Создание плановых поступлений и затрат по проекту

Плановое поступление/расход — это отметка о платеже, который ожидается в рамках проекта. Чтобы создать новое поступление/расход в проекте, на вкладке «Финансы» в соответствующей графе нажмите кнопку «+».

Чтобы создать фактические поступления/расходы с привязкой к имеющимся плановым, необходимо выбрать соответствующую кнопку (+Поступление/ +Расход):

Для поступлений (помимо плановых и фактических) есть возможность выставить счет или создать счет по задачам на основе затраченного времени:

Создание планового поступления по проекту

Чтобы создать плановое поступление, нажмите на «+» (1) и выберите пункт «Плановое поступление» (2).

Либо нажмите на кнопку «Создание» (1) и выберите пункт «Добавить поступление» (2) в открывшемся меню. Сделать это можно в любом из разделов проекта.

При создании планового поступления обязательными являются поля: наименование (1) и планируемая сумма (2).

Все остальные поля необязательны и могут быть заполнены уже после создания платежа:

• Плановая дата оплаты (1). Вы можете оставить это поле незаполненным, если график платежей с заказчиком еще не согласован.

  • Поступления/затраты без даты не учитываются на графике план/факт по проектам.

• Этап проекта (2), к которому относится поступление. Укажите его в случае, если вам важно отслеживать поступления в разрезе этапов.

• Статья расходов (3). Например, строительство коттеджа, бани. Это позволит вам быть в курсе, сколько денег поступило по каждому направлению бизнеса.

• Ответственный сотрудник (4).

• Контрагент (5) из модуля CRM.

• При необходимости — прикрепите файл (6). Например, прайс-лист или смету.

Опция «Исполнен» скроет плановое поступление из поиска при распределении фактических платежей, а сумма остатка платежа не будет учитываться при расчёте кассового разрыва.

Важно: плановый платеж автоматически отмечается исполненным после привязки фактического платежа в полном объеме.

Если сумма уже оплачена, то отметьте поле «Оплачено» (1). В открывшемся окне все данные платежа уже будут заполнены:

• измените сумму оплаты (2), если она отличается от плановой.

• измените дату (3), если она отличается от текущей.

Важно: поле «Оплачено» доступно к заполнению только при создании платежа. При редактировании оно недоступно.

Затем сохраните внесенные данные — плановое поступление появится в проекте.

Создание планового расхода по проекту

Чтобы создать плановый расход, нажмите на «+» (1) в соответствующей группе платежей и выберите пункт «Плановый расход» (2).

Либо нажмите на кнопку «Создание» (1) и выберите пункт «Добавить расход» (2) в открывшемся меню. Сделать это можно в любом из разделов проекта.

Справа откроется форма создания расхода. Здесь также обязательными будут поля с наименованием расхода (1) и плановой суммой (2).

Все остальные поля могут быть заполнены позже.

• Плановая дата оплаты (1) — не указывайте ее сразу, если вам нужно лишь составить смету.

• Этап проекта (2), к которому относятся затраты.

• Статья расхода (3) (заработная плата, закуп строительных материалов). Учет затрат по статьям позволит вам анализировать структуру денежного потока.

• Ответственный сотрудник (4).

• Контрагент (5), которому вы перечисляете деньги.

• При необходимости прикрепите файл (6), например, товарный чек.

Опция «Исполнен» скроет этот плановый расход из поиска при распределении фактических платежей, а сумма остатка платежа не будет учитываться при расчёте кассового разрыва.

Важно: поле «Исполнен» доступно к заполнению только при создании платежа. При редактировании оно недоступно.

Если сумма уже оплачена, отметьте поле «Оплачено» (1). В появившихся полях данные платежа уже будут заполнены. При необходимости измените:

• сумму оплаты (2), если она отличается от плановой;

• дату (3), если она отличается от текущей.

Важно: поле «Оплачено» доступно к заполнению только при создании расхода. При редактировании оно недоступно.

Импорт поступлений/затрат из CSV-файла

Информацию о плановых поступлениях и расходах вместе с датами и суммами платежей по ним вы можете импортировать из CSV-файла. Подробнее об импорте читайте в соответствующей статье.