Баланс

Баланс показывает все основные средства, деньги, запасы на складах, выданные займы компании, а также кредиторскую задолженность, займы, обязательства и т.д.

Баланс состоит из 2х частей: 

• Актив - чем компания владеет (деньги, основные средства, запасы на складах, выданные займы)
• Пассив - за счет чего сформирован Актив (заемные средства, деньги учредителей, кредиторка). 

Особенности учета:

• Актив всегда равен Пассиву
• Баланс формируется на основании Операций в разделе деньги, Обязательств, Имущества, Кредитов, Зарплаты
• Есть фильтр по организациям. Фильтр по счетам не нужен
• Баланс формируется на определенную дату 
• Если в аккаунте используются разные валюты, то баланс считается в базовой валюте (вывести в баланса 2 валюты одновременно, нельзя)

Настройка перед началом

Чтобы задать месяц начала баланса и уставный капитал: откройте «Баланс» → нажмите «Настройки» (шестеренка).

Укажите месяц, с которого собираете баланс, и введите уставный капитал для каждой организации. Если УК нет — оставьте 0.

Чтобы настроить отображение: в тех же настройках включите «Тысячи», «Дробная часть» или «Скрыть статьи без платежей» — как удобно.

Внесение данных

Чтобы деньги попали в баланс: заведите расчетные счета и остатки на них в разделе «Деньги». Дальше добавляйте операции — приход и расход.

Подробнее об учете ДДС в другой статье документации.

Чтобы учесть кредиты: откройте раздел «Кредиты», создайте кредит. Если он более 12 месяцев — в периоде погашения кредита выберите «Долгосрочный». Деньги появятся на счете после того, как банк их переведет.

Подробнее о работе с кредитами можно ознакомиться в другом разделе документации.

Чтобы учесть имущество: откройте «Имущество», создайте объект. Выберите тип — «Основные средства» или «Нематериальные активы». Укажите стоимость, НДС, срок амортизации. Если объект куплен до начала учета — поставьте галочку «Куплено ранее», задолженность не указывайте.

Как работать в модуле для учета и управления активами компании можно в статье «Имущество».

Чтобы учесть обязательства: откройте «Обязательства», создайте приход или расход с датой акта. Если деньги еще не пришли или не ушли — задолженность появится в балансе автоматически.

Подробнее о работе с модулем обязательства можно узнать в другой статье документации.

Просмотр баланса

Чтобы открыть баланс: зайдите в раздел «Баланс». Сверху увидите фильтры: организация — можно выбрать одну или несколько организаций, по которым вы хотите увидеть суммарный баланс. Если организация не выбрана — баланс будет показывается суммарно по всем организациям;

дата — период, за который вы хотите увидеть баланс. По умолчанию баланс показывается за текущий год;

тип периода — просмотр баланса по годам, полугодиям или по кварталам.

Таблица в модуле разделена на две части — «Актив» и «Пассив». Актив показывает, чем владеет компания. Пассив — за счет чего это сформировано. Они всегда равны.

Чтобы посмотреть детали: нажмите на любую строку — раскроется расшифровка. Например, «Денежные средства» → «Расчетные счета» → конкретный счет с суммой.

Работа с активами

В активы входят:

• Внеоборотные активы: нематериальные активы (НМА) и основные средства
• Оборотные средства, в которые входят закупки, используемые при производстве;
• Дебиторка: задолженности клиентов, задолженности за имущество, авансы по складу, по заработной плате, выданные поставщиками и по налогам и сборам;
• Займы — долгосрочные и краткосрочные вложения;
• Денежные средства — расчетные счета, наличные и подотчетные средства.

Нематериальные активы (НМА) и основные средства (ОС)

Чтобы добавить нематериальный актив или основные средства перейдите в модуль «Имущество» → «Создать» → выберите тип «Нематериальные активы». Укажите стоимость, НДС, срок амортизации.

Для добавления ОС заполните те же поля, что и для НМА. Если объект куплен до начала учета: поставьте галочку «Куплено ранее». Задолженность не указывайте — она не появится в пассиве.

В балансе появится сумма в «Внеоборотных активах».

Продажа или списание ОС

Чтобы продать объект, откройте его в «Имуществе» → нажмите «Продажа». Укажите дату и сумму.

В балансе «Внеоборотные активы» уменьшатся, а деньги на счете вырастут. Если продали дороже остаточной стоимости, разница попадет в прибыль текущего периода.

Закупки

Чтобы учесть закупку: создайте расходную операцию со статьей «Закупки».

Если статус «ДДС и ПиУ»: деньги уходят со счета, расход сразу списывается на себестоимость. В балансе — уменьшение денег и убыток текущего периода.

Если статус только «ДДС»: в балансе — уменьшение денег и дебиторская задолженность. В пассиве ничего не меняется, пока расход не спишется.

Товары на складе

Чтобы учесть товар, откройте «Склад» → «Создать приход». Укажите поставщика, товар, цену и НДС. В балансе появятся «Запасы» без НДС, а в пассиве — кредиторская задолженность перед поставщиком. Чтобы закрыть задолженность, проведите оплату поставщику — кредиторка уйдет, деньги на счете уменьшатся.

