

search



Центр поддержки Аспро.Cloud


  • Общее
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Регистрация в системе
      • Как заполнить личный профиль?
      • Как под одной учетной записью использовать несколько аккаунтов?
      • Не могу войти в систему
      • Не могу войти в мобильное приложение
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройки портала
      • Как назначить администратора аккаунта?
      • Как добавить пользователя?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как задать права доступа сотрудникам?
        • Роли (уровни доступа)
        • Группы пользователей
      • Как удалить пользователя?
      • Как изменить личный e-mail в системе?
      • Как отключить неиспользуемые модули и приложения?
      • Настройка представления списка
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как настроить собственное доменное имя для портала
        • Как изменить email-адрес системных писем на собственный?
      • Теги
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Уведомления
      • Фильтрация и группировка уведомлений
      • Настройка уведомлений
      • Уведомления по электронной почте
      • Push-уведомления в браузере
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Комментарии
      • Упоминания
      • Призвать к ответу
    • Как массово удалять объекты системы
    • Работа с фильтрами
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Импорт данных из CSV
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
      • Импорт товаров и услуг
      • Импорт задач
      • Импорт сделок
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Импорт поступлений и расходов
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
    • Экспорт данных в CSV и XLS
    • Отображение вкладок по умолчанию
    • Корзина
    • Управление хранилищем
    • Дашборды и рабочий стол
    • Вебхуки
    • Настройка внешнего вида для пользователя
  • CRM
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Сделки
      • Настройка воронки продаж
      • Настройка причин отказа и источников сделки
      • Как создать сделку
      • Как работать с карточкой сделки
      • Как создать событие по сделке
      • Настройка уведомлений по сделкам
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Автоматическое создание сделок
        • Создание сделки из веб-формы
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
      • Импорт сделок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Контрагенты
      • Настройка категорий и сфер деятельности
      • Как создать компанию или контакт?
      • Как работать с карточкой контрагента?
      • Контроль дубликатов
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия в сделках и задачах
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Условия
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
  • Задачи
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Настройки модуля «Задачи»
    • Настройка рабочего процесса для задач
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как создать задачу?
      • Как связать задачу с разными объектами системы?
      • Что произойдет после создания задачи?
      • Как создать подзадачи?
      • Как поручить задачу?
      • Что означают роли в задачах?
      • Как учитывать время по задачам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Что означают папки в разделе «Задачи»?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Зачем и как создавать списки задач?
        • Как сортировать задачи по спискам?
      • Как структурировать список задач?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия в сделках и задачах
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Условия
    • Где смотреть задачи, которые мне нужно выполнить?
    • Как принять задачу или вернуть на доработку?
    • Шаблоны задач
    • Регулярные задачи
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Где посмотреть рабочее время сотрудников?
      • Как мониторить качество работы с помощью отчета «Общие показатели»?
      • Показатели по сотруднику
      • Как контролировать плановое и фактическое время с помощью отчетов?
  • Проекты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Обзор разделов проекта
      • Общие
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Задачи
        • Диаграмма Ганта
      • Команда
      • События
      • Заметки
      • Замечания
      • Этапы
      • Документы
      • Чат
    • Как создать проект?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Учет финансов в проектах
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Планирование денежного потока
        • Создание плановых поступлений и затрат по проекту
        • Создание фактических поступлений и затрат по проекту
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
        • Создание счета в проекте
      • Сводный отчёт денежного потока по всем проектам
      • Как посмотреть суммы потенциальных платежей по проектам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Шаблоны проектов
      • Как контролировать ход работ по проектам на доске?
      • Состав карточки проекта на доске
      • Чем индивидуальный проект отличается от проекта по шаблону?
    • Как отправить в архив/удалить проект?
    • Права доступа к модулю «Проекты»
  • Интеграции
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с Email
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Подключение и настройка почтового ящика
        • Подключение почтового ящика Gmail
        • Подключение почты по IMAP
        • Отключение интеграции с почтой
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как работать с письмами
        • Создание нового письма
        • Настройка подписи
