Урок 4: Счета, акты и другие документы

Ключевой этап любой сделки — это работа с документами. Поэтому в этой статье мы разберем:

• как удобно работать со счетами;

• куда заводить товары;

• возможности конструктора документов;

• как быстро превратить КП в счет.

А если вы хотите сэкономить время на создании печатных форм и настройке интеграций, обратитесь к нам.

Записаться на внедрение

Счета на оплату

В Аспро.Cloud можно выставлять счета за несколько кликов, нужно только:

1. Внести реквизиты вашей организации в систему.

2. Настроить печатную форму. Это форма, куда будут подставляться товары, услуги и данные заказчика. В системе уже есть печатные формы по умолчанию.

3. Дополнительно: подключить систему оплаты. Так клиент сможет оплатить счет намного быстрее, а вы сможете отследить его статус в системе.

Как создать счет из сделки:

Подробнее о настройке каждого поля рассказали в документации.

Лайфхак: отправлять счета можно не только на почту. Если у вас настроен модуль «Коммуникации», можно отправить документ в удобный для клиента мессенджер.

Создать счет под требования своей компании тоже можно: добавить нужные поля, загрузить логотип, подпись и печать. Для этого есть конструктор печатных форм. Если нужна помощь с настройкой, наши специалисты готовы помочь на консультации по системе.

Выбрать время

Каталог товаров и услуг

Чтобы быстро создавать счет и рассчитывать итоговую стоимость, добавьте свои товары и услуги в каталог. Так при создании документов будет достаточно выбрать позицию из списка, ее количество и, если нужно, скидку. Аспро.Cloud автоматически посчитает итоговую стоимость.

Для удобства товары и услуги можно создать во время подготовки счета.

Лайфхак: если вам важно контролировать каждый выставленный счет, можно включить их согласование. Менеджер не сможет отправить документ клиенту, пока ответственный сотрудник не согласует счет. Это может делать, например, руководитель отдела.

Контроль счетов

Аспро.Cloud помогает не только создавать, но и отслеживать статусы счетов. При отображении счетов в виде списка можно легко отследить:

• статус счета: на согласовании, согласован, не оплачен, оплачен, просрочен;

• статус отправки;

• акты: сформирован ли по счету закрывающий документ.

Лайфхак: в счетах тоже есть автодействия. Чтобы клиент не забыл о документе, можно настроить повторную его отправку или напоминание менеджеру, если счет не оплачен, например, в течение двух дней.

Акты выполненных работ и УПД

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг.

УПД — это тоже «закрывающий» документ, с его помощью можно подтвердить и выполнение услуг, и передачу товаров.

Как открыть список актов и УПД:

Лайфхак: чаще всего закрывающие документы создаются на основе счета на оплату. Поэтому в Аспро.Cloud можно создать акт или УПД прямо из карточки счета.

Коммерческие предложения

До заключения сделки можно подготовить клиенту коммерческое предложение — документ, где будут указаны предварительные условия сотрудничества. Так же, как и в счет, в КП можно добавить товары, указать скидку и рассчитать стоимость.

Лайфхак: если клиент согласен на ваши условия, коммерческое предложение можно одной кнопкой превратить в счет на оплату.

Шаблоны документов

Менеджеры часто выставляют счета с одними и теми же позициями? Создайте для них шаблон, чтобы работа с документами стала еще быстрее. При необходимости их можно отредактировать перед отправкой или отправлять массово без изменений.

Конструктор документов

Помимо заранее подготовленных типов документов, в Аспро.Cloud можно создавать свои документы: договоры, регламенты, приказы. Для этого в системе есть модуль «Документы».

Лайфхак: если у вас уже есть готовые шаблоны документов, их можно импортировать в систему в формате .docx. Тогда вам останется только настроить переменные.

Вот тут распишитесь

Теперь вы знаете, как устроены документы в Аспро.Cloud. Осталось лишь настроить их в системе и выставить первый счет.