогла выстроить эффективный рабочий процесс. Но ненадолго. В конце августа 2024 года сервис объявил о блокировке аккаунтов из РФ. Так после двух лет работы в Notion агентство вновь вернулось к поиску подходящего решения для управления. 

Еще одна причина, почему было решено отказаться от Notion, — недостаток функционала. В какой-то момент руководители поняли, что одной воронки продаж для текущих сделок недостаточно. Должна быть отдельная воронка для ведения сделок по холодной базе. Но реализовать это так и не получилось. 

Руководитель тестировала разные российские системы, но решила остановиться на Аспро.Cloud. Внедрение системы закрыло сразу несколько задач команды: 

1. Система от российского разработчика.

2. Понятная автоматизация процессов.

3. Ведение проектов по разным методологиям: Waterfall, Scrum и kanban. 

4. Управление продажами в CRM.

5. Создание регламентов и внутренней документации в базе знаний. 

6. Управление финансами бизнеса. 

Поговорим подробнее о том, как Аспро.Cloud помогает команде в работе. 

Аспро.Cloud в работе креативного агентства

OGONÖK использует Аспро.Cloud совсем недавно. Поэтому команда еще не конца освоила систему. Но кое-что реализовать уже получилось. Рассказываем об этом дальше. 

CRM-система

Мы уже отмечали, что команде было важно создать еще одну воронку для холодных звонков. Такое разделение позволяет адаптировать продажи под потребности разных категорий клиентов, выстраивать более эффективную коммуникацию и повышать конверсию в сделку. В Аспро.Cloud как раз удалось это реализовать. В системе можно формировать несколько воронок и легко переключаться между ними. 

Пример воронок продаж в Аспро.Cloud

Все сделки продюсеры заносят в воронку продаж вручную. Команда решила не подключать интеграцию с почтой и IP-телефонией. Все потому что работа с заказчиками происходит точечно, нет большого потока заявок. А коммуникация по будущему проекту чаще всего происходит на встречах или в мессенджерах. 

Но команда отказалась от автоматизации не полностью. В воронке продаж по холодной базе настроили автодействия, которые ставят продюсерам конкретные задачи, если сделка переходит на один из этапов воронки. 

Управление проектами

В модуле «Проекты» работают только продюсеры. Они отслеживают все этапы выполнения проекта и двигают карточки задач за специалистов на аутсорсе, которые не имеют доступа к системе. Команда настроила в Аспро.Cloud специальный тег «На контроле». Когда он появляется, это значит, что продюсеры ждут какой-то информации от специалистов, в определенное время они должны ее получить и проверить. После чего задачу сдвигают на следующий этап. 

Также для удобства используют и другие теги. Например: 

• коммуникация с исполнителем;

• документация; 

• тайм-менеджмент. 

Пример рабочего процесса в проекте

Сейчас команда ведет проекты в модуле «Проекты», который работает по методологии Waterfall. Но также использует модуль Agile.

База знаний 

В этом модуле команда зафиксировала всю необходимую для работы информацию. Например, на скриншоте можно увидеть базу знаний с регламентами и должностными инструкциями для специалистов на фрилансе.

Управление финансами

Пока что до финансового контроля команда не добралась, но эта задача в ближайших планах. В Notion руководители тоже анализировали показатели. Только это была больше наглядная демонстрация того, сколько денег должно поступить. Финансового плана и прогноза не было. 

Пример отчета ПиУ в Аспро.Cloud

В процессе перехода на Аспро.Cloud

Сейчас команда продолжает изучать функционал системы и переносить все данные из Notion.

А мы желаем команде быстрее освоить все инструменты Аспро.Cloud и выстроить в системе не менее эффективный рабочий процесс!