Связь проектов с финансовыми отчетами

В нашей системе все связано. Это ее преимущество, потому что в одном месте вы видите сразу все данные бизнеса. Но из-за большого количества модулей, можно запутаться в этих связях. Из-за этого легко создать некорректные операции, которые исказят данные. В этой статье разберем связь проектов с финансовыми отчетами.

Сущности: финансы в проектах и финансовые отчеты

Для начала разберемся, какие сущности за что отвечают.

Проекты — модуль, в котором фиксируются все задачи, этапы и расходы, связанные с конкретным направлением работы. Здесь отражаются:

• плановые бюджеты проектов;

• фактические затраты (например, закупки, зарплаты, аренда ресурсов);

• доходы по проекту (например, поступления от клиента или гранта);

• связь с документами — договора, счета, акты.

В Аспро.Cloud к этому добавляются задачи, вехи и этапы проекта.

Финансовые отчеты 一 это сводная картина по всей компании.

Важно понимать: проект — это источник первичных финансовых данных, а отчет — их консолидация. Если в проекте неверно отражен расход или доход, то ошибка автоматически уходит и в общий отчет. Поэтому:

• любые операции внутри проекта сразу влияют на отчеты;

• отчеты нельзя редактировать напрямую — они всегда формируются из данных системы;

• корректность отчетов зависит от правильного ведения проектов.

Взаимосвязи

Теперь давайте разберемся, как именно данные из проектов попадают в отчеты.

Плановые платежи и расходы

В проекте вы можете указать плановые операции по нему. Это могут быть расходы на закупку материалов, выплаты подрядчикам, авансовые поступления от клиентов и другие операции. Плановые операции помогают заранее видеть картину: прогнозировать движение денег, сравнивать план с фактом и предотвращать кассовые разрывы.

За планирование в системе отвечают модули Бюджетирование и Платежный календарь. Как только вы добавите плановые поступления/расходы в проект, они отобразятся в Платежном календаре. Так вы сможете смотреть, когда какие выплаты планируются и не накладываются ли они на один день с другими расходами.

Если вы хотите, чтобы плановые операции поступали не только в Платежный календарь, но и в модуль Бюджетирование, то нужно указать такую настройку в редактировании проекта.

Связь плановых операций проекта с бюджетом >>

Главное не задублировать информацию! Если бюджеты уже составлены с учетом проектов, повторно вносить плановые операции в бюджет не нужно. Если же бюджета нет, вы можете вести планирование только через проекты.

Фактические операции и отчеты

Помимо плановых операций, в проекте фиксируются фактические расходы и поступления. 

Они формируются из:

• проведенных платежей;

• загруженных банковских выписок;

• ручных проводок (например, если операция прошла мимо банка).

Каждая фактическая операция, привязанная к проекту, попадает:

• в Платежный календарь — чтобы видеть движение денег по датам;

• в управленческие отчеты — чтобы учитывать реальные доходы и расходы;

• в аналитику по проектам — чтобы сравнивать план с фактом.

Можно представить это так: отчеты ДДС и ПиУ — это большой пирог. Каждый проект — это кусочек этого пирога. Все фактические доходы и расходы проекта автоматически становятся частью сводных отчетов компании. Если в каком-то проекте данные внесены некорректно, искажается не только кусочек, но и весь пирог.

Ключевые моменты, чтобы не запутаться

• плановые операции не заменяют фактические — они лишь прогноз;

• если план не совпал с фактом, это не ошибка системы, а сигнал к анализу;

• данные в отчетах всегда подтягиваются автоматически, поэтому ручное исправление цифр в самих отчетах невозможно — нужно корректировать операции в проекте или настройках бюджета.