У руководителей бывает так: садишься за важную задачу, а вместо нее весь день уходит на письма, звонки и просьбы сотрудников «на минутку». В итоге целый день переключаешься между задачами, а к вечеру понимаешь: главного не сделал. Многозадачность давно стала нормой управленческой работы. Вместе с ней пришли усталость, стресс и ощущение, что работаешь без конца, а результата мало.
Как эффективно работать при многозадачности
Главная причина, почему люди «тонут» в задачах — не количество дел, а отрицание хаоса. Мы убеждаем себя, что все под контролем, хотя планы не зафиксировали, приоритеты не расставили, а в голове — бесконечный список срочных дел.
Андрей Пильгун подчеркивает: первый шаг к продуктивности — честность с собой.
Нужно признать себе: «Я проседаю». Большинство ломаются, потому что проще притворяться, что «все ок».
Дальше — оцифровка. Я выписываю задачи на день, неделю и месяц. Потом идет приоритизация. Я лучше сделаю три большие задачи нормально, чем схвачусь за десять и не закрою ни одну.
Следующий шаг — честная обратная связь. Если не успеваю, говорю тем, чьи задачи сдвигаются. Делегирование тоже важно. Когда руководишь командой, невозможно контролировать все самому. Поэтому в пике многозадачности выживает тот, у кого есть рядом сильные сотрудники. Пусть подчиненный сделает хуже на 30–50%, но сделает. Именно на «тяжелых» задачах люди вырастают.
Если задачи совсем «горят», и все валится одновременно, я делаю стоп. Это может быть 7 минут Pink Floyd в авиарежиме или просто прогулка без телефона. После паузы мозг разруливает: что критично, а что мусор.
Похожую позицию занимает Эльяна Панахова, директор по развитию «Киберия».
Первое, что я делаю — стараюсь понять, какие задачи на меня свалились. Иногда это крупные проектные задачи, которые требуют концентрации. Иногда — поток мелочей, которые отвлекают.
Поэтому, если речь идет о действительно сложных и энергозатратных задачах, я беру их в начале дня. Здесь работает принцип «съесть лягушку». Да, тяжело подступиться, но если с утра закрыть самое трудное, дальше день идет легче. Плюс действует принцип Парето: небольшое усилие в правильном месте может дать 80% результата.
Руководители сходятся во мнении: продуктивность — не про количество дел, а про умение правильно распределять внимание и работать с приоритетами.
Что советовать коллегам, когда они «тонут» в задачах
Когда сотрудник жалуется на перегрузку, первое, что должен сделать руководитель — помочь структурировать задачи.
Сначала нужно оцифровать хаос. Мы садимся и создаем Google-таблицу, где расставляем приоритеты: высокий, средний и низкий. Для руководителей добавляем столбцы: нельзя делегировать, можно делегировать с рисками и без рисков.
Дальше обсуждаем. Обычно человек уверен, что «задача кровь из носа должна быть сделана». Но чаще я показываю: «Нет, это можно отложить», или мы находим способ передать задачу.
С линейными сотрудниками расписываем неделю по часам. Тогда выясняется, что перегрузка возникает не потому, что дел действительно слишком много, а потому что в голове хаос и все кажется срочным.
Пример планирования задач директора по маркетингу OTUS
Эльяна Панахова делится инструментом, который помогает навести порядок и трезво оценить приоритеты:
Когда коллеги спрашивают, как справляться с хаосом и расставлять приоритеты, я всегда вспоминаю матрицу Эйзенхауэра. Это простой, но очень рабочий инструмент, который помогает трезво оценить, что действительно важно, а что можно отложить. Он буквально раскладывает суету по полочкам:
- важное и срочное — делаем сразу, без откладываний;
- важное, но не срочное — планируем, это стратегические задачи;
- срочное, но не важное — лучше делегировать;
- несрочное и неважное — исключаем.
Я всегда говорю: чем меньше задач в разделе «важное и срочное», тем лучше. Потому что это уже пожар. Идеальный ритм — работать в зоне «важное, но не срочное». Здесь рождаются качественные результаты, без ощущения вечной гонки за дедлайнами.
Также Эльяна отмечает, что один из частых «провалов» в работе — отсутствие контроля.
