Обязательные поля задачи

Если в вашей компании есть свой регламент работы с задачами, в модуле «Задачи» можно настроить поля, обязательные для заполнения.

Каждая задача движется по рабочему процессу, то есть по последовательности этапов. Например: «Новая» → «В работе» → «Тестирование» → «Готово». Обязательные поля настраиваются отдельно для каждого этапа каждого рабочего процесса. Пока сотрудник не заполнит нужные поля, он не сможет перевести задачу дальше.

Важно: обязательные поля в задачах доступны на тарифе «Команда» и выше.

Когда пригодятся обязательные поля

Старт работы. Задачу нельзя брать в работу без ответственного и оценки трудозатрат. Эти поля можно сделать обязательными уже на первом этапе.

Передача на проверку. Перед проверкой нужно подробно описать, что было сделано.

Завершение. Для перевода на последний этап нужно приложить результат: файл, ссылку на макет или закрывающий документ.

Настройка обязательных полей

Обязательные поля задаются на отдельной вкладке в настройках модуля. Перейдите в Настройки портала (1) → Задачи (2) → Обязательные поля (3). Здесь находится список системных и пользовательских полей задачи.

Выберите поле, которое хотите сделать обязательным. В открывшейся панели отметьте «Обязательное на этапе рабочего процесса».

Затем отметьте рабочие процессы и этапы, на которых поле должно быть обязательным. Выбор этапов работает так:

• если отметить рабочий процесс, отметятся все его этапы;
• если снять отметку хотя бы с одного этапа, отметка с процесса тоже снимется.

После сохранения в списке полей будет видно, в каких рабочих процессах и на каких этапах поле обязательно.

Важно: если у поля отмечены все этапы рабочего процесса, то этап, добавленный в этот процесс позже, автоматически станет обязательным для этого поля.

Какие поля можно сделать обязательными

Поле «Название» обязательно всегда, это условие отключить нельзя.

Обязательными можно сделать:

• системные поля: «Ответственный», «Постановщик», «Соисполнители», «Наблюдатели», «Дата начала», «Крайний срок», «Описание», «Запланировано часов», «Теги», «Файлы»;
• пользовательские поля, созданные в модуле «Задачи».

Важно: нельзя сделать обязательными пользовательские поля таких типов:

вычисляемое поле;

да/нет;

множественный список.

Как работают обязательные поля

Создание задачи

Поле, обязательное на первом этапе рабочего процесса, автоматически становится обязательным и при создании задачи. Отдельно настраивать это не нужно. В форме такие поля отмечены звёздочкой, и создать задачу без них нельзя.

При быстром создании откроется окно с незаполненными обязательными полями. Заполните их, и задача создастся.

Подзадачи наследуют рабочий процесс родительской задачи. Обязательные поля в них проверяются так же, как в обычных задачах.

Шаблоны задач. При создании шаблона проверяются все обязательные поля, кроме «Даты начала» и «Крайнего срока». В шаблоне вместо конкретных дат указываются смещения.

Перевод задачи на следующий этап

Система не даст перевести задачу на новый этап, пока не заполнены его обязательные поля. Появится окно «Заполните обязательные поля, чтобы изменить этап задачи», где можно сразу внести недостающие данные.

Проверка работает одинаково в карточке задачи, на канбан-доске и в списке. Если перетащить карточку на канбан-доске, она вернётся на прежний этап и откроется то же окно. После заполнения полей карточка переместится, а при отмене останется на месте.

Правила заполнения:

• Поля заполняет сотрудник, который меняет этап. Через это окно он может внести значение, даже если у него нет прав на редактирование поля в карточке.
• В окне показываются только незаполненные поля.
• Проверяются только поля, обязательные на новом этапе. Незаполненные поля предыдущих этапов не проверяются.

Важно: пусть обязательное поле стоит только на втором этапе, а на первом и третьем его нет. Тогда задачу можно перевести с первого этапа сразу на третий без заполнения этого поля. Чтобы так не происходило, сделайте поле обязательным на всех следующих этапах рабочего процесса.

Возврат задачи на предыдущий этап

Вернуть задачу назад можно без ограничений, обязательные поля при этом не проверяются.

Редактирование задачи

Если задача остаётся на том же этапе, проверяются только те обязательные поля, которые вы сейчас меняете. Задачу, которая давно лежит на этапе с незаполненным обязательным полем, можно редактировать. Заполнять все поля сразу система не потребует.

Очистить обязательное поле нельзя: изменение не сохранится. Это касается и полного удаления соисполнителей или наблюдателей, если эти поля обязательны.

Изменение нескольких задач сразу

При массовом переводе задач на новый этап система тоже проверит обязательные поля:

• задачи с незаполненными полями останутся на прежнем этапе, и система об этом уведомит;
• остальные задачи переместятся.

Массово очистить обязательное поле тоже не получится.

Закрытие задачи

При закрытии задачи проверяются поля, обязательные на последнем этапе. Если какие-то из них не заполнены, откроется окно с запросом недостающих данных.

Кабинет клиента

Внешний пользователь видит только часть полей задачи. Поля, к которым у него нет доступа, в проверке не участвуют: заполнить их он всё равно не может.