Урок 5: Финансовый учет

Начнем с добавления ваших финансовых операций в Аспро.Cloud. Для этого нужно войти в систему.

Переносим финансовые операции в систему

Шаг #1: добавьте счета организаций. Вы можете добавлять не только расчетные счета, но и валютные, наличные, онлайн-оплату, виртуальные кошельки и др.

 Документация по настройке

Шаг #2: загрузите платежи за прошлый период. Это можно сделать с помощью банковских выписок в формате TXT или CSV. Рекомендуем загружать данные как минимум с начала текущего года. Это позволит анализировать больше данных и оценить рентабельность бизнеса в динамике.

Документация по загрузке

Шаг #3: используйте онлайн-интеграцию с банками. В этом случае не придется загружать операции по счетам вручную, данные будут поступать автоматически.

Документация по настройке

Шаг #4: введите начальные остатки. Не забудьте внести остатки по каждому счету, если вы ведете учет не с момента открытия расчетного счета. Это позволит прийти к актуальным остаткам денежных средств на счетах ваших компаний.

После этого у вас уже соберется отчет о движении денежных средств, и его можно будет посмотреть в системе.

Наводим порядок в отчете

После первоначальных настроек вам будут доступны только операции по счетам. Без структуры и логики отчет мало поможет руководителю и финдиректору.

Чтобы данные можно было проанализировать, необходимо помочь системе навести порядок. Для этого нужно создать свою структуру, а именно 一 настроить статьи учета и направления деятельности.

При заполнении ДДС потоки следует распределить по трем видам деятельности: 

• операционной (текущей),

• инвестиционной,

• финансовой.

 Операционные потоки связаны с реализацией обычной деятельности компании. Например, поступления от покупателей за товары и услуги, арендная плата, платежи поставщикам, зарплата, налоги на прибыль.

Инвестиционные потоки связаны с созданием или выбытием внеоборотных активов. Например, покупка и продажа основных средств или нематериальных активов, вложения в капремонт, инвестирование в новые проекты.

Финансовые потоки 一 это платежи, приводящие к изменению величины структуры капитала и заемных средств. Например, вклады и депозиты, проценты по вкладам, выплата дивидендов. 

Навести порядок в денежном потоке может быть непросто, если вы делаете это впервые. В этом случае рекомендуем воспользоваться нашей услугой внедрения финансового и управленческого учета. Настроим систему, заведем статьи учета и поможем собрать понятные отчеты.

Записаться на консультацию

Формируем статьи учета по шагам

Далее необходимо настроить статьи учета. Они не должны меняться каждый месяц, так как переделывать их будет достаточно трудоемко. Статьи помогут подробно разобраться, откуда приходят деньги и на что уходят.

1. Откройте банковскую выписку, проанализируйте и запишите основные траты и зачисления.

2. Сгруппируйте полученные статьи по смыслу. Сделайте так, чтобы вам в дальнейшем было легко их анализировать. Постарайтесь выделить не более 20−30 статей учета первого уровня. С большим количеством будет сложнее работать. Читайте в документации, как добавить статьи учета.

3. Сформируйте вложенные статьи учета. Все, что не вошло в статьи первого уровня, можно привязать к вложенным статьям. Вложенность можно увеличивать, но помните, что это должно привести вас в дальнейшем к каким-то выводам.

4. Каждую статью необходимо связать с видом деятельности, о которых мы говорили ранее: операционной, инвестиционной или финансовой.

5. Заполните описание для каждой статьи учета. Зафиксируйте информацию, которая поможет определить, какую операцию внести в эту статью. Так новым сотрудникам будет проще сориентироваться в составлении отчета, а вы сможете быстро восстановить информацию в памяти.

6. Распределите деньги по статьям учета. Для корректного учета транзакций нужно распределить их по статьям учета, которые вы добавили на прошлом шаге. Распределяйте статьи вручную, через правила распределения платежей или массовым редактированием.

После всех шагов вы получите структурированный и понятный отчет, который уже можно будет анализировать.

Полезные ссылки

Финансы — это действительно непростая тема, и чтобы помочь в ней разобраться, мы подготовили полезные материалы:

• YouTube-канал нашего финдиректора Ольги Турчиной;

• бесплатный интенсив по финучету от Аспро;

• база знаний Аспро.Cloud по финансам.

Внедрить финучет уже сегодня

С модулем «Финансы» в Аспро.Cloud вы сможете найти точки роста своего бизнеса, лишние расходы и вывести компанию на новый уровень. В системе есть еще много полезных инструментов: бюджетирование, платежный календарь, автораспределение платежей.

Мы поможем внедрить финучет и настроить систему так, чтобы собственник вышел из операционки. Достаточно будет раз в день проверять финансовые виджеты.

Записаться на внедрение