Настройка организации и расчетных счетов

От имени компании или ИП мы выставляем платежные документы, по ним же отслеживаем движение денежных средств. Для этого в модуль «Финансы» нужно добавить организацию.

Вы можете добавить несколько организаций. Так вы сможете отслеживать денежные средства либо по всем сразу, либо по каждой в отдельности.

Добавление организации

Перейдите в настройки модуля и перейдите во вкладку «Счета и организации» (1). Изначально у вас уже будет создана организация — «Моя компания» (2), а к ней уже будут привязаны 2 счета (3).

Вы можете как отредактировать «Мою компанию», так и создать новую. Для редактирования нажмите на организацию из списка (1), а для создания новой — нажмите кнопку «Добавить организацию» (2).

В любом случае перед вами появится форма для данных организации, в которой вам потребуется заполнить следующие поля:

• название организации (1) — оно используется внутри системы для идентификации конкретной организации. В качестве названия можно использовать ИНН;

• юридическое наименование организации (2) — его вы сможете использовать в документах, поэтому поле заполняется с указанием организационно-правовой формы (ООО, ПАО, ИП, и т.п.);

• ИНН (3);

• КПП (4).

  

Остальные поля — с юридическим адресом (1) и контактной информацией (2) необязательны для заполнения, однако данные из них вы сможете проставлять в документах автоматически через переменные.

Затем сохраните результат.

После создания новой организации для нее автоматически будут созданы 2 счета — расчетный и для наличных средств.

Настройка счетов (документов) организации

В настройках организации вы можете также задать установки для счетов и документов, которые будут выставляться от ее имени.

Откройте нужную организацию из списка и форме редактирования перейдите во вкладку «Счета».

Здесь вы сможете:

• разрешить выставление счетов (1);

• загрузить логотип компании (2);

• загрузить печать и/или подпись (3) — оба изображения одной картинкой, лучше всего использовать изображения в формате png с прозрачным фоном;

• установить префиксы номеров счетов, предложений и актов (4) — буквенные значения, которые будут использованы в нумерации этих документов;

• установить стандартный срок оплаты счета (5);

• активировать отображение налогов в документах (6).

Важно: логотип, печать и подпись из этих настроек могут быть использованы в устаревших печатных формах. Если вам требуется изменить логотип, печать или подпись в счете или ином документе, обратитесь к настройкам печатных форм.

При необходимости вы можете изменить нумерацию счетов, актов и предложений. Для этого нажмите соответствующую кнопку.

В открывшемся окне установите значение — номер последнего выставленного счета. Нумерация новых счетов начнется со следующего за ним числа.

Далее при необходимости вы сможете указать информацию о налогах:

• указать размер налоговой ставки (1);

• установить способ его начисления (2).

  

Ниже вы сможете также указать статьи учета для транзакций, которые были добавлены в систему с помощью импорта — отдельно для поступлений (1) и расходов (2).

Активность

Чтобы выставлять счета и следить за денежным потоком организации, ее нужно сделать активной. Для этого откройте нужную организацию из списка и в настройках поставьте галку в чекбоксе «Активность».

Если у вас в системе несколько организаций, одну из них также нужно указать в качестве основной. Для этого в тех же настройках поставьте галку в чекбоксе «Сделать организацию основной».

После сохранения изменений основная организация в списке будет помечена звездочкой.

Добавление расчетных счетов

Чтобы добавить счет, нажмите кнопку «Добавить счет».

В открывшейся форме заполните следующие поля:

• название счета (1);

• тип счета (2) — выбирается из списка, доступные следующие типы счетов:

  • наличные;

  • валютный;

  • расчетный;

  • индивидуальный;

• валюта счета (3) — также выбирается из списка;

• организация, к которой счет будет привязан (4);

• группа счетов (5) — если у вас в системе были созданы группы счетов.

  

Важно: содержание полей может различаться в зависимости от типа счета.

При создании валютного или расчетного счета вам потребуется указать реквизиты банков:

Для индивидуального счета вам потребуется указать его статус (1), ответственного сотрудника (2), а также настроить по нему разрешения (3).

Через чекбоксы ниже вы также сможете:

• зафиксировать остаток по счету (1) — все операции, произведенные по этому счету до конца указанной даты не будут отражаться в отчетах, но остаток будет виден в разделе «Деньги».

• зафиксировать остаток по отчету ПиУ (2) — аналогично предыдущей опции фиксируется остаток по счету. Операции по счету до указанной даты не будут отображаться «Деньги», но остаток появится в отчете ПиУ;

• не учитывать средства по этому счету в общем остатке (3) — информация с балансом этого счета не будет отображаться в разделе «Деньги».

  

При выборе опций фиксации остатка, укажите суммы остатков (1) и дату (2).

Так остаток по счету будет отражен в списке счетов.

Далее вы можете определить, у кого из коллег будут доступны к этому счету. Выберите группу или конкретных пользователей (1) и установите уровень их прав (2). Не забудьте сохранить изменения нажатием на зеленую галку (3).

После сохраните счет — он появится в списке с привязкой к нужной организации.

Важно: счет, который указан первым в списке счетов организаций, он и будет указываться по умолчанию в поле «Расчетный счет» при создании платежа для этой организации.

Чтобы изменить порядок счетов в списке, наведите курсор на нужный счет и нажатием на соответствующую иконку переместите его наверх.

Удаление организаций и счетов

Если вы перестали вести финансовый учет организации, либо ее юридическое лицо было ликвидировано, вы сможете удалить организацию из системы.

Важно: организацию нельзя удалить, пока в системе есть привязанные к ней незакрытые платежные документы (счета), а также плановые платежи.

Чтобы удалить организацию, наведите курсор на нее в списке и нажмите на иконку удаления.

Обратите внимание, что удалить организацию, к которой привязаны счета, нельзя. Система сама вас об этом оповестит.

Поэтому сначала последовательно удалите привязанные к ней счета — также через иконку удаления.

Закрытие счетов

Если организация еще функционирует, но один из счетов временно или более не используется, вы можете его просто закрыть. В этом случае финансовые операции по счету станут недоступны.

Для закрытия счета в том же списке нажмите на иконку в виде замка.

В окне подтверждения вы также можете через постановку галки в чекбоксе разрешить отображения счета в фильтрах — например, в случае, если на нем остались денежные средства.

Счет будет отображаться в списке вместе с датой закрытия.

При желании вы можете снова активировать счет — через клик по соответствующей иконке.