Создание акта или УПД

Закрывающие документы в системе можно создать из разных мест:

• из меню модуля «Финансы»;

• из счета;

• из карточки контрагента;

• из проекта.

Где создаются акты и УПД?

Из меню модуля «Финансы»

Самый простой и быстрый способ создать акт — через меню модуля «Финансы» в левой части экрана.

Откройте меню модуля «Финансы» (1) и нажмите на иконку в виде плюса рядом с «Актами» (2).

Важно: этим способом можно создавать только акты, но не УПД.

Из списка актов

Чтобы перейти в список актов, откройте меню модуля «Финансы» (1) и нажмите на «Акты» (2).

В списке актов вы сможете отдельно создать акт (1) или УПД (2) по нажатию на соответствующую кнопку.

Из счета

По счету в любой момент может быть выставлено любое количество актов и УПД и независимо от его статуса. Просто откройте нужный счет, затем нажмите кнопку «Документ» (1) и в выпадающем списке выберите «Создать акт» (2) или «Создать УПД» (3). При выборе акта также укажите его форму (4).

После этого вы перейдете к форме создания документа. Часть полей — исполнитель, контрагент, счет, основание, валюта и товар — заполнятся автоматически, их содержимое подтянется из счета.

Заполните оставшиеся поля при необходимости и сохраните документ. Найти сохраненный документ можно будет в списке счетов — информация о нем появится в соответствующей колонке таблицы.

Из проекта

Чтобы создать акт или УПД с привязкой к проекту, перейдите в нужный проект, нажмите на кнопку «Документ» (1) в шапке проекта и выберите нужный пункт меню — «Акт» (2) или «УПД» (3).

Откроется форма создания акта, куда уже подтянется заказчик. В отличие от создания акта через счет, здесь вам придется заполнить поля вручную.

Важно: не забудьте указать печатную форму акта.

После сохранения информацию о выставленном акте/УПД с привязкой к проекту вы сможете найти в списке актов (в колонке «Связи»).

Связь с проектом также будет указана на детальной странице документа.

Из карточки контрагента

Откройте карточку нужного контрагента — например, из списка в модуле «CRM». Затем нажмите кнопку «Документ» (1) и в выпадающем списке выберите «Акт» (2) или «УПД» (3).

В формы создания документа уже подтянется контрагент — вам потребуется заполнить все остальные поля.

Информация о созданном акте также отобразится во вкладке «Документы» (1) в подразделе «Акты» (2) в карточке контрагента.

Форма создания акта

В зависимости от выбранного способа и места создания акта, количество полей, которые вам потребуется заполнить, может различаться.

Для создания документа вам потребуется заполнить поля:

• Исполнитель (1) — организация, от лица которой выставляется документ;

• Заказчик (2) — контрагент, клиент;

• Валюта (3) — в которой осуществлялась сделка;

• Дата (4) — по умолчанию ставится сегодняшняя;

• Печатная форма (5) — в зависимости от выбранной формы часть полей может быть заполнена автоматически;

• Ответственный (6) — как правило, менеджер;

• Счет (7) — указывается, если акт создавался из счета;

• Статус (8) — выберите нужный:

  • Создан — ставится по умолчанию;

  • Переоформить счет — указывается в случае, если нужно изменить счет, на основании которого выставлен акт;

  • Отказано в подписи — этот статус указывается для созданных актов, например, если документ был выставлен с ошибкой;

  • Подписан — если акт не нуждается в подписи (например, если подпись есть в печатной форме);

• Номер акта (9) — может быть задан вручную;

• Основание (10) — заполняется опционально;

• Договор (11) — подставляется автоматически, если был указан в счете или проекте;

• Финансовые категории (12) — статья учета и направление, в рамках которых выставляется акт.

После указания контрагента не забудьте указать получателей акта по email.

Далее выберите продукт или услугу (1) и укажите цену (2).

Затем заполните текстовую подпись к акту (1) и реквизиты ответственных лиц (2), если в печатной форме они не прописаны.

После сохранения вы попадете на детальную страницу акта.