Замечаю, что многие коллеги ставят задачи, но не доводят до конца. Задачу отправили, но забыли поставить напоминание вернуться и запросить результат. Поэтому важно не просто формулировать задачу, а разбивать ее на этапы и фиксировать, где нужно проверить прогресс. Такой подход дает более качественный результат и сокращает издержки на переделки.
Инструменты для работы в режиме многозадачности
Многозадачностью проще управлять с помощью цифровых инструментов. Они помогают сконцентрироваться на важных задачах и не отвлекаться на мелочи. Расскажем о самых популярных.
Таск-менеджеры
Помогают структурировать поток дел и наводить порядок в хаотичном списке задач. Таск-менеджеры позволяют разгрузить голову, видеть приоритеты и управлять вниманием.
Таск-трекер Аспро.Cloud
Преимущества. Видно, кто за что отвечает и на каком этапе находится работа. Это снижает хаос и освобождает внимание для действительно важных задач. Также таск-трекер позволяет вовремя замечать недоработки и корректировать процесс, чтобы вовремя замечать задачи.
Недостатки. Если в команде нет дисциплины, таск-менеджер превращается в «кладбище задач». Все что-то записывают, но не возвращаются к системе.
Когда использовать. Таск-менеджеры полезны, если у вас одновременно несколько проектов или в команде больше 2–3 человек.
Пример таск-менеджера — облачная система Аспро.Cloud. Сервис позволяет не просто ставить задачи, а структурировать планы на день и держать фокус на важных делах. В системе видно, какие задачи «горят» сегодня, какие запланированы на завтра, а какие просрочены. Также можно ставить задачи коллегам, отслеживать их выполнение и корректировать план работ.
Планировщик Аспро.Cloud
Аспро.Cloud помогает:
- Начинать день с четкого плана, а не с хаотичных чатов. Для этого в системе есть планировщик, в котором можно ставить задачи и расставлять приоритеты.
- Соблюдать дедлайны и не забывать о важном. В системе видно, что из задач «горит» сегодня, что запланировано на завтра, а что уже просрочено.
- Оставаться в курсе дел в поездках и на встречах. Мобильное приложение позволяет управлять задачами и общаться с коллегами с телефона.
- Понимать, где сгорают время и деньги. Для этого в Аспро.Cloud есть отчеты по эффективности команды и себестоимости выполненных работ.
Андрей Пильгун делится своими инструментами:
У меня лично все просто — заметки на MacBook. Каждый день выписываю задачи и делю на высокий, средний и низкий приоритет. Бэклог обычно уходит в низкий приоритет.
У команды из инструментов — канбан, таск-трекеры и регламенты по коммуникациям. Также есть жесткое правило: все, что решили в переписке, фиксируем в таск-трекере или письме. Никаких «Ой, я тебе писал в мессенджере».
Приложения с таймером Pomodoro
Помогают справляться с многозадачностью за счет коротких циклов работы и отдыха. Таймер Pomodoro позволяет не распыляться на мелочи и фокусироваться на одной задаче в конкретный промежуток времени.
Преимущество. Помогает удерживать концентрацию в условиях многозадачности, снижает риск прокрастинации и дает короткие передышки, чтобы не перегружаться.
Недостаток. Не всегда подходит для работы, которая требует глубокого погружения. Например, написания сложного текста или стратегического анализа. В таких случаях дробление процесса на короткие отрезки может мешать.
Когда использовать. Инструмент эффективен для операционных задач, звонков, разбора писем или коротких поручений, которые в сумме создают ощущение перегрузки. Он помогает структурировать поток мелких дел и не потеряться в хаосе.
Многозадачность — это не про то, чтобы делать все одновременно, а про умение правильно переключаться. Тут мне помогает метод «Помидора». Я ставлю таймер на 25 минут и в это время максимально погружаюсь в задачу. После короткого перерыва — следующий цикл. Простая техника, но она отлично держит фокус.
Обязательное условие — телефон в режиме «Не беспокоить». Даже одно уведомление от коллеги может выбить из потока, и возвращение в работу займет гораздо больше времени, чем кажется.
Календари
Помогают справляться с мультизадачностью за счет визуального планирования.
