Урок 2: Проекты

Мы уже говорили о задачах, и это отличный инструмент для достижения простых и понятных результатов. Но для более амбициозных целей лучше использовать проекты.

В этом уроке:

• как устроены проекты в Аспро.Cloud;

• финансы в проектах;

• шаблоны проектов;

• полезные инструменты;

• еще 5 лайфхаков.

Из чего состоит проект в Аспро.Cloud

Этапы — это порядок, в котором осуществляются работы по проекту. Они могут отличаться по наполнению и быть уникальными для каждой сферы. Пока один этап не завершился, нельзя начать работы по следующему. Хотя эту опцию можно отключить и выполнять все задачи параллельно.

Внутри этапов есть вехи — ключевые точки, которые нужно завершить, чтобы проект продвинулся дальше. Они могут закрываться автоматически, как только закончены все работы, или вручную.

Внутри вех и этапов есть задачи. Это уже конкретные дела, которые нужно завершить, чтобы закончить весь проект или его этап.

Получается такая «матрешка», где одно вкладывается в другое:

1. Выполняем все задачи по вехам.

2. Завершаются вехи.

3. Проект переходит на следующий этап. После этого появляются новые задачи и новые вехи.

Лайфхак: на первых порах может быть сложно продумать проект с точностью до каждой задачи. Поэтому достаточно заложить этапы, а вехи и задачи добавлять по ходу.

Контролируем финансы

Этапы и вехи помогают спланировать сроки проекта. У каждой стадии есть свои дедлайны, чтобы понимать, насколько успешно работает команда.

Но время — это не единственный ресурс, который нужно контролировать. Важно следить, чтобы проект укладывался в бюджет, и всегда были деньги, чтобы расплатиться по обязательствам. Поэтому в Аспро.Cloud есть учет финансов в проектах.

С помощью этого инструмента можно:

• прогнозировать денежный поток;

• контролировать рентабельность проекта;

• определять задолженности: свои и заказчика.

Подробнее о финансах в проектах читайте в базе знаний.

Лайфхак: проектов может быть много, и собственнику будет не слишком удобно следить за каждым. Поэтому их можно собрать в портфели проектов. С их помощью можно следить за рентабельностью направлений и общим ходом работ.

Шаблоны проектов

Цель проекта — создать уникальный продукт, услугу или другой результат. Но это не значит, что работу над ними нельзя стандартизировать.

Шаблоны проектов позволяют заранее подготовить:

• этапы;

• вехи;

• задачи;

• рабочий процесс для задач.

Затем из шаблона можно создавать типовые проекты. Это существенно ускоряет их запуск.

Лайфхак: для проектов, созданных по шаблону, доступен вид канбан-доски. На ней можно контролировать, на каком этапе находится каждый из проектов. 

Что еще пригодится?

Автодействия — это nocode-инструмент, с помощью которого можно упростить работу. Выбираете действие, которое должно произойти, и задаете условие, триггер для события.

Например, изменить менеджера проекта при переходе на следующий этап. Или создать плановое поступление при завершении вехи.

Лайфхак: при подготовке шаблона проекта можно создать автодействия не только для всего проекта, но и для задач. Для этого нужно открыть вкладку «Рабочий процесс для задач».

Диаграмма Ганта — полезный инструмент для планирования времени и ресурсов проекта. Помогает увидеть, какие задачи будут выполняться в разрезе дней.

Лайфхак: с помощью диаграммы Ганта можно отследить не только нагрузку всей команды, но и нагрузку отдельных исполнителей.

Переходим на следующий этап

Вы успешно завершили еще один этап знакомства с Аспро.Cloud. В следующем уроке мы уже будем говорить о сделках, воронках продаж и контрагентах.