Создание и редактирование задачи

Задачи — это конкретные задания, направленные на получение определенного результата. Основная единица модуля «Задачи».

В задачах можно закладывать любую вводную — от простых напоминаний до комплексных поручений и небольших проектов.

Где создаются задачи?

Чтобы создать задачу и отправить ее в работу, вам нужно сформулировать задание, назначить ответственного, установить приоритетность и крайний срок. Когда задача будет выполнена, вы получите соответствующее уведомление.

Задачи создаются через специальную форму. Открыть ее можно несколькими способами.

Способ 1: из любого места в системе.

Нажмите на иконку в виде «плюса» рядом с логотипом вверху экрана(1). В появившемся контекстном меню выберите пункт «Создать задачу» (2).

Способ 2: в модуле «Задачи».

Независимо от вида отображения, в модуле «Задачи» вам всегда доступна кнопка «Создать».

Кнопка вызывает расширенную форму созданию задачи.

Стрелка рядом с кнопкой позволяет выбрать шаблон и создать задачу по нему.

Способ 3: через форму быстрого создания на канбане.

В «Задачах» откройте раздел «Канбан» (1), наведите курсор на этап «Сделать» и нажмите на появившуюся кнопку (2).

Появится форма быстрого создания задачи. Для создания задачи через нее достаточно будет ввести название (1) и указать ответственного (2).

Этот способ подходит для быстрого создания большого количества задач. Например, во время мозгового штурма. Обратите внимание, что никакой другой информации в таких задачах не будет — скорее всего, вам потребуется к ним вернуться и проставить содержимое полей.

Создание задачи

Чтобы у исполнителя было меньше вопросов к постановщику задачи, ее следует максимально конкретизировать.

Рассмотрим, какие поля вы можете заполнить при создании задачи через расширенную форму.

1. Шаблоны задач — если у вас есть готовые шаблоны, вы сможете выбрать их через выпадающий список. Поля задачи будут заполнены в соответствии с выбранным шаблоном.

2. Название задачи — по нему вы будете ее идентифицировать в списках и на канбане.

3. Приоритет — уровень приоритетности задачи. Задача может иметь высокий, средний или низкий уровень. Задается через выпадающий список.

4. Панель форматирования описания задач — через нее текст описания можно выравнивать, выделять жирным или курсивом, а также добавлять текст в виде кода, создавать списки, добавлять изображения, форматировать ссылки.

5. Поле описания — здесь вы непосредственно расписываете суть задачи и/или прикрепляете изображения.

6. Кнопка создания чеклистов — по нажатию на нее вы можете создавать подпункты задачи.

В процессе выполнения задачи вы сможете удалять пункты или дополнять чеклист новыми, а также отмечать выполненные пункты кликом по их чекбоксам.

7. Поле прикрепления файлов — доступно для документов любого формата. Файлы можно загружать с компьютера (1) или через интеграцию с Google Drive (2).

8. Поле выбора ответственного — то есть, роли исполнителя задачи. Он выбирается из выпадающего списка пользователей, у которых есть доступ к модулю (с уровнем прав Сотрудника или Администратора).

Вы также можете указать нескольких исполнителей. В этом случае система создаст копии этой задачи для каждого из указанных ответственных.

9. Поля выбора других ролей — постановщика (если вы хотите передать контроль над задачей другому пользователю), соисполнителей и наблюдателей.

10. Дата начала и Крайний срок — поля для контроля сроков. В них вы можете указать временные промежутки выполнения задачи. К заполнению не обязательны.

По нажатию открывают календарь, в котором вы сможете выбрать нужную дату и время.

11. Чекбокс «Исполнитель может менять крайний срок задачи» — опция, при активации которой ответственный по задаче сможет самостоятельно изменять значение поля «Крайний срок». По умолчанию отключено.

12. Рабочий процесс — выбор рабочего процесса, который будет использоваться для этой задачи. Проще говоря, список этапов, через которые задача будет проходить.

13. Чекбокс «Отправить постановщику на контроль после выполнения» — опция доступна, если в выбранном рабочем процессе есть этап со статусом «Контроль».

14. Панель создания подзадач — преобразуют стандартную задачу в родительскую с подзадачами.

Пункты «Новая подзадача» и «Добавить подзадачу из существующих» открывают новую форму создания задачи — в ней вы сможете создать подзадачи или превратить в них уже существующие.

Как только вы посчитаете, что указали всю необходимую информацию, не забудьте сохранить задачу (1). Либо нажмите «Сохранить и создать еще» (2), чтобы приступить к созданию следующей задачи.

Созданная задача сразу же появится в виде карточки.

Редактирование задачи

В некоторых случаях может потребоваться изменить ответственного в задаче, добавить наблюдателей или соисполнителей, дополнить описание или поправить сроки в уже созданной задаче. Для этого нужно открыть форму редактирования.

Редактирование задачи производится через ту же форму, что и создание задачи. Просто добавьте нужную информацию в пустые поля или измените содержимое уже заполненных полей.

Далее рассмотрим, как открыть форму редактирования в разных видах представления задач.

На экране «Планирование»

В выбранной папке найдите задачу, которую хотите отредактировать. Наведите на нее курсор и откройте контекстное меню по соответствующей кнопке (1). Выберите в меню пункт «Редактировать» (2).

На канбан-доске

Наведите курсор на задачу, которую хотите отредактировать, и откройте по кнопке контекстное меню. 

В меню также выберите также пункт «Редактировать».

В списке

Поставьте галку в чекбоксе задачи, которую хотите отредактировать (1). Затем нажмите кнопку «Редактировать» в нижней части экрана (2).

Мультиредактирование

В списке можно отредактировать сразу несколько задач. Для этого проставьте галки на всех задачах (1), в которых хотите что-либо изменить. И нажмите кнопку «Редактировать» (2). В этом случае у вас откроется меню мультиредактирования (3).

Поля задач в этом меню представлены в виде выпадающих списков. Значение каждого поля вы можете оставить неизменным, заменить на новое или очистить.

При замене система предложит вам выбрать новое значение, которое будет указано во всех выбранных задачах.

Затем сохраняем изменения — после этого новые значения применятся ко всем выбранным задачам.