Создание и редактирование шаблонов проектов

Создавать шаблоны проектов может пользователь с уровнем прав администратора модуля или менеджера проектов.

Где создаются шаблоны проектов?

Способ 1: через список шаблонов

В модуле «Проекты» перейдите в раздел «Шаблоны проектов»

Нажмите кнопку «Создать» в правом верхнем углу.

Способ 2: через канбан проектов по шаблону

Также через боковое меню откройте раздел «Проекты по шаблонам».

Нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Создать» (1) в правом верхнем углу и выберите пункт «Шаблон» (2).

Создание шаблона проектов

Общее

В форме заполните следующие поля:

Поля шаблона:

• Название шаблона (1);

• Его описание (2);

• Чекбокс активации шаблона (3) — если активен, шаблон появится в списке, а по нему можно будет создать новые проекты.

Далее — поля проекта, который будет создаваться по этому шаблону:

• Описание проекта (4);

• Режим создания задач (5) — определяет порядок, по которому будут создаваться задачи: сразу для всех этапов или по мере прохождения этапов проекта;

• Сроки проекта (6) — фактически длительность проекта. Просто укажите количество дней от даты создания проекта и до его окончания.

• добавить элементы порядка работа (1) — этапы, вехи, задачи и чеклисты;

• изменить параметры для шаблона (2) — деактивировать его или изменить режим создания задач;

• выбрать рабочий процесс для задач (3);

• установить автодействия (4).

Порядок работ в шаблоне

Эта вкладка повторяет функционал раздела «Порядок работ» в самом проекте. Отличие в том, что элементы здесь расположены горизонтально, в линейном представлении.

По умолчанию для проектов создаются 5 этапов, в соответствии с группами процессов по методологии PMBoK:

• инициация,

• планирование,

• выполнение,

• контроль,

• завершение.

Вы можете опираться на эти этапы, либо изменить их в соответствии с вашим стилем работы — переименовать, добавить новые или удалить лишние.

Взаимодействовать с этапами можно при наведении курсора, на нем появятся:

• кнопка в виде плюса для добавления нового этапа (1);

• контекстное меню (2), через которое вы сможете:

  • отредактировать этап (3) — то есть, переименовать его;

  • удалить этап (4).

Порядок этапов также можно менять, перемещая их с помощью drag’n’drop.

Добавить задачу (1), веху (2) или пункт чеклиста (3) можно через соответствующие кнопки.

Добавление задач и вех происходит через краткую форму, в которой можно:

• при необходимости перейти к полной форме редактирования (1), где доступно больше полей;

• указать название вехи или задачи (2);

• добавить описание (3);

• указать постановщика и ответственного (4).

Чтобы добавить задачу или веху в план, нажмите на зеленую галку (5).

Важно: роли постановщика и ответственного по задачам или вехам может выполнять не конкретно указанный пользователь, а менеджер проекта или его ассистент.

Вехи от задач на этом экране отличаются специальной ромбовидной иконкой.

Параметры шаблона

Здесь расположены настройки, которые изначально задаются при создании шаблона. Содержание текстовых полей на этом экране можно изменить. 

На этом экране можно:

• деактивировать и обратно активировать шаблон (1);

• изменить название шаблона (2) и его описание (3);

• изменить описание создаваемого проекта (4);

• поменять режим создания задач (5);

• изменить сроки проекта (6).

Рабочий процесс для задач

В этом подразделе вы можете настроить рабочий процесс, который будет использоваться в задачах по проекту.

Рабочие процессы подтягиваются из модуля «Задачи». Поэтому этот подраздел представляет собой расширенный редактор рабочего процесса. Здесь можно:

• создавать, удалять или изменять этапы рабочего процесса;

• изменять их порядок;

• настраивать автодействия по задачам;

• создавать новые рабочие процессы с нуля.

Подробнее о работе с расширенным редактором рабочего процесса читайте в соответствующей статье.

Выбрать рабочий процесс для задач в проектах по этому шаблону можно через выпадающий список.

Чтобы создать новый рабочий процесс, нажмите кнопку «Добавить».

Автодействия

На этом экране вы можете настроить автодействия по проекту. Механизм создания и работы автодействий в проектах во многом схож с автодействиями в задачах. Отличие в том, что привязываются автодействия к этапам проекта. Соответственно, активируются они сменой этапа всего проекта и условиями, которым он соответствует..

Чтобы создать автодействие, выберите этап проекта, нажмите кнопку «Создать автодействие» (1) и выберите нужный тип автодействия из выпадающего списка (2).

Подробнее о настройке автодействий в проектах читайте в соответствующей статье.

Редактирование шаблона

Вы всегда сможете отредактировать созданный шаблон (1) или удалить его (2) через контекстное меню в правом верхнем углу в разделе «Проекты» → «Проекты по шаблонам». Там же вы можете перейти к списку всех шаблонов (3).

Вы также можете выбрать соответствующий шаблон в таблице в разделе «Проекты» → «Шаблоны проектов».

Важно: мы не рекомендуем менять шаблон уже созданного проекта, поскольку связь уже выполненных задач с проектом будет утеряна.