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
        • Отслеживание писем
        • Почтовые шаблоны
      • Права доступа к модулю «Почта»
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с IP-телефонией
      • Как подключить Mango Office
      • Как подключить Zadarma
      • Как подключить МегаФон
      • Как подключить Twilio
      • Как подключить Телфин
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Как импортировать данные из Worksection в Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Calendly с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Mailchimp с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Slack с Аспро.Cloud
  • Финансы
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройка организации
      • Как изменить нумерацию счетов, актов и предложений?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как выставлять счета?
      • Настройка печатной формы счета
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Каталог товаров и услуг
        • Категории, производители и типы цен
        • Добавление товара/услуги
        • Права доступа к прайс-листу
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Создание счета
        • Как управлять данными в счете
        • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Процесс обработки счетов
      • 1 этап. Настройки
      • 2 этап. Согласование счета
      • 3 этап. Отправка счета клиенту на оплату
      • 4 этап. Поступление и контроль оплат
      • Учет оплат по счетам с созданием транзакции
      • Как удалить, отредактировать документ поступления?
      • Как создать возврат по счёту?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Онлайн-оплата счетов
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как подключить сервис Cloudpayments
        • Настройка метода оплаты с фискализацией (ФЗ-54)
        • Настройка метода оплаты без фискализации
      • Как подключить сервис ЮKassa
      • Интеграция с платежным сервисом Square
      • Как подключить сервис Robokassa
      • Как подключить сервис PayPal
      • Как подключить сервис Stripe
    • Шаблоны счетов
    • Регулярные счета
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Акты выполненных работ
      • Установка и настройка приложения «Акты»
      • Настройка печатной формы акта
      • Как выставить акт по счету?
      • Как выставить акт контрагенту?
      • Как выставить акт с привязкой к проекту?
      • Как отправить акт и изменить статус?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Предложения
      • Настройка печатной формы предложения
      • Как создать предложение
      • Отправка предложения клиенту
      • Конвертирование предложения в счет
      • Статусы предложений
      • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как учитывать движение денежных средств?
      • Настройки финансовых категорий
      • Настройка банковских счетов организации
      • Как создать транзакцию поступления или расхода?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как разбить платеж на несколько транзакций?
        • Разнесение платежей по нескольким счетам
        • Разнесение платежей по проектам и их этапам
      • Трансфер между счетами
      • Как удалить транзакцию или платежный документ?
      • Массовое распределение транзакций по категориям
      • Дублирование платежного документа
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Загрузка платежей из банка
      • Загрузка платежей из Модульбанка
      • Загрузка платежей из Точка банк
      • Загрузка платежей из Тинькофф банка
      • Загрузка платежей из Альфа-банка
      • Загрузка банковских выписок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Финансовые отчеты
      • Отчет по оплатам счетов
    • О правах доступа к модулю «Финансы»
  • База знаний
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание базы знаний
    • Как писать статьи в базу знаний?
    • Структура базы знаний
    • Права доступа к базе знаний
    • Внешний доступ к базе знаний
    • Как встроить базу знаний на свой сайт
    • Как подключить свой поддомен ко внешней базе знаний
    • Виджет «Базы знаний» для рабочего стола
  • Календарь
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Типы календарей
    • Как создать/удалить календарь
    • Создание события в календаре
    • Создание задачи в календаре
    • Как быстро просматривать события в календарях
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Права доступа к календарю
  • Пользовательские поля и списки
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские поля
      • Настройки пользовательских полей
      • Где заполняются пользовательские поля
      • Типы пользовательских полей
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские списки
      • Создание списка
      • Как добавить запись в список
  • Тайм-трекер
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как учитывать время по задачам?
    • Права доступа к тайм-трекеру
    • Выставление счетов, основанных на затраченном времени
  • Рабочие области
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание и настройка рабочей области
    • О разделах в рабочей области
  • Онбординг
  • Кабинет клиента
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Группы внешних пользователей
    • Как настроить доступ для внешних пользователей
  • Тарифы и оплата
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как получить счет на оплату Аспро.Cloud?
    • Как получить акт после оплаты Аспро.Cloud?
    • Есть ли демо-период и как изменить тариф?
    • Как удалить свой аккаунт?
  • Ментальные карты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как создать ментальную карту

