Сегодня разберемся, как учесть все нюансы, если до этого в вашей компании командировок не было.
Что такое командировка
Коротко проговорим основы. Служебная командировка подразумевает, что ваш сотрудник едет куда-то по вашему поручению. У поездки есть конкретная цель и сроки.
Если же работник просто делает большую часть своих обязанностей вне места постоянной работы, да еще и длительный срок без определенного конца, то это уже не командировка. Такое бывает, например, если сотрудник переехал в другой город или страну и работает удаленно. В таком случае это уже выполнение работы в другой местности.
Кого вообще можно отправить в командировку
Работник направляется в командировку, только если состоит в штате. То есть если человек устроен у вас по договору ГПХ, отправить его не получится. Способы, конечно, есть, можно просто компенсировать ему траты, например. Но с точки зрения права это будет не служебная командировка.
Также нельзя направить сотрудников, чья работа предполагает разъездной характер. Логично.
По закону нельзя отправлять в командировку беременных женщин и работников до 18 лет. Есть отдельные категории, от которых потребуется письменное согласие. Например, родители-одиночки с детьми до 14 лет.
Еще командировки могут быть запрещены по состоянию здоровья. Так что да, отправить покорять другие регионы можно далеко не каждого.
Какие нужны документы для отправки
Главным документом для отправки служит приказ о направлении сотрудника в командировку. Но его одного будет недостаточно, ведь у компании должно быть положение о командировках. Это внутренний документ компании, где описаны размеры компенсаций и оплаты и другая информация. Хотя чаще вся эта информация зафиксирована в трудовом договоре. Тогда положение не нужно.
Далее нужно подготовить приказ. Единой формы на этот случай нет, поэтому придется подготовить ее самостоятельно. За основу вполне можно взять унифицированную форму N Т-9. В приказе нужно указать:
-
работодателя;
-
ФИО сотрудника;
-
его должность и структурное подразделение;
-
место, срок и цель отправки;
-
основание приказа.
Если предполагается, что сотрудник будет работать в выходной или праздничный день, необходимо подготовить соответствующий приказ. Оплата командировки в выходной день производится в двойном размере.
Как оплачивается командировка
Средства на командировку выдаются авансом. То есть нельзя компенсировать сотруднику затраты постфактум. И это не вопрос удобства для человека, этот момент зафиксирован в трудовом кодексе РФ. Что входит в командировочные:
-
Суточные в командировке. Это компенсация за то, что сотрудник живет вне дома. Они рассчитываются исходя из количества дней в командировке, и их можно тратить на свое усмотрение. Размер суточных определяет положение о командировках компании, то есть никаких ограничений здесь нет. Только нужно помнить, что если превысить 700 ₽ для поездок по России и 2 500 ₽ для заграничных, суточные будут облагаться НДФЛ 13%.
-
Компенсация расходов на жилье и проезд. Компания может самостоятельно купить билеты и забронировать отель. В этом случае возмещать нечего. Если же сотрудник должен сам купить билеты и найти место проживания, организация должна компенсировать эти расходы. Да, заранее. Чаще всего для этого выделяют средства с запасом на случай форс-мажоров. Средства, которые останутся, сотрудник обязан возвратить компании.
В целом выделять командировочные с запасом — это нормальная практика. Например, менеджеру по продажам могут пригодиться лишние средства на представительские расходы. В итоге ему все равно придется согласовывать свои расходы с руководством, предоставлять чеки. Если компания не согласна с расходом, она может просто удержать сумму из заработной платы сотрудника.
Что нужно от сотрудника
Стоп, а что за чеки должен предоставлять сотрудник? Вообще-то, все. Вернее, чеки за те покупки, что он совершил на деньги компании. В первую очередь это билеты и оплата аренды, если их не оплачивала организации.
Если средства выделили с запасом, сотрудник может потратить их на нужды компании. Но потом придется объяснить, почему он посчитал нужным совершить ту или иную покупку. Для этого и нужно предоставлять чеки, на их основе можно принять решение о целесообразности трат.
Чеки можно предоставлять:
-
физические;
-
электронные;
-
фото физического чека.
Идеальным вариантом будет мобильное приложение, куда сотрудник сможет внести чеки сразу после покупки, чтобы такая возможность всегда была под рукой. На основе этих данных ему будет проще составить авансовый отчет по командировке после возвращения.
Управленческий учет и командировочные
Если вы ведете управленческий учет в компании, возникает вопрос как быть с командировочными, как их учитывать. На этот случай в системе финансового учета Аспро.Cloud предусмотрен модуль «Подотчет».
Он позволяет выделить средства в распоряжение сотрудника, не вынося их из системы. То есть они будут учитываться, например, в отчетах ДДС и ПиУ. У работника есть доступ только к денежным средствам, которые числятся за ним, другие деньги компании он не видит. В ходе поездки он вносит в подотчет расходы по чекам за представительские расходы, такси, да мало ли еще за что. Для этого достаточно отсканировать QR-код через мобильное приложение.
Получается, что руководитель может видеть, как используются средства. Сотруднику не придется вносить расходы после окончания командировки и искать чеки.
Как оплачиваются рабочие дни в командировке
Заработная плата не входит в командировочные и выплачивается в те же дни, что и обычно. Однако ее размер меняется. Дни оплачиваются по среднему заработку за последние 12 месяцев. Оплачивается и сама командировка, и дни в пути.
Чем отличается командировка заграницу
Как уже говорили выше, расчет суточных при командировках заграницу не меняется, но граница до обложения НДФЛ выше — 2 500 ₽. В остальном все так же, тоже нужно сохранять чеки и отчитываться о покупках. Сложность только в обмене валют.
Когда сотрудник конвертирует средства в другую валюту, ему нужно сохранить документ об обмене, где зафиксирован курс, количество купленной и проданной валюты.
Но чаще всего приходится делать так: после командировки работник приносит чеки, а бухгалтер сверяется по курсу Центробанка на день покупки.
Что делать после окончания командировки
Когда сотрудник вернулся из командировки, он должен предоставить авансовый отчет. Для него есть унифицированная форма N АО-1. У работника есть 3 дня с момента возвращения, чтобы его сдать.
В авансовом отчете нужно указать расходы и подкрепить их чеками или другими документами. То есть оплатил такси не из своего кармана — прикладываешь чек, указываешь сумму. Такие расходы необходимо согласовать с руководителем, и если он не согласен, что это было нужно на благо компании, сумму могут удержать из заработной платы. Если ранее сотрудник заполнял расходы в приложении, заполнить отчет будет проще.
Также в авансовом отчете указывается остаток и перерасход. Остаток нужно вернуть, а перерасход — возместить.
Помимо авансового, некоторые руководители требуют также отчет, где сотрудник должен расписать, чем он занимался. Ведь работник направляется в командировку не просто так. Однако для ведения бухгалтерского учета он не требуется, так что стандартной формы для этого нет. Формат отчета можно указать в положении о командировках.
