Руководитель редко может контролировать каждый этап работы своей команды. Чаще всего он видит только промежуточные или даже конечные результаты. Однако за ними скрывается множество мелких шагов, деталей и решений, которые не всегда заметны на первый взгляд. Если что-то пошло не так, найти источник проблемы бывает непросто. Без четкой визуализации всех этапов работы руководителю трудно увидеть «узкие» места и найти точки роста. Без полной картины сложно управлять бизнес-процессом.
Такой подход раньше был и в компании «Группа Технополис». Но Антон Геер, руководитель проектного офиса, решил изменить ситуацию с помощью системы управления бизнесом. Мы поговорили со специалистом и узнали, как команда внедряла Аспро.Cloud и какие результаты удалось получить.
А если вам больше нравится видеоформат, Антон также поделился отзывом :)
Познакомимся с компанией поближе
«Группа Технополис» — инженерная компания, которая разрабатывает технологические проекты для машиностроительных предприятий. Также организация сотрудничает с авиакосмической и медицинской отраслью.
.png)
В компании есть 3 направления:
-
Производство.
-
Разработка технологический проектов и поставка оборудования.
-
Сервисное обслуживание.
.png)
Проекты компании варьируются по сложности и масштабу. Например, есть типовые проекты. Это когда заказчик обращается с уже сформулированным техническим заданием и четким пониманием задачи. Тогда работа команды:
-
найти решение, например, подобрать оборудование;
-
доставить его;
-
внедрить на производство;
-
обучить специалистов заказчика.
Бывают и более сложные проекты. В этом случае команде необходимо сначала самим разобраться в задачах заказчика, разработать специальное техническое или инженерное решение, а затем найти поставщика и вступить в партнерские отношения.
Различаются и бюджеты, с которыми работает компания. Если это собственное производство, то стоимость поставки может быть небольшой, например, всего 10 000 ₽. Если же мы говорим о масштабных проектах, например, создание нового производства, то проект может выходить на миллионы евро.
Поговорили о проектах, а теперь перейдем к команде. Всего в компании около 40 человек:
.png)
Интересный момент: «Группа Технополис» — семейная компания, в которой очень тесный и устоявшийся коллектив. И практически нет текучки кадров, но новые сотрудники все же иногда требуются. Например, в региональные филиалы.
В погоне за технологическим ростом
Компания вышла на рынок в 1997 году. Тогда все начиналось с импорта металлорежущего инструмента. Со временем команда расширилась, добавилась проектная деятельность. А в 2006 году компания запустила собственное производство.
Может показаться, что вот он, успех, к которому стремятся многие компании. Но это лишь одна сторона медали. Из-за интенсивной технологической гонки команда просто не успевала выстраивать и улучшать бизнес-процессы.
Конечно, у нас есть определенные процессы и на производстве, и в проектной работе, которых мы придерживаемся. Ведь важно выпускать качественный продукт. Но с точки зрения прозрачности и системности, у нас еще очень много работы. В том числе поэтому решили внедрить систему управления.
Поиск подходящей системы и переход на Аспро.Cloud
Достаточно долго команда работала в одной из популярных систем для управления проектами. Но со временем стало понятно: настроить на платформе необходимые процессы очень сложно.
Это был крутой инструмент с множеством возможностей. Но чтобы организовать в нем некоторые процессы, нужно быть либо программистом, либо платить достаточно большую сумму денег специалистам на аутсорсе. Это была первая сложность. Второй момент: в системе очень перегруженный интерфейс. Для нас важно, чтобы все было просто и приятно. Скорость восприятия информации — это критично, потому что сотрудники все очень загружены.
Команда пробовала и другие сервисы, но в них не хватало функционала. Например, где-то можно было только управлять задачами, которые сотрудники вообще не используют. Тогда решили остановиться на Аспро.Cloud.
Внедрение системы и адаптация команды
Перейти на Аспро.Cloud команда решила в марте 2024 года. Это была инициатива руководителя проектного офиса, который хотел оптимизировать работу своего подразделения. Он и занимался внедрением системы.
У меня был большой опыт работы в другой системе. Поэтому для меня переход был достаточно простым. Я знаю, что такое CRM, понимаю, как работают сущности задач и диаграммы Ганта. Поэтому оставалось только разобраться в деталях.
Сейчас в системе работает только проектный отдел и одно из производственных подразделений, которым управляет Антон. Почему так произошло? В компании есть деление на операционную деятельность и проектную. За первое направление отвечает производство и служба сервиса. Специалисты в этих отделах каждый день просто работают со станками, следят за поставками продуктов и логистикой. Для полноценной работы нужна только CRM, а она в компании уже есть.
Исторически так сложилось, что для производства у нас есть самописная CRM. Это продукт очень устаревший морально и технически, он поддерживается, но уже не отвечает нашим потребностям. Тем не менее, чтобы перевести работу этих отделов в Аспро.Cloud, мне нужно просто все бросить. Это будет очень сложный проект по внедрению, потому что нужно преодолеть много исторически сложившихся факторов и привычек. Но я пытаюсь коллегам показывать наши результаты, делиться позитивным опытом. Надеюсь, им в какой-то момент станет интересно, и они задумаются о внедрении.
Аспро.Cloud — это комбайн, который может закрывать многие наши задачи в перспективе. Сейчас не закрывает, но может. А это главное.
.png)
Пока что Антон продолжает адаптировать систему и находить более эффективные решения для своих отделов. Но некоторые процессы уже удалось настроить. Например, выстроить рабочий процесс в инженерных проектах. А как именно — рассказываем дальше.
Как команда управляет проектами разной сложности
Все проекты компании условно можно разделить на две категории: простые и сложные. Кратко мы уже говорили об этом в начале. Но теперь хотим показать, как отличаются подходы к ведению таких проектов.
