Регулярные счета

Если вы часто выставляете клиентам похожие счета, эту работу можно полностью автоматизировать. Например, счета за услуги на одну и ту же сумму на ежемесячной основе.

Чтобы использовать регулярные счета, в настройках модуля «Финансы» активируйте соответствующую опцию (1). Там же вы можете разрешить создавать регулярные счета пользователям с уровнем прав доступа «Сотрудник» (2) — по умолчанию их могут создавать только администраторы модуля.

Создание регулярных счетов

Перейти к регулярным счетам можно через боковое меню — откройте модуль «Финансы» (1) и перейдите в раздел «Регулярные счета» (2).

Чтобы приступить к созданию регулярного счета, нажмите кнопку «Создать».

За исключением нескольких полей, форма создания регулярного счета похожа на форму обычного счета. Заполните следующие поля:

• название (1) — например, кому и за что будет выставляться счет;

• плательщик (2) — укажите контрагента, которому будет выставляться счет;

• расчетный счет (3) — выберите тот, на который должны зачисляться средства с оплаты;

• ответственный (4) — выберите сотрудника, который сможет редактировать регулярный счет (если он не является администратором модуля), а также будет получать уведомления об оплате;

• печатная форма счета (5) — укажите одну из доступных для выбранной организации;

• проект (6) — если платежи будут осуществляться в рамках проекта;

• условия оплаты (7) — пропишите срок оплаты;

• основание (8) и договор (9) — опционально;

• контакт (10) — выбирается появляется при выборе плательщика.

Далее самое важное — укажите настройки регулярности выставления счета:

• укажите дату и время начала выставления первого счета (1);

• также впишите дату и время завершения выставления счетов (2).

• Если вы не планируете или не знаете дату завершения выставления счетов, поставьте галку в чекбоксе «Никогда не завершать» (1). В этом случае, чтобы прекратить выставление счетов, вам потребуется отредактировать шаблон.

• Затем выберите периодичность повторения (2) — интервал создания новых счетов — еженедельно, ежемесячно, ежеквартально ежегодно и так далее.

Периодичность также можно отдельно настроить:

• в поле «Периодичность» выберите настройку «Настроить» (1);

• в соседнем поле укажите, интервал счетов потребуется выставить (2);

• выберите режим повторения — еженедельно, ежемесячно или ежегодно (3).

Пример: если вы укажете значения «5» и «Ежемесячно», счета будут выставляться раз в 5 месяцев.

Затем выберите один из трех сценариев создания счета:

• Создать (1) — счет будет создан, но отправить клиенту его потребуется вручную;

• Создать и отправить на согласование (2) — счет будет отправлен на согласование указанному в настройках пользователю, после чего его потребуется отправить вручную (появляется, если активирована соответствующая опция в настройках);

• Создать и отправить по email (3) — счет будет создан и сразу же отправлен на почту выбранного выше контакта.

Далее заполните остальные поля счетов — товар/услугу, условия оплаты, подпись и данные подписантов.

Важно: если датой начала был указан сегодняшний день, то первый счет будет выставлен немедленно.

Использование переменных в счете

В некоторых случаях в поле «Условия оплаты» требуется задать период, за который был выставлен счет. Например: оплата услуг по договору поддержки за апрель 2025 г.

Чтобы не править создаваемые счета вручную, используйте переменные. Их можно будет заранее вставить в текстовые поля счета — нужная информация будет подставляться автоматически.

Примеры переменных:

#INVOICE|DATE.RD_PREVIOUS_MONTH_AND_YEAR#

#INVOICE|DATE.RD_CURRENT_MONTH_AND_YEAR#

#INVOICE|DATE.RD_NEXT_MONTH_AND_YEAR#

#INVOICE|DATE.RD_CURRENT_MONTH#

#INVOICE|DATE.RD_PREVIOUS_MONTH#

#INVOICE|DATE.RD_NEXT_MONTH#

#INVOICE|DATE.RD_CURRENT_YEAR#

#INVOICE|DATE.RD_PREVIOUS_YEAR#

#INVOICE|DATE.RD_NEXT_YEAR#

Детальная страница регулярного счета

Созданный регулярный счет можно будет найти в списке регулярных счетов. В детальной странице регулярного счета вы можете:

• перейти к списку всех выставленных счетов (1);

• ознакомиться с информацией о режиме и периодичности выставления счетов (2);

• досрочно выставить счет (3), который должен создаваться в рамках настроек этого регулярного счета;

Через контекстное меню (1) в правом верхнем углу регулярный счет можно будет:

• приостановить (2);

• копировать (3);

• редактировать (4);

• удалить (5).