Преимущество. Помогают распределять нагрузку во времени, видеть общую картину работы и избегать наслоений задач, когда несколько дел требуют внимания одновременно.
Недостаток. Календарь работает, если его регулярно обновлять. Если перестать вносить задачи, инструмент быстро теряет ценность.
Когда использовать. Календари полезны, если нужно планировать работу на недели вперед. Они помогают удерживать баланс и не терять мелкие задачи на фоне крупных.
Эльяна Панахова тоже использует календарь в работе:
Я планирую неделю «с конца». В пятницу вечером раскладываю задачи на следующую неделю, если есть возможность — дальше. Это помогает видеть общую картину, равномерно распределять нагрузку и не забывать про мелкие дела вроде «ответить», «написать», «собрать результаты».
Focus-приложения
Инструменты, которые убирают лишнее и позволяют сосредоточиться на задаче до конца.
Преимущество. Приложения создают «чистое рабочее пространство» — место, где можно сосредоточиться на одной задаче и не отвлекаться каждые пять минут. Это особенно выручает, когда задачи одновременно тянут внимание.
Недостаток. При слишком жестких настройках приложения могут мешать, если действительно нужно быстро ответить коллеге или решить срочный вопрос. Поэтому важно подобрать режим блокировок, иначе вместо помощи получится дополнительный стресс.
Когда использовать. Focus-приложения пригодятся при работе над сложными задачами, где нужна максимальная концентрация. Они убирают отвлекающие факторы и помогают не отвлекаться на мелочи.
Коротко
Мультизадачность — это реальность современного бизнеса. Но справляться с ней можно, если действовать системно.
Во-первых, важно честно признать перегрузку и оцифровать хаос. Выписать задания и разложить по приоритетам.
Во-вторых, использовать проверенные техники:
- метод «съесть лягушку» — сделать неприятное или сложное дело первым с утра;
- принцип 80/20 — фокусироваться на тех 20% задач, которые приносят 80% итогового результата;
- матрицу Эйзенхауэра — отделять важное от лишнего.
В-третьих, внедрять инструменты:
- таск-менеджеры — для командной работы;
- Pomodoro — для концентрации и борьбы с отвлекающими факторами;
- календари — для планирования нагрузки;
- focus-приложения — для защиты от уведомлений.
Важно понимать, что мультитаскинг — это когда умеешь управлять вниманием и не перескакиваешь между заданиями.
FAQ
Это когда человек пытается делать несколько задач сразу. На самом деле, мозг не может работать параллельно. Он просто быстро переключает внимание, и из-за этого мы теряем время и эффективность.
У многозадачности есть две стороны. С одной — она помогает адаптироваться в быстро меняющейся среде, держать в фокусе несколько направлений и решать дела параллельно. Для руководителя это полезный навык: многозадачный человек быстрее реагирует на изменения и видит связи между процессами.
Но у способности есть и минусы. Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, мы быстрее устаем. В итоге не погружаемся глубоко ни в одно дело. Поэтому работа в режиме многозадачности — это уметь грамотно распределять внимание и управлять им. Тогда многозадачность работает в плюс, а не в минус.
Перегрузка — когда задач больше, чем ресурсов. Хаос — когда все кажется срочным, но на самом деле дела не расписали и не приоритизировали.
Да. Его можно тренировать через планирование, приоритизацию и контроль. Со временем станет легче различать важное и второстепенное.
Просто сделайте паузу. Выйдите на 5–10 минут, отложите телефон. Это поможет перезагрузиться и понять, на чем действительно стоит остановить внимание.
Когда мы пытаемся делать несколько работ одновременно, мозг не выполняет их параллельно — он быстро переключает внимание между задачами. Каждое такое переключение требует времени и энергии, что снижает эффективность.
В итоге кажется, что делаем больше, но результат — меньше. Чтобы помочь мозгу, полезно уменьшать количество переключений: объединяйте похожие задачи и работайте блоками.
Развивать — нет, управлять — да. Полезнее не пытаться «делать все сразу», а тренировать навык осознанного переключения внимания.
Хорошо работает метод Pomodoro, а также привычка фиксировать дела письменно и закрывать одно перед началом другого. Главная цель — не быть быстрее, а помогать себе сохранять фокус и время для действительно важной работы.
