Задачи команды: отслеживать финансы в реальном времени, автоматически подгружать счета и акты в систему.
Специфика: создание и поддержка сайтов, выстраивание системы ведения онлайн-бизнеса.
Современный темп жизни диктует нам свои правила. С каждым днем появляются все новые сервисы и приложения, без которых за ним просто не угнаться. В бизнесе эта бесконечная гонка еще активнее: регулярно появляются инструменты автоматизации, без которых можно оказаться в позиции отстающего. Беда в том, что их становится все больше и больше, и постоянно переключаться между сервисами попросту неудобно.
С этой проблемой столкнулась и компания RANX, которая занимается созданием и разработкой сайтов, оптимизирует и выстраивает единую систему для ведения онлайн-бизнеса. При этом cама активно использует системы автоматизации бизнеса. Учет финансов вели в сервисе финучета, а для формирования счетов и актов сотрудники использовали Аспро.Cloud. Мы поговорили с руководителем компании Константином Султановым, чтобы узнать, как ему удалось сократить количество необходимых сервисов.
А в чем, собственно, проблема?
Компания RANX уже была клиентом Аспро.Cloud, но с развитием бизнеса для работы с финансами команда решила использовать другую платформу. Главным запросом было выстроить управление финансовым учетом, чтобы руководители могли контролировать финансовые показатели компании. Так как в системе не хватало инструментов для анализа прибылей и убытков организации, команда решила сменить систему.
«Обычно мы отслеживаем рентабельность услуг раз в квартал в отчете по прибыли и убыткам, когда выплачиваем дивиденды учредителям. Проблема была в том, что эти показатели мог просматривать только бухгалтер. Поэтому оперативно контролировать финансы компании и влиять на них руководители не могли».
Команда решила автоматизировать управленческий учет в отдельном сервисе. К делу подошли основательно: предварительно компания заказала финансовую модель, которая выглядит как система показателей для прогноза выручки, денежного потока и прибыли бизнеса.
«Мы купили полугодовую подписку на сервис финучета за 30 000 ₽, но перед этим заказали разработку финансовой модели. Полезный инструмент для принятия управленческих решений».
Внедрить финансовый и управленческий учет в компанию нужно грамотно. Это влияет на важные финансовые отчеты, контроль и распределение прибыли бизнеса. Услугу по настройке учета финансов можно заказать в Аспро.Cloud. Специалисты помогут внедрить инструменты для контроля денежных показателей.
Чем не устроил сервис финучета
Компания настроила работу с финансовыми показателями, но в сервисе финучета не было возможности формировать счета и акты. Поэтому команда продолжила пользоваться Аспро.Cloud для создания документов. При этом импортировать их в сервис финучета клиент не мог.
«Когда начал пользоваться этим сервисом финучета, я понял, как неудобно, что счета и акты находятся в другом сервисе. Чтобы организовать работу, мне бы пришлось подключать эту платформу к программе 1С:Бухгалтерия, которой у меня нет. Поэтому требовалась дополнительная платформа, чтобы синхронизировать счета с финансами».
Итак, финансы компания ведет в сервисе финучета. Счета и акты менеджеры продолжают выставлять в Аспро.Cloud: такой функционал есть далеко не везде. В итоге получалось, что для работы нужно использовать сразу три системы.
Все транзакции по денежным средствам распределяются по статьям доходов и расходов. И вот тут у клиента возникла главная проблема. Счета и акты находились в системе Аспро.Cloud, поэтому при контроле денежных операций в сервисе финучета, заказчик не мог отследить источник платежа. Так как невозможно было увидеть, откуда произведена транзакция, ее нельзя было определить к нужной финансовой статье.
«Я не мог отнести транзакцию к определенной статье доходов, потому что не мог отследить, за что мне заплатили. Мне приходилось заходить в Аспро.Cloud и находить источник платежей, потом возвращаться в сервис финучета и проставлять позиции вручную. А если это касается разработки сайтов или SEO-оптимизации, то эту транзакцию нужно было разделить на несколько статей».
Только после проделанных действий клиент мог отследить движение денежных средств, распределение выручки по статьям и итоговый баланс.
Что заставило вернуться в Аспро.Cloud?
Команда приняла решение вернуться к работе с Аспро.Cloud, так как вести финансовый учет в нескольких сервисах параллельно было очень затруднительно. К тому же все необходимые компании функции уже появились в платформе.
«В Аспро.Cloud вернулись, когда появилась возможность работать с выручкой. Приятно, что платформа развивается и появляются новые, нужные возможности. Для нас важно вести финансовый учет и счета с актами правильно подгружать в систему».
Вернуться в Аспро.Cloud было несложно. У компании уже были подготовлены шаблоны документов, нужно было лишь снова перенести финансовый учет в систему. Счета и акты формируются за несколько кликов и автоматически подгружаются в модуль финансов. При этом менеджер может проследить за статусом документа и напомнить клиенту об оплате.
Финансовые статьи в Аспро.Cloud разделены по направлениям деятельности компании: инвестиционная, операционная и финансовая. Поэтому распределение денежных средств поможет отобразить реальную картину по прибыли компании.
Итоги
«Сейчас мы работаем в двух системах параллельно, одна из которых — Аспро.Cloud , что все еще неидеально. Но хотя бы с финансами и счетами работаем в одном сервисе. Могу дать совет: если вы только выбираете CRM-систему, позаботьтесь, чтобы она покрывала все потребности. Потому что переезжать в другую всегда очень сложно. Присмотритесь к Аспро.Cloud: в системе есть финансы, счета и акты, проекты можно вести, и, само собой, CRM».
Компания RANX смогла автоматизировать работу с финансовым учетом. Клиент выстроил работу в единой платформе, где может формировать счета и акты и отслеживать поступления по оплатам. При этом система автоматически вносит все данные в отчет по показателям и демонстрирует реальную картину по прибыли организации. Это позволяет руководителю оперативно реагировать на изменения и расхождения с планом. Развивайте свой бизнес и управляйте финансами с инструментами Аспро.Cloud.
