Импорт контактов

Для импорта контактов откройте меню модуля «CRM» (1) и перейдите в раздел «Контакты» (2).

Через контекстное меню (1) выберите импорт из CSV-файла (2).

Шаг №1 — Параметры импорта

• Загрузите файл с вашими контактами (1)

• Выберите кодировку файла (2). Рекомендуем оставить опцию «Определять автоматически».

• Выберите разделитель полей в вашем файле (3). Чаще всего это запятая, реже — точка с запятой.

• Если первая строка в вашем файле содержит названия полей — отметьте соответствующий чекбокс в параметрах (4).

• Выберите ответственного по умолчанию для ваших контактов (5) (либо оставьте вариант «Не указан»).

• Для корректного поиска ответственного укажите формат имени (6), который используется в вашем файле.

Для подготовки файла вы также можете воспользоваться примером (7), который можно скачать на этой же странице.

После загрузки файла вы сможете перейти к следующему шагу.

Шаг №2 — Соответствие полей

Если ваш файл был корректно распознан системой, вы увидите таблицу соответствия. Каждая колонка в ней соответствует колонке из вашего файла.

Если какое-либо из полей было распознано некорректно, выберите соответствующее поле через селектор (1). Для просмотра всех полей используйте горизонтальный скролл (2).

Шаг №3 — Настройки контроля дубликатов

Если какие-либо контакты из вашего файла уже есть в Аспро.Cloud, система автоматически найдет их при точном совпадении и обработает в соответствии с выбранным сценарием:

• Разрешить — все данные будут импортированы без учета дубликатов.

• Заменять — все поля будут заменены новыми значениями.

• Объединять — все пустые поля будут заменены новыми значениями.

• Пропускать — дубли данных будут пропущены.

При выборе вариантов «Заменять», «Объединять» и «Пропускать» система предложит вам выбрать поля для поиска дубликатов. К примеру, система будет заменять, объединять или пропускать дубликаты при совпадении ФИО, email и/или телефона.

Выберите необходимые опции и переходите непосредственно к импорту.

Шаг №4 — Импорт

Перенос начнется автоматически. 

По окончании импорта вы увидите сообщение об успехе операции.

При нажатии на кнопку «Контакты» откроется отфильтрованный список сущностей.

Если в вашем файле было большое количество контактов, операция займет некоторое время. Импорт будет произведен в фоновом режиме — страницу можно будет закрыть, а по завершении вы получите уведомление.

При обнаружении ошибок в файле во время переноса, на странице импорта появится соответствующая информация с указанием строки.

Импорт контактов с привязкой к компаниям

Если вы загружаете контакты вместе с компаниями, эти две сущности можно будет связать между собой несколькими способами:

• загрузить контакты и связать их с нужными компаниями вручную;

• установить соответствие полей контактов с полями компании на шаге №2.

Каждая строка таблицы соответствует одному контакту — привязать строку можно только к одной компании.

Поиск существующих компаний в системе производится по полям со следующим уровнем приоритетности:

• ИНН;

• КПП;

• ОГРН;

• полное юридическое наименование;

• телефон;

• email компании.

Важно: Для привязки компании будет достаточно любого совпадения. Приоритетность сработает в случае, если в одном контакте указаны данные разных компаний.

Пример: в базе нашлось 2 контрагента: у одного совпадает ИНН, у другого email — к контакту привяжется компания с совпадением по ИНН.

Чтобы привязать контакт сразу к нескольким компаниям, достаточно будет в исходном файле продублировать один контакт с указанием полей разных компаний. В таком случае контакт в системе будет привязан ко всем заявленным компаниям.

Если по указанным реквизитам компания не была найдена, система создаст ее автоматически и привяжет к контакту.