Создание документа

Если у вас настроены печатные формы, документ создать легко. Достаточно будет перейти в модуль, откуда вы хотите создать документ с привязкой к нужным объектам, а также выбрать тип и печатную форму.

Из модуля «Документы»

В меню модуля «Документы» (1) перейдите в одноименный раздел (2).

Раздел разбит на вкладки в зависимости от созданных типов документов. Обратите внимание, что типы документов, которые создаются в модуле «Финансы», здесь отсутствуют.

Для создания документа нажмите кнопку «Документ» (1), затем через выпадающий список выберите нужный тип документа (2) и печатную форму (3).

Документ также можно создать, перейдя во вкладку с конкретным типом документа. Если документы этого типа еще не создавались, система предложит вам это сделать через отдельную кнопку.

Важно: документ не получится создать, если для выбранного типа документов нет опубликованных печатных форм.

Заполнение документа

Документ будет создан на основе шаблона. Далее вам потребуется добавить в документ:

• дату (1);

• ответственного (2);

• вашу организацию, от лица которой создается документ (3);

• счет организации, в рамках которого осуществляются расчеты по документу (4) — если это документ коммерческого характера;

• контрагента (5) — например, клиента;

• подписанта (6) — как правило, один из контактов контрагента;

• сделку и/или проект (7), в рамках которых составлен документ.

• другие поля, которые предусмотрены типом документа.

После заполнения этих полей, часть данных подтянется в документ на место указанных переменных.

В документ подтянулись данные о дате, контрагенте и контакте, нашей организации, пользователе, услуге и сумме сделки.

Важно: изменения в документе сохраняются автоматически.

Готовый документ можно будет скачать, распечатать или отправить контрагенту или другому пользователю одним из нескольких предусмотренных способов.

Найти документ можно будет в списке в разделе «Документы».

Создание документа из других сущностей

Документ можно создать разными способами — в зависимости от того, к какой сущности вы хотите его привязать.

Чтобы у вас была возможность создать документ из другого элемента системы, должны выполняться несколько условий:

• в типе документа должно быть поле типа «Связь» с нужным типом элемента (например, со сделками или проектами);

• у типа документов должны быть опубликованы печатные формы;

• уровень прав к модулю «Документы» у пользователя, который будет создавать документы — «Сотрудник» или «Администратор».

Из сделки

Документ можно создать в рамках сделки на любом ее этапе. Например, можно быстро составить договор с клиентом.

Перейдите в модуль «CRM» и откройте нужную сделку. Нажмите кнопку «Документ» (1), затем через выпадающий список выберите нужный тип документа (2) и печатную форму (3).

Документ будет сразу же создан — данные из сделки уже подтянутся на места переменных. Вам останется лишь указать пользователя.

В истории сделки также появится отметка о создании документа со ссылкой на него.

Из карточки контрагента

Документы можно создавать и напрямую с контрагентом — например, если он не является вашим клиентом, либо ваши отношения с ним не ограничиваются одной сделкой или проектом.

Перейдите в модуль «CRM» и откройте список контрагентов.

Найдите карточку нужного контрагента

Нажмите кнопку «Документ» (1), затем через выпадающий список выберите нужный тип документа (2) и печатную форму (3).

Документ также будет создан автоматически из формы. Укажите пользователя (1), а также другие данные при необходимости (2) — сделку, проект и т. п. — в зависимости от типа документа.

В истории взаимодействия с контрагентом также появится отметка о создании документа со ссылкой на него.

Из проекта

Документы можно удобно создавать из проектов. Так вы сможете, например, быстро создавать договоры или закрывающие документы.

Перейдите в модуль «Проекты» и откройте нужный проект. Нажмите кнопку «Документ» (1), затем через выпадающий список выберите нужный тип документа (2) и печатную форму (3).

Документ будет создан автоматически. Укажите в нем дату (1) и поля, которые предусмотрены типом документа (2), если от их заполнения зависят переменные в форме.

В истории проекта также появится отметка о создании документа со ссылкой на него.

Кроме того, вы сможете найти документ во вкладке «Документы» проекта — в подразделе с нужным типом документа.