В модуле «Проекты» есть 4 уровня доступа. В этой статье подробно расскажем о возможностях каждого из них.

Администратор

Обладает неограниченными правами управления модулем. Они видят всю информацию как по своим, так и по чужим проектам. 

Администратор может:

• видеть и редактировать все свои и чужие проекты;

• создавать новые проекты;

• удалять или архивировать свои и чужие проекты;

• назначать и переназначать менеджеров в проектах и их ассистентов;

• изменять состав команд в проектах;

• устанавливать связи проектов с задачами, счетами и сделками;

• взаимодействовать с диаграммой Ганта по проектам;

• управлять правами доступа к модулю «Проекты» других пользователей;

• изменять настройки модуля;

• создавать, удалять, а также изменять все портфели проектов.

Менеджер проектов

Этот особый уровень предусмотрен для пользователей, чья основная работа заключается в управлении проектами. 

Менеджеры, как и администраторы, могут создавать, изменять и удалять проекты. Отличие в том, что менеджер проектов имеет полный доступ только к тем проектам, в которых он занимает роль «Менеджер проекта».

В своих проектах менеджеры могут:

• назначать ассистентов;

• изменять состав команды проекта;

• создавать и редактировать задачи, события;

• взаимодействовать с диаграммой Ганта;

• оставлять комментарии, примечания;

• составлять замечания по проектам (через модуль «Замечания по проекту»);

• работать с финансами проекта, создавать поступления и расходы;

• загружать, скачивать, удалять документы;

• устанавливать связи проекта с задачами, счетами и сделками;

• завершать и архивировать проекты или удалять их.

В настройках модуля «Проекты» вы можете отключить возможность для менеджеров видеть проекты, в которых они менеджерами не являются. Если менеджерам доступны все проекты, в чужих проектах они НЕ могут:

• смотреть финансовую информацию по проекту (вкладка «Финансы» недоступна);

• редактировать проекты;

• удалять или архивировать проекты;

• изменять содержание диаграммы Ганта (доступен только просмотр);

• изменять состав команды проекта;

• изменять этап проекта;

• отмечать выполненные пункты во вкладке «Порядок работ».

Важно: уровень прав доступа «Менеджер проектов» в модуле это не то же самое, что и роль «Менеджер» в конкретном проекте. Менеджером проекта, либо ассистентом менеджера, вы можете назначить пользователя с уровнем прав не ниже уровня «Менеджер проектов».

Сотрудник

Этот уровень прав по умолчанию выдается всем пользователям, у которых есть доступ к модулю «Проекты».

Сотрудники могут:

• видеть в списке только те проекты, в команду которых они добавлены;

• создавать задачи, события и замечания по проекту;

• оставлять комментарии в проекте;

• просматривать диаграмму Ганта.

Сотрудники НЕ могут:

• создавать и редактировать проекты;

• добавлять в команду проекта других пользователей;

• назначать менеджеров и ассистентов;

• завершать и архивировать проекты;

• удалять проекты;

• отмечать пункты чеклистов проекта; 

• перемещать проект на другой этап;

• просматривать финансовую информацию.

Доступ запрещен

Пользователям с этим уровнем доступа модуль недоступен:

• они не смогут ни смотреть проекты, ни создавать новые;

• они не получают уведомлений из модуля;

• модуль «Проекты» у них также отсутствует в левом меню.

При этом пользователи, которым недоступен модуль «Проекты», могут быть назначены ответственными по задачам из проектов — и взаимодействовать с ними через модуль «Задачи».

Как установить права доступа к модулю «Проекты»?

Управлять правами пользователей могут администраторы модуля «Проекты». Делается это в настройках модуля. Перейти к ним можно несколькими способами.

Способ 1: через иконку в виде шестерни

Администраторам модуля в верхней части экрана доступна иконка в виде шестерни. По нажатию на нее открываются настройки модуля.

Способ 2: через боковое меню

Просто наведите курсор на модуль «Проекты» (1) в rich-меню слева и через появившуюся вкладку перейдите в «Настройки» (2).

Способ 3: через настройки портала

Нажмите на аватар в в правом верхнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт «Настройки портала».

В настройках найдите блок с опциями модуля «Проекты».

Настройка прав

Если вы хотите изменить права сразу для целой группы пользователей, во вкладке «Группы пользователей и роли» (1) выберите нужную группу и через выпадающий список установите ее уровень доступа (2).

По умолчанию пользователи наследуют уровень прав доступа к модулю от группы, в которой они числятся.

Если же вы хотите назначить права доступа для конкретных пользователей — например, отобрать у кого-то права администратора, — перейдите во вкладку «Пользователи и роли» (1). Выберите конкретного коллегу и через аналогичный выпадающий список установите его уровень прав (2).