Урок 1: Задачи

В этом материале расскажем о модуле задач и покажем его ключевые возможности.

Статья большая, но полезная. В ней все, что нужно знать о задачах, плюс 5 лайфхаков по работе с ними. Но вы можете найти их сами.

Смотрим под разными углами

В Аспро.Cloud есть 3 вида отображения задач: планирование, канбан и список.

Вкладка «Планирование» пригодится, чтобы контролировать задачи на сегодня и поручения, которые требуют вашего внимания. Все они распределены по папкам, чтобы вы могли быстро:

• найти срочные задачи;

• увидеть задачи, которые требуют вашего контроля;

• отследить задачи, где вы наблюдатель или соисполнитель;

• спланировать свой день.

Задач всегда много, но со вкладкой «Планирование» вы в них не потеряетесь.

Лайфхак: если папок недостаточно, всегда можно создать свой список. Например, разделить задачи по направлению или должностям ответственных. А еще можно создать папку «Изучить позже» и откладывать в нее несрочные дела.

Вкладка «Канбан» поможет взглянуть на рабочий процесс в целом. Такой «вид сверху». Вы видите, на каком этапе находятся задачи, ответственных и дедлайны.

Это удобный формат отображения для работы над задачами: выполнил поручение, передвинул на другой этап и взял следующее.

Лайфхак: на канбан-доске есть фильтры. Можно отобразить только свои задачи, только с высоким приоритетом или те, где вы наблюдатель. Вариантов много. Чтобы быстро переключаться между такими подборками, можно сохранить набор фильтров.

Вкладка «Список» позволит работать с большим объемом задач, фильтровать их по нужным параметрам, а затем экспортировать в формате CSV.

Лайфхак: такую выгрузку можно использовать в отчете для заказчика. Просто фильтруете задачи по проекту и периоду и предоставляете клиенту подробную таблицу

Создание задачи

1. При создании задачи нужно задать ее название и приоритет.

2. Чтобы удостовериться, что работу сделают в полном объеме, добавьте в задачу чеклист.

3. В задаче могут участвовать несколько людей, для этого есть роли «Соисполнитель» и «Наблюдатель». Ответственный может быть только один. По умолчанию постановщик — тот, кто создает задачу.

4. Чтобы задачу выполнили вовремя, не забудьте добавить срок начала и крайний срок.

5. Если хотите убедиться, что поручение выполнено корректно, поставьте галку тут. Тогда задачу нельзя будет закрыть без согласования постановщика.

Лайфхак: если вы волнуетесь, что сотрудник вспомнит про задачу слишком поздно, включите напоминание. На вкладке «Дополнительно» можно выбрать сколько раз, кому и когда придет напоминание о задаче.

Быстрое создание задачи

Не всегда есть время подробно описывать задачу. А иногда это и не нужно. Поэтому в разных форматах отображения мы предусмотрели быстрое создание задач.

А еще ускорить создание задач можно с помощью шаблонов.

Создайте свою первую задачу

Во вводной статье мы показали, как пригласить пользователя в систему. Поставьте ему задачу на заполнение своего профиля, чтобы его было легко найти.

Трекер времени

В Аспро.Cloud есть трекер времени. От отслеживает, сколько потребовалось сотруднику часов и минут на выполнение задачи.

Лайфхак: на основе данных из трекера можно формировать стоимость задачи. Для расчета используется либо фактическое время, либо плановое. Задаете часовую ставку сотрудника — и получаете его зарплату. Система рассчитает все автоматически. А еще можно задать стоимость для заказчика и за пару кликов отправить счет клиенту.

Больше о модуле «Тайм-трекер» можно узнать в документации.

Рабочие процессы

Итак, теперь вы знаете, как создавать и контролировать задачи, и команда почти готова к работе. Осталось только скорректировать рабочий процесс — набор этапов и статусов, через которые проходит задача.

Для начала можно использовать рабочий процесс по умолчанию: он вполне универсален.

А если вы хотите сразу настроить рабочий процесс под себя, мы подготовили статью в базе знаний.

Ставьте задачи со смартфона

Чтобы ставить и принимать задачи в любой ситуации, установите мобильное приложение Аспро.Cloud:

• Google Play

• AppStore

• RuStore

Задача решена

Задача на сегодня выполнена, вы познакомились с первым модулем. Используйте новые знания, чтобы создать прозрачный рабочий процесс и организовать командную работу. В следующем уроке расскажем о модуле проектов.