Настройки модуля «Финансы»

Прежде чем начать работу с финансами, ознакомьтесь с настройками модуля. Они позволяют активировать некоторые возможности, а также адаптировать модуль под ваш стиль работы.

Где находятся настройки модуля?

Открыть настройки «Финансов» можно несколькими способами из разных мест в системе.

Способ 1: через настройки портала.

Этот способ доступен администраторам всего портала.

Нажмите на аватар в в правом верхнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт «Настройки портала».

Перейдите в «Настройки системы» → «Финансы» → «Основные настройки».

Способ 2: через боковое меню.

Этот способ доступен пользователям администраторам модуля «Финансы».

Наведите курсор на модуль «Финансы» в боковом меню и через появившуюся слева вкладку перейдите в «Настройки».

Способ 3: в самом модуле «Финансы».

Пользователям с правами уровня «Администратор» к модулю «Финансы» на любом экране модуля доступна иконка в виде шестерни. По нажатию на нее открываются настройки модуля.

Что можно настроить в «Финансах»?

В основных настройках модуля вы найдете опции, которые влияют на пользовательский опыт. Часть из них активирована по умолчанию.

Проставьте или уберите галки из нужных чекбоксов и не забудьте сохранить изменения. В основных настройках доступны следующие опции:

Расширенные возможности сотрудников

Блок опций, которые открывают дополнительные возможности для пользователей с уровнем доступа «Сотрудник». По умолчанию эти возможности у них отключены.

• Сотрудники могут просматривать все счета — если отключено, пользователям доступны только свои счета.

• Сотрудники могут менять ответственного в счете — если активировано, у сотрудника появляется возможность изменить ответственного в доступном счете. Например, переназначить счет на другого ответственного.

• Сотрудники могут проводить ручную оплату по счету — если отключено, оплатить счет вручную могут только администраторы модуля.

• Сотрудники могут просматривать все коммерческие предложения — аналогично, как и со счетами. Сотрудникам станут доступны любые предложения, помимо тех, в которых они указаны ответственными.

• Разрешить сотрудникам создавать регулярные счета — разблокирует для сотрудников возможность создавать регулярные счета.

Согласование счетов

Включение этого функционала блокирует возможность отправлять счета без согласования.

При активации вам также потребуется указать пользователя, который будет ответственным за согласование. При выставлении счета он получит уведомление и сможет принять или отклонить документ. При необходимости ответственный может внести правки в счет.

Запрет редактирования согласованных, оплаченных и отправленных счетов

Если функция активирована, пользователи не смогут внести изменения в счета, которые были уже согласованы, отправлены или оплачены. В случае, если вам потребуется изменить, например, сумму к оплате, придется создать новый счет.

Подбор товаров и услуг только из каталога

Активация этого пункта блокирует возможность прописать любой товар в предложении, акте или счете. Товары и услуги можно будет добавлять только из каталога.

Отмечать флаг «Создать поступление на расчетный счет» по умолчанию

Опция позволяет по умолчанию создавать фактическое поступление в разделе «Деньги» при проведении оплаты по счету.

Если опция не активна, то вам потребуется проставить галку в чекбоксе «Создать поступление на расчетный счет» вручную.

Отправлять клиенту email с благодарностью при оплате счета

Активируйте эту опция и при каждой оплате выставленного счета система будет отправлять письмо с благодарностью. Письма будут уходить по контактам контрагентов в счетах со статусом «Оплачен».

Письмо можно настроить в настройках организации.

Запреты редактирования коммерческих предложений

Функции блокируют возможность редактирования коммерческих предложений на разных стадиях, когда они уже дошли до конечного клиента.

• Запретить редактирование отправленных коммерческих предложений — предложение нельзя будет изменить, если оно было отправлено.

• Запретить редактирование предложения после конвертации в счет — предложение нельзя будет изменить, если из него был создан счет.

В случае активации одной или обеих опций, для изменения предложения вам потребуется составить новый документ.

Ручная установка нумерации документов

Следующие опции активируют возможность нумеровать документы вручную:

• для счетов;

• для коммерческих предложений.

Установить номер можно будет при создании соответствующего документа.

Скрыть подпись внизу страницы счета, акта и предложения

В случае активации надпись «Сформировано» будет скрыта на детальной странице счета, акта и предложения.

Использовать регулярные счета

Активация этой настройки позволяет создавать и использовать регулярные счета.

Регулярные счета автоматически отправляются указанному клиенту с заданном периодичностью. Использовать их можно, например, для оплаты работ по проекту.

По умолчанию возможность создания регулярных счетов доступна только для администраторов модуля, но при желании вы можете открыть эту возможность и для сотрудников.

Отображение баланса индивидуальных счетов в разделе «Деньги»

При активации этой настройки в разделе «Деньги» будет отображаться баланс всех индивидуальных счетов. Без этой настройки отображаться будут только счета организации.

Уведомление о нераспределенных платежах

В этой настройке вы просто указываете одного или нескольких пользователей, которые будут получать уведомления о наличии нераспределенных платежей.

Важно: указывайте администраторов модуля «Финансы», чтобы они могли максимально оперативно внести изменения в платежи.

Разделение учета ДДС и ПиУ

При активации настройки Все фактические поступления/расходы по умолчанию будут проводится в статусе ДДС. Однако акты, переведенные в статус «Подписан», будут создавать операцию в отчете ПиУ.

Настройки максимальных отклонений при автоматическом сопоставлении план/факта

В этих пунктах вы можете установить максимальное отклонение для автоматического сопоставления плановой и фактической оплаты.

Укажите максимально возможное значение даты в днях и размера сумм платежей в процентах — система будет автоматически сопоставлять фактические и плановые платежи с отклонениями в пределах указанных значений.