Список сотрудников
Перед заполнением зарплатной ведомости, вам потребуется составить список всех сотрудников, указать, какие должности они занимают и по какой ставке получают оплату.
Важно: список сотрудников — это не то же самое, что список пользователей в модуле «Команда». Количество пользователей в команде может не совпадать с количеством сотрудников в списке модуля «Зарплата».
В модуле «Команда» собраны непосредственно пользователи вашего портала.
Кто-то из ваших сотрудников может отсутствовать в системе, а у кого-то, напротив — может быть несколько профилей. Максимальное число пользователей ограничено вашим тарифом.
В модуле «Зарплата» собирается список всех сотрудников вашей организации — это нужно для составления соответствующих документов.
Добавление сотрудника
Перейти к списку сотрудников можно через меню модуля — просто откройте соответствующую вкладку.
Перед вами откроется список.
Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку «Добавить» (1) и выберите через меню способ добавления:
через создание записи о новом сотруднике с нуля (2);
через импорт из списка пользователей (3).
Создание записи с нуля
Перед вам появится форма добавления сотрудника. Для заполнения:
укажите ФИО вашего сотрудника (1);
заполните ИНН (2);
привяжите контрагента, реквизиты которого соответствуют вашему сотруднику (3);
привяжите пользователя (4) — из списка в модуле «Команда».
Затем укажите информацию о позиции вашего сотрудника:
выберите должность из списка (1) — список заполняется в справочнике модуля «Зарплата»;
укажите ставку (2) — в процентах от 0 до 100;
выберите отдел (3) — также из справочника;
Далее заполните финансовые категории для начислений и взносов по сотруднику:
статью учета для начислений (4);
статью учета для взносов (5);
направление деятельности (6);
организацию, в которой числится сотрудник (7).
Если ваш сотрудник занимает несколько должностей, вы сможете добавить их все в карточку сотрудника:
через кнопку «Добавить» (1) вы сможете создавать дополнительные должности для сотрудника;
через кнопку «Дублировать» (2) вы сможете скопировать должность — например, если ваш сотрудник работает на две ставки.
После сохранения карточка сотрудника появится в списке.
Создание записи через импорт пользователя
Добавить сотрудника в список можно также через импорт пользователя из модуля «Команда».
При выборе импорта перед вами откроется список пользователей — найдите в нем нужного коллегу, отметьте галкой в чекбоксе (1) и нажмите кнопку «Импорт в сотрудников» (2).
Далее заполните ИНН (1), соотнесите сотрудника с контрагентом из CRM (2) и нажмите кнопку «Импортировать».
Если пользователь уже связан с сотрудником, система уведомит вас об этом соответствующим сообщением.
Редактирование записи сотрудника
Если вы допустили ошибку в карточке сотрудника, вы сможете легко ее отредактировать. Для этого просто нажмите на имя сотрудника в списке.
Откроется карточка сотрудника. В ней вы сможете изменить основные параметры записи (1), а также отредактировать его позицию — через кнопку «Редактировать» (2).
Затем через открывшуюся форму внесите актуальные данные о новой позиции сотрудника.
Перевод на новую позицию
Если сотрудник был повышен, понижен или переведен в другой отдел и/или на другую должность, эти изменения также следует отразить в списке сотрудников.
Для этого также нажмите на имя сотрудника в списке. Затем в карточке нажмите кнопку «Перевести в новую позицию».
Далее заполните открывшуюся форму актуальными данными о новой позиции вашего сотрудника. При необходимости добавьте несколько позиций. Сохраните изменения.
После сохранения в карточке сотрудника появится информация о новой позиции (1) — прежняя (2) будет сохранена в истории.
Так, в дальнейшем вы и ваши коллеги с правами администратора модуля смогут ознакомиться со всеми должностями, которые занимал ваш коллега.
Удаление и архивация сотрудника из списка
Чтобы удалить сотрудника из списка, поставьте галку в чекбоксе рядом с ним (1) и нажмите на иконку удаления под списком (2), затем подтвердите удаление.
Важно: быстро удалить из системы можно только сотрудников, по которым не было никаких начислений и/или выплат.
Если по сотруднику все же были какие-либо начиcления, он не удалится, а будет перемещен в архив. Чтобы удалить сотрудника уже из архива, то вам потребуется удалить все начисления и выплаты по нему.
Для этого перейдите во вкладку «Архив», выберите сотрудника и удалите записи о начислениях и выплатах из его карточки.
