Настройка статей учета

Учет движения денежных средств по статьям позволит вам получить детальный финансовый отчет, а также анализировать структуру доходов и расходов, понимать их эффективность.

В системе вы можете вести учет денежных потоков на двух уровнях: 

• в разрезе трех видов деятельности организации; 

• по статьям учета поступлений и расходов. 

Чем точнее вы ведете учет денежных потоков, тем более четкую картину финансового состояния компании вы получаете.

Рассмотрим пример: продажи вашего товара растут. При виде такой динамики вы решаете взять деньги в долг на дальнейшее развитие бизнеса. 

Полученные деньги тратятся на новый персонал и рекламу. В результате вы получаете положительный эффект, продажи продолжают расти. Казалось бы, все в порядке, бизнес развивается. Но на деле прибыль от продаж не покрывает всех текущих расходов — погасить долг нечем.

Во избежание подобных ситуаций следует вести учет средств в разрезе отдельных статей учета.

Виды деятельности

Виды деятельности едины для всех компаний. Они описывают финансовую деятельность компании на глобальном уровне.

Для каждого из видов деятельности настраиваются произвольные статьи учета поступлений и расходов. С развитием бизнеса добавляются новые статьи и увеличивается их детализация.

Группировка денежных потоков организации по разным видам деятельности упрощает анализ финансового состояния бизнеса, а также позволяет увидеть реальную картину вашего финансового положения.

Всего существует 3 вида деятельности. В системе они фиксированы, изменить и перенастроить их нельзя.

Операционная

К операционной деятельности относятся все текущие доходы и расходы, связанные с непосредственной деятельностью компании и процессами внутри нее. Иными словами, это доходы и расходы, от которых зависит существование предприятия и его работа.

К операционной деятельности можно отнести следующие статьи учета:

• поступления от реализации товаров и услуг;

• фонд оплаты труда;

• платежи поставщикам;

• обязательства по договорам;

• расходы на аренду офиса;

• налоговые отчисления;

• затраты на содержание офиса (ремонт офиса, оплата коммунальных услуг).

Инвестиционная

К инвестиционной деятельности относится операции по покупке и продаже долгосрочных активов. Кроме того, к инвестиционным операциям также относятся вложения в другие компании и продажа ранее приобретенных активов, включая ценные бумаги и недвижимость.

В рамках инвестиционной деятельности можно выделить следующие статей учета:

• покупка и продажа средств ведения деятельности (офисная мебель и техника, служебный транспорт);

• доходы от сдачи объектов в аренду;

• получение дивидендов от владения ценными бумагами других компаний;

• нематериальные активы (покупка лицензий на ПО, патентов, продажа франшизы);

• затраты на обучение и повышение квалификации сотрудников.

Финансовая деятельность

Финансовая деятельность включает в себя операции по привлечению и использованию денежных средств, необходимых для ведения бизнеса. Сюда относятся как действия с заемными средствами, так и операции с собственными ценными бумагами компании.

К финансовой деятельности можно отнести следующие статьи учета:

• получение ссуд и кредитов от банков;

• займы от других кредиторов;

• выплата процентов по кредитам и займам;

• получение субсидий от государства;

• эмиссия акций компании;

• выплата дивидендов акционерам;

• прочие расходы на привлечение капитала.

Статьи учета

Статьи учета — конкретные финансовые категории для учета. Распределение денег по разным статьям учета позволяет точнее отслеживать финансовое состояние компании.

К статьям учета принято относить:

• доходы;

• расходы;

• активы;

• обязательства;

• капитал.

Статьи учета в системе настраиваются применительно к доходам и расходам.

Создание и редактирование статей учета

Откройте настройки системы. Затем в блоке «Финансы» перейдите во вкладку «Статьи учета».

Здесь вы сможете создавать новые и редактировать уже существующие статьи учета.

Статья разбиты по поступлениям и расходам. Для создания новых статей нажмите на кнопку с плюсом в группе.

В открывшейся форме:

• укажите название статьи учета (1);

• добавьте описание (2);

• при желании выберите иной тип статьи учета — поступление или расход (3).

Здесь же укажите связанные финансовые категории:

• вид деятельности (1) — операционная, инвестиционная или финансовая;

• тип (2) — что представляет из себя статья учета; для поступлений и расходов содержание поля различается;

• родительскую категорию (3) — выбирается в случае, если вы создаете статью учета внутри другой статьи учета.

После сохранения изменений статья появится в списке в выбранной группе.

Чтобы отредактировать статью учета, кликните по названию в общем списке — справа откроется форма редактирования, в которой вы сможете изменить значения.

При наведении курсора на статью учета появятся иконки, с помощью которых вы сможете:

• изменить порядок статьи в списке (1);

• удалить статью учета (2).

Важно: удалять можно лишь статьи, по которым не было транзакций. При наличии транзакций поменяйте в них статью учета — после этого вы сможете удалить ее.

Вы также можете запретить создание транзакций по по конкретным статьям учета. Для этого при редактировании статьи учета уберите галку из чекбокса «Активность». 

Обратите внимание на статьи учета, которые нельзя отредактировать или удалить. Это системные статьи учета, которые создаются системой по умолчанию. Опознать их можно в списке по иконку в виде замка.