Создание типа документа

Если вы часто работаете с каким-то видом документов — приказами, заявлениями, ходатайствами, счет-фактурой, — создайте для них свои отдельные типы в системе.

В модуле «Документы», в разделе «Печатные формы» нажмите кнопку «Создать тип документа».

Тип документа будет создан сразу после нажатия на кнопку — найти его можно будет внизу страницы (1). Справа появится меню редактирования (2).

Прежде всего, укажите название типа документа (1). Затем во вкладке «Настройки» (2) нужно настроить поля, которые будут использоваться в документах этого типа.

Поля документа

Поля используют динамические значения — переменные, на место которых при создании документов будут подтягиваться значения.

По умолчанию в новом типе документа уже предусмотрено несколько полей. У каждого поля есть:

• ID (1) — номер переменной в системе;

• название поля (2) — указывается вместе с кодом;

• тип (3) — какие данные задействуются в этом поле;

• чекбоксы настроек полей:

  • «Активность» (4) — отвечает за возможность использования поля в документах;

  • «В списке» (5) — отвечает за вывод поля в списке документов;

  • «Фильтр» (6) — отвечает за возможность фильтровать документы по значениям в этом поле.

К примеру, вы можете настроить вывод номеров документов в списке, но отключить фильтрацию по ним.

Добавление поля

Для добавления новых полей нажмите кнопку «Добавить поле».

Появится окно добавления поля, укажите в нем:

• название (1), которое будет у поля;

• и его тип (2) — какие данные оно будет содержать.

После сохранения откроется вкладка редактора поля. В нем вы сможете:

• изменить название поля (1);

• проставить чекбоксы настроек поля:

• активность (2);

• отображение в списке (3);

• возможность фильтрации по значению (4);

• отображение в мобильной версии (5);

• обязательность заполнения (6).

Важно: Алиас — альтернативное название поля. Оно может использоваться в качестве собственной переменной или передаваться в рамках интеграции с другими сервисами. Подробнее об использовании алиасов в интеграциях читайте в документации по API.

• Подсказка к полю (7) — выводит текст-подсказку при заполнении.

Важно: в зависимости от типа поля, в редакторе поля могут быть и другие настройки. Например:

• при добавлении поля типа «Связь с другим элементом» потребуется указать тип этих элементов — сделки, проекты, задачи, контрагенты и т. п.

• в полях типов «Выпадающий список» и «Множественный список» — заполните непосредственно элементы списка, которые можно будут выбрать при создании документа.

После сохранения новое поле появится в списке настроек типа документа.

Редактирование и удаление поля

Чтобы отредактировать поле в типе документов, просто нажмите на нужное поле в списке.

Важно: изменить тип поля после его создания нельзя. Если вам нужно поле другого типа, создайте новое.

Для удаления лишних полей:

• поставьте галку в одном или нескольких чекбоксах (1) слева от полей в списке;

• нажмите кнопку «Удалить» (2), которая появилась сверху.

Почтовые шаблоны

Если документы создаваемого типа предназначены для отправки клиентам (или иным лицам) по Email, вы можете настроить для них шаблон письма. Для этого:

• перейдите во вкладку «Почтовые шаблоны» (1);

• укажите тему письма (2);

• отредактируйте тело письма (3);

• при необходимости добавьте в письмо переменные (4).

По умолчанию в шаблоне уже будет доступна кнопка просмотра документа.

Важно: почтовый шаблон имеет смысл заполнять, если в тип документа вы добавили поле типа «Контакт». Оно позволит вам указывать в документе контакт лица, которому можно отправить документ по почте.

Шаблоны для мессенджеров

Шаблон для мессенджера представляет собой текст сообщения, которое можно будет скопировать и отправить клиенту в любом мессенджере или чате. Для редактирования:

• перейдите во вкладку «Шаблоны для мессенджеров» (1);

• отредактируйте текст сообщения (2);

• при необходимости добавьте в текст переменные (3).

Тип документа создан и настроен. Теперь можно переходить к созданию шаблонов на его основе.