Дебиторская задолженность клиентов

Чтобы учесть долг клиента, создайте приходное обязательство с датой акта без оплаты. В балансе появится «Дебиторская задолженность» → «Задолженность клиентов», а в пассиве — прибыль текущего периода без НДС и задолженность по НДС. Когда клиент оплатит, дебиторка уменьшится, деньги на счете вырастут.

Авансы, выданные поставщикам

Чтобы учесть аванс, создайте расходную операцию только по ДДС со статьей «Поставщики» или «Доставка». В балансе появится «Дебиторская задолженность» → «Авансы выданные поставщикам», а деньги на счете уменьшатся.

Выданные займы

Чтобы выдать займ, откройте «Займы» → «Создать». Укажите сумму, ставку, срок. Если срок больше 12 месяцев, выберите «Долгосрочный», иначе «Краткосрочный».

В балансе появится «Долгосрочные» или «Краткосрочные финансовые вложения», деньги на счете уменьшатся. Начисленные проценты увеличат прибыль текущего периода.

Денежные средства

Чтобы зафиксировать остаток, откройте «Деньги» → создайте счет → зафиксируйте остаток на дату. В балансе появится «Денежные средства» → «Расчетные счета», «Наличные» или «Подотчетные средства».

Подотчетные средства

Чтобы выдать деньги подотчет: создайте поступление на счет подотчетного лица с расчетного счета.

В балансе появятся «Подотчетные средства», а сумма на расчетном счете уменьшится на эту же сумму.

Когда сотрудник отчитается: создайте расходную операцию от подотчетного лица. Подотчетные средства уменьшатся, появится убыток или расход.

Прочие оборотные активы

Сюда попадают нераспределенные списания (только ДДС по одноименной статье) и расходы будущих периодов — операции расхода по статьям «Не учитывать в ПиУ» без привязки к учету. В балансе они отображаются в строке «Прочие оборотные активы».

Работа с пассивами

Уставный капитал

Чтобы зафиксировать УК, откройте «Настройки баланса» → укажите сумму для каждой организации. В балансе он появится в «Капитале и резервах» → «Уставный капитал» и уравновесится статьей «Вложения учредителей» с минусом.

Вложения учредителей

Чтобы учесть вложение, создайте поступление со статьей «Вложения учредителей».

В балансе деньги на счете вырастут, а в пассиве увеличится строка «Вложения учредителей».

Нераспределенная прибыль

Она формируется автоматически из отчета ПиУ. В балансе отображается в «Капитале и резервах» → «Нераспределенная прибыль». Состоит из трех подстатей: «Прошлые периоды», «Текущий период» и «Курсовая разница».

Валютный счет и курсовая разница

Чтобы учесть валюту, зафиксируйте остаток по валютному счету в «Деньгах». В балансе «Денежные средства» пересчитаются в базовую валюту, а курсовая разница отразится отдельной строкой в «Нераспределенной прибыли». Она может быть положительной или отрицательной.

Долгосрочные и краткосрочные кредиты 

Чтобы учесть кредит, откройте «Кредиты» → «Создать». Укажите сумму, ставку, даты. В поле «Период погашения» выберите

• «Долгосрочный», если срок больше 12 месяцев; 
• «Краткосрочный», если срок меньше 12 месяцев.

В балансе долгосрочный кредит появится в «Долгосрочных обязательствах» → «Заемные средства» (1), а деньги — на счете после перевода банком. Если кредит взят, но деньги еще не пришли, в пассиве появится обязательство, а в активе — убыток, который уравновесит баланс.

Краткосрочный кредит появится в «Краткосрочных обязательствах» → «Заемные средства» (2).

Кредиторская задолженность перед поставщиками

Чтобы учесть долг, создайте расходную операцию только по ПиУ, без ДДС. В балансе появится «Краткосрочные обязательства» → «Кредиторская задолженность» → «Задолженность перед поставщиками». Когда оплатите, создайте расходную операцию по ДДС — кредиторка закроется, деньги на счете уменьшатся.

Полученные авансы от клиентов

Чтобы учесть предоплату, создайте приходную операцию только по ДДС, привязанную к обязательству без даты акта по типу «Выручка». В балансе появится «Краткосрочные обязательства» → «Кредиторская задолженность» → «Полученные авансы от клиентов», а деньги на счете вырастут.

Прочие обязательства

Сюда попадают нераспределенные поступления — только ДДС по одноименной статье. В балансе отображаются в строке «Прочие обязательства».

НДС в балансе

Чтобы НДС попал в баланс, убедитесь, что у организации в настройках указана ОСНО. В пассиве он отображается в строке «Задолженность по налогам и сборам» → «По налогу на добавленную стоимость». НДС формируется автоматически из операций ДДС, ПиУ, склада, обязательств и имущества.

Если баланс не сходится

Проверьте, все ли операции заведены. Незакрытая дебиторка или кредиторка, неучтенное имущество или кредиты — частая причина расхождений. Все, что система не сможет уравновесить, она отнесет на «Вложения учредителей». Если сумма там большая — вернитесь к разделам «Деньги», «Обязательства», «Имущество» и «Кредиты» и проверьте данные.