Акты сверки

Акт сверки — документ, который помогает согласовать данные между контрагентами. Он используется для проверки взаимных расчетов, а также согласования остатков по задолженностям или других финансовых данных.

Контрагент может запросить акт сверки в любой момент — перед внесением оплаты, при подписании договора или составлении квартальной отчетности.

Как правило, на составление акта сверки уходит много времени, но модуль «Финансы» позволит вам ускорить процесс. Система поможет сформировать акт за несколько минут — для этого она автоматически подтянет нужные данные и создаст документ за указанный период.

Важно: для работы с актами сверки на вашем портале должен быть установлен модуль «Документы».

Где находятся акты сверки?

Технически акты сверки представляют собой часть модуля «Акты». Чтобы использовать акты сверки в системе, перейдите к настройкам модуля «Акты» и поставьте галку в чекбоксе «Использовать акты сверки».

После этого в модуле «Финансы» (1) появится раздел «Акты сверки» (2).

В разделе находится список всех созданных актов сверки.

Настройка формы акта сверки

Чтобы создать акт сверки, вам потребуется печатная форма для него. Создать и/или настроить ее можно в настройках модуля «Акты»:

• откройте вкладку «Печатные формы» (1);

• перейдите в подраздел «Печатные формы (акты сверки)» (2);

• для создания нового шаблона акта, нажмите кнопку «Добавить» (3).

В открывшейся форме:

• укажите название шаблона (1);

• при желании заполните описание для шаблона (2);

• укажите организацию, которая сможет использовать шаблон (3);

• при необходимости — активируйте возможность использовать шаблон в автодействиях (4);

• добавьте изображение печати (5) — если оно будет отличаться от загруженной печати в настройках организации.

Затем задайте настройки отображения шаблона:

• укажите заголовок акта (1);

• добавьте текстовую подпись над позициями акта сверки (2).

В этих текстовых полях вы можете использовать переменные.

Наконец — заполните данные исполнителя (1). При желании добавьте изображение подписи руководителя (2), которое будет подгружаться в документ.

Сохраните изменения. Созданный шаблон теперь можно будет использовать в актах сверки.

Создание акта сверки

Приступить к созданию акта сверки можно двумя способами:

Способ 1: в разделе «Акты сверки»

Просто нажмите кнопку «Создать» над списком актов сверки:

Способ 2: через боковое меню

Через боковое меню откройте модуль «Финансы» (1) и нажмите на иконку в виде плюс рядом с «Актами сверки» (2).

Подготовка акта сверки

Создание акта сверки: весь процесс в несколько кликов

Перед вам откроется форма создания акта сверки.

Этап 1: параметры

Для начала достаточно будет указать параметры платежных документов, по которым будет проводиться сверка:

• исполнителя (1) — одну из ваших организаций, от лица которой вы создаете акт;

• заказчика (2) — контрагента, запросившего акт сверки;

• начало и конец периода (3), по которому проводится сверка.

Опционально вы также можете изменить:

• дату создания акта (1) — по умолчанию ставится сегодняшний день;

• статус документа (2):

  • при создании достаточно будет оставить статус «Создан», в дальнейшем вы сможете изменить его на «Подписан»;

• печатную форму (3) — в случае, если для выбранной организации у вас создано несколько форм акта сверки;

• договор (4), в рамках платежей по которому создается акт;

• валюту платежей (5).

Этап 2: проверка данных заказчика и исполнителя

При указании контрагента в форме появится привязанный к нему контакт (1). Вы также сможете добавить (2) другие контакты, которым вы захотите отправить акт сверки.

Данные исполнителя (1) и заказчика (2) подгрузятся автоматически из организации и карточки контрагента соответственно. Эти поля отвечают за визирование документа, при необходимости вы можете их отредактировать.

Этап 3: формирование документа

По готовности нажмите кнопку «Сформировать» (1) — система самостоятельно найдет и подгрузит платежные документы по указанным реквизитам. Список платежей отобразится таблицей ниже (2).

Затем выберите, по данным какой стороны вы проводите сверку — своей организации или контрагента. Для этого нажмите на соответствующий переключатель. Список платежных документов не изменится, но в нем поменяются местами дебет и кредит. Используйте этот переключатель в зависимости от случаев, когда вы являетесь дебитором или кредитором.

При наведении на платежный документ вы сможете отредактировать его представление (1) или удалить его из списка (2).

Если вы удалили из списка не тот платежный документ, его можно будет добавить обратно. Для этого нажмите кнопку «Добавить» (1) и укажите, из какого раздела вы хотите подгрузить документ — из платежей в разделе «Деньги» (2) или из актов (3).

Затем выберите позицию из открывшейся вкладки и нажмите кнопку «Добавить».

После сохранения всех данных готовый акт сверки появится в списке.

Далее вы сможете открыть акт сверки и ознакомиться с получившимся документом. Здесь же вы также сможете:

• изменить статус документа (1);

• отправить акт сверки по почте ранее указанным контактам (2);

• отметить акт как отправленный (3).

Через контекстное меню (1) в правом верхнем углу вы также сможете:

• скачать документ в PDF (2);

• распечатать акт (3);

• отредактировать его (4);

• удалить (5).