Регистрация проекта
Это начальный и обязательный этап, который проходят все проекты. Прежде чем инженер создаст карточку проекта, его необходимо зарегистрировать.
Все начинается с бизнес-процесса «Регистрация нового проекта». Поскольку запрос от клиента приходит в компанию куда угодно, например, нашей проектной команде, генеральному директору или секретарю, нужно, чтобы кто-то этот проект зарегистрировал. Я эти письма не всегда вижу. Поэтому обычно это происходит так. Например, у нас есть инженер Андрей, он запускает бизнес-процесс по регистрации нового проекта. Он заходит в модуль «Бизнес-процессы», нажимает запустить и заполняет необходимые поля.
.png)
Карточка бизнес-процесса в Аспро.Cloud
Интересный момент: в карточку бизнес-процесса Антон добавил поле «На каком этапе находится проект». Для чего это нужно: иногда инженеры могут забыть сразу отправить проект на регистрацию. Например, если увлеклись изучением проектной документации и уже начали прорабатывать проект. Без этого поля началась бы путанница, и пришлось делать много лишней работы. Но благодаря гибкости системы, руководитель смог подстроить ее под особенности рабочего процесса в компании.
.png)
После этого инженер, он же менеджер проекта, получает уведомление о регистрации и создает карточку проекта. Дальше рабочий процесс отличается в зависимости от сложности заказа.
Управление простыми проектами
Простыми проектами считаются те, что реализуются по готовым чертежам или техническому заданию. Рабочий процесс по ним выглядит так:
-
Запрос. От заказчика приходит запрос.
-
Оценка. Проектная группа оценивает его и определяет, входит ли это в компетенции компании.
-
Проработка. Инженеры прорабатывают решение в соответствии с техническим заданием заказчика.
-
Подписание. Команда подписывает документы с предприятием-заказчиком.
-
Поставка. Заказчик вносит предоплату, а проект переходит на этап поставки.
-
Запуск. Когда оборудование прибывает на производство, начинается этап запуска. То есть введение в эксплуатацию и обучение специалистов.
-
Завершение. Подписание актов и других документов.
В этом случае система помогает команде наблюдать за ходом проекта и коммуникацией, а также сохранять всю необходимую информацию в одном месте. Иногда в карточке появляются задачи.
.png)
Пример простого проекта в Аспро.Cloud
Управление сложными проектами
Такие проекты требуют уже более интеллектуальной, сложной и длительной работы. Поэтому их необходимо тщательно прорабатывать и контролировать. Разберем подробно все этапы рабочего процесса.
После регистрации менеджер добавляет в карточку проекта всю необходимую информацию, а также создает этапы, вехи и задачи.
.png)
Чтобы сделать процесс более управляемым, инженеру также нужно разбить задачи на подзадачи и прописать чеклисты.
.png)
Следующий этап — составление графика работы с помощью диаграммы Ганта. В системе это выглядит так:
.png)
Недавно мы столкнулись с очень большим проектом. Там было много задач, до 2 000, сотрудников и партнеров. Всю информацию по проекту было невозможно удерживать в голове, а тем более в нескольких головах.
Но на составлении плана организационная работа не заканчивается. Так как сложные проекты могут длиться на протяжении нескольких лет, задача менеджера — постоянно обновлять план и актуализировать задачи.
Буквально через день мы заходим в диаграмму Ганта и актуализируем задачи. То есть проверяем, как они по срокам, когда дедлайны, что передвигаем, что не передвигаем, что у нас там вообще происходит. Я подсвечиваю какие-то проблемные места, а потом мы с коллегами обсуждаем дальнейший план действий.
Также менеджеру проекта необходимо еженедельно составлять отчет о работе. Он формируется автоматически в Google Docs на основе данных из Аспро.Cloud. В отчет попадает информация об активности проектов и закрытых задачах. При необходимости специалисты могут зайти в карточку конкретного проекта и детальнее разобраться в текущей ситуации.
Планы команды
В Аспро.Cloud можно добавлять внешнего пользователя в проект. Но пока команда не использует этот инструмент.
Мы пока опасаемся добавлять наших заказчиков в систему. Мы работаем с крупными предприятиями, по масштабам иногда это отдельные города в городах. И у сотрудников там много своей работы. Плюс на стороне заказчика может быть очень много ответственных лиц: технические специалисты, директора, а управляющего проектом там может и не быть. Не хочется подключать к незнакомой системе людей, которые привыкли к своим классическим процессам. Я планирую на каком-то простом проекте попробовать этот функционал и получить обратную связь, насколько людям это вообще нужно и удобно. Ведь может оказаться, что они просто хотят иногда получать информацию по почте.
Также Антон отмечает, что сейчас в приоритете автоматизировать рутинную работу и коммуникацию с командой и заказчиками.
Наша самая большая боль — это коммуникация, потому что людей в проектах участвует очень много: с нашей стороны, со стороны партнера и заказчика. И коммуникации все идут по разным каналам. И это приводит к плачевному результату. Кто-то что-то важное написал, а до проекта это не дошло.
Также сейчас начинаем создавать шаблоны проектов. То есть я хочу навести порядок в проектах, чтобы было меньше влияния человеческого фактора, меньше шансов ошибиться, меньше возможностей повернуть проект не в ту сторону. С помощью Аспро.Cloud я хочу построить абсолютно понятный всем линейный процесс. Чем понятнее, прозрачнее будет система, тем проще будет людям.
Ну, и конечно, в планах перевести работу всей компании в Аспро.Cloud. Надеемся, что воплотить все идеи в жизнь и организовать еще более эффективные бизнес-процессы получится уже в ближайшее время!