Регулярные счета


Функционал регулярных счетов подойдет тем, кто часто выставляет похожие счета своим клиентам.

Например: вы оказываете поддержку клиенту на ежемесячной основе, и выставляете периодически счета на одну и ту же сумму.

Регулярные счета позволят полностью автоматизировать работу с такими счетами.

Как создать регулярный счет?

Перейдете в раздел Финансы → Регулярные счета.

Если у вас не отображается раздел, то перейдите в Настройки портала --> Финансы --> Основные настройки и отметьте опцию «Использовать регулярные счета». Также, если вы хотите позволить сотрудникам, не имеющим административного доступа к финансам создавать такие счета, отметьте опцию «Разрешить сотрудникам создавать регулярные счета».

Чтобы создать регулярный счет, нажмите «Создать» и заполните форму счета.

  • Название счета: укажите название регулярного шаблона, которое позволит легко идентифицировать, за какие услуги этот счет выставляется.
  • Плательщик: выберите контрагента (компанию или контакт), которому вы планируете выставлять счета.
  • Контакты для отправки по e-mail: выберите один или несколько контактов, которым будет отправлен счет после создания, если контактов у компании нет, то создайте хотя бы один, иначе счет не будет отправлен на электронную почту.
  • Организация: выберите организацию (ваше юр. лицо). Если их несколько, выберите ту, от которой вы будете выставлять счета.
  • Ответственный: выберите ответственного сотрудника, который будет иметь доступ к этому шаблону и созданным по нему счетам.
  • Печатная форма: укажите печатную форму счета, которая доступна для выбранного юр. лица.
  • Основание: если требуется, укажите основание для оплаты счета.
  • Проект: если счет относится к проекту, то выберите проект.
  • Условия оплаты: укажите количество дней, которые отводятся на оплату счета с момента его получения. Позже значение будет конвертировано в дату (крайний срок оплаты).
  • Параметры повторения
    • Начать выставлять счета: укажите дату, с которой начать выставлять счета. Если хотите, чтобы первый счет создался немедленно, то укажите сегодняшнюю дату. Если указать дату в прошлом, то первый счет будет выставлен согласно параметрам повторения (раз в месяц, к примеру) в дату, которая следует за прошедшей датой.
    • Завершить выставлять счета: укажите дату, когда необходимо остановить создание регулярных счетов.
    • Если вы не планируете завершать выставление счетов, то установите опцию — никогда не завершать.
    • Периодичность повторения: выберите период, через который создавать счета.
  • Настройки создания счета. Определяют, какой сценарий будет воспроизведен после создания счета.
    • Создать — счета будут созданы и сохранены, отправить клиенту их необходимо будет вручную.
    • Создать и отправить на согласование — счета будут созданы и автоматически отправлены на согласование (если активна опция «Согласовывать счета перед отправкой» в настройках модуля «Финансы»).
    • Создать и отправить по e-mail — cчета будут созданы и автоматически отправлены по e-mail клиенту для оплаты (если активна опция «Согласовывать счета перед отправкой», то сотрудникам без уровня доступа «Администратор» к модулю «Финансы» не будет доступна эта опция).
  • Выберите продукты/услуги с ценой.
  • Проверьте условия оплаты и текстовую подпись к счету.
  • Проверьте данные подписантов счета (от чьего имени он выставляется).

После заполнения всех полей сохраните форму. Счет создан!

Если дата начала была указана сегодняшняя, то первый счет будет выставлен немедленно.

Карточка регулярного счета

В карточке, на вкладке «Общее», выводятся вся необходимая информация по регулярному шаблону.

  • Сумма счета.
  • Дата следующего выставляемого счета.
  • Период создания счетов.
  • Дата начала выставления счетов.
  • Дата завершения выставления счетов.
  • Статус активности шаблона (активен — выставление счетов продолжается, приостановлен — счета не выставляются).
  • Сценарий, который применяется при создании счета.
  • Плательщик счета (ваш контрагент).
  • Список контактов, которым отправляются счета.
  • Получатель по счету (ваше юр. лицо).
  • Ответственный по счету.

Основную область занимает список счетов, которые были созданы на основе данного регулярного шаблона.

На вкладке «Следующий счет» можно увидеть счет, который будет создан по этому шаблону и его дату (номер счета не указывается, потому что неизвестно, сколько счетов будет создано в период повторения).

На вкладке «История» записываются все изменения, вносимые в данный шаблон — какие счета и когда были созданы на его основании.

Действия с регулярным счетом

Регулярный шаблон (счет) можно отредактировать или удалить (при этом дочерние счета не будут удалены), также дублировать и приостановить выставление счетов.

Динамические данные в регулярном счете (переменные)

Во многих случаях в строках (товарах/услугах) счета еще указывается период, за который были выставлены счета. Например:

  • Оплата услуг по договору поддержки за апрель 2019г.
  • Абонентская плата за январь 2019г.
  • и так далее...

Чтобы не править каждый созданный счет руками, мы предусмотрели переменные, которые вы можете заранее подставить в название/описание товара или услуги, либо (если не используете каталог продуктов) сразу в строку счета.

Переменные

№ п.п.Возвращаемые данныеПеременная
1Предыдущий месяц и год (вернет название предыдущего за текущим месяцев вместе с годом: апрель 2019)
{{previous_month_and_year}}
2Текущий месяц и год
{{current_month_and_year}}
3Следующий месяц и год
{{next_month_and_year}}
4Текущий месяц
{{current_month}}
5Предыдущий месяц
{{previous_month}}
6Следующий месяц
{{next_month}}
7Текущий год
{{current_year}}
8Предыдущий год
{{previous_year}}
9Следующий год
{{next_year}}

Как это выглядит в настройках регулярного счета:

Как это выглядит в выставленном счете:

Предыдущая статья Шаблоны счетов
Следующая статья Акты выполненных работ
footer_logo Аспро.Cloud — CRM, совместная работа, проекты, задачи, база знаний