Учет наличных платежей и оплат с карт физлиц

Финансовый учет предполагает отображение всех платежей — вне зависимости от наличия закрывающих документов. На практике далеко не все оплаты в рамках бизнеса проводятся с использованием средств на расчетных счетах.

К примеру, мелкие офисные траты могут производиться за счет личных карт сотрудников компании или за наличные. В итоге подобные платежи остаются как бы «за бортом» модуля «Финансы».

В этой статье описываем способы учета таких оплат внутри системы — чтобы ни одна транзакция не осталась без внимания.

Своевременный ручной учет наличных расходов

Самый простой и очевидный способ — вносить в систему данные обо всех наличных операциях вручную. Других способов автоматической обработки таких транзакций попросту нет.

Как только вы или ваши сотрудники купили что-то за наличные или со своей карты, откройте раздел «Деньги» и добавьте расход.

Разумеется, этот способ подвержен влиянию человеческого фактора: сумму наличных расходов можно указать неточно или с округлением, а какие-то операции и вовсе будут забыты и не учтены.

Чтобы минимизировать риски таких ситуаций, вы можете раздать сотрудникам права на добавление расходов в систему — делать это они смогут сразу через мобильное приложение. Либо прибегнуть к следующим способам.

Карта, привязанная к расчетному счету

Вы можете завести карту банка, в котором открыт расчетный счет компании, и связать их. За счет настроенной интеграции, данные об операциях с привязанной картой будут поступать в систему и распределяться в нужную статью учета.

Привязка карты к счету производится на стороне банка — для этого изучите функционал личного кабинета вашего банка или проконсультируйтесь с вашим менеджером. Важно также учесть, что расчетный счет и счет на карте технически будут представлять собой единый счет.

Интеграция с Дзен-мани

Если избежать использования личных карт не удастся, используйте специальный сервис — Дзен-мани. При настройке интеграции с Дзен-мани в системе появится отдельный расчетный счет — по нему и будут проводиться операции с картой.

Для создания интеграции установите на ваш портал модуль «Дзен-мани»,

Затем самом модуле введите данные вашей организации и авторизуйтесь в ваш аккаунт Дзен-мани.

Имейте в виду, что в систему будут подгружаться все оплаты с карты — закупили вы стройматериалы для проекта или купили газировку в парке. Чтобы избежать попадания лишних трат в систему, используйте такую карту только для нужд бизнеса, либо удаляйте лишние операции из раздела «Деньги» вручную постфактум.

Подотчет в модуле «Финансы»

Для выдачи средств сотрудникам и контроля их трат в системе доступен модуль «Подотчет». В нем можно создавать отдельные подотчетные счета, закреплять их за конкретными сотрудниками и выдавать на них средства.

Если модуля у вас нет, вы можете установить его из раздела «Приложения». Затем перейдите в модуль и создайте индивидуальный счет.

При создании счета укажите валюту, ответственного и статус счета. При необходимости вы также можете активировать обязательный запрос подтверждения при создании ответственным расхода.

После создания счета вам потребуется выдать средства — сделать это можно через трансфер в разделе «Деньги».

В дальнейшем ответственный по счету сотрудник должен будет фиксировать траты — сделать он может черезсканирование QR-кода в чеке. Остаток средств можно будет оперативно вернуть обратно.