По данным ВЦИОМ, 30% россиян откладывают запланированные дела. Это приводит к зависшим проблемам, спешке, расфокусированному вниманию и, как результат, к снижению эффективности. Если вы хотите выполнять все планы и не нервничать из-за подкравшейся прокрастинации, используйте тайм-менеджмент, в том числе метод Getting Things Done Дэвида Аллена. Из статьи вы узнаете:
- как планировать дела по системе ГТД
- какие 5 шагов нужно пройти на пути к успешно завершенным делам
- с помощью какого инструмента можно планировать день
- какие принципы помогут использовать метод ГТД
- плюсы и минусы техники GTD
- о каких ошибках планирования лучше знать заранее
Что такое GTD-планирование
Человеческий мозг как оперативная память компьютера — когда одновременно включено слишком много программ, они начинают тормозить. Если человеку постоянно приходится запоминать информацию, запустить новую «программу» сложно. Поэтому генерировать креативные идеи не получается: вся мощность операционки уходит на простое удержание мыслей, а не на их развитие.
Свою методику «Довести дело до конца» Аллен описал в бестселлере «Как привести дела в порядок».
Когда стоит использовать метод Getting Things Done (GTD):
- вы управляете подчиненными и не хотите, чтобы весь проект проходил в цейтноте;
- вы устаете от режима многозадачности, а ежедневно возникает по 20 дел разной сложности;
- вы сочетаете работу, семью и хобби, а в сутках все еще 24 часа;
- вы страдаете от прокрастинации и корите себя за незавершенные дела.
Кроме GTD тайм-менеджменту знакомы и другие подходы к управлению временем:
- Матрица Эйзенхауэра. Она поможет легко ставить приоритеты и браться за самые срочные и важные обязанности в первую очередь.
- Метод помодора. Благодаря разбивке дня на короткие циклы вы сможете фокусироваться на работе и не переутомляться.
- Принцип Парето. Метод поможет отдавать 80% своего времени и внимания самым приоритетным делам и не тратить силы впустую.
- Метод слона, или декомпозиция проекта. Вам легче справиться с прокрастинацией и начать большой проект, когда разбиваете его на подзадачи.
- Система Тима Ферриса. Подойдет, если нужно ставить четкие дедлайны и не растягивать рабочее время.
Большинство подходов учат планировать время и расставлять приоритеты, а метод GTD начинается с освобождения разума от всех идей и обязательств. Вы переносите все из головы на бумагу или в таск-трекер, чтобы разгрузить мозг и перестать постоянно думать, что нужно сделать.
Как работает система GTD Дэвида Аллена: 5 ключевых шагов
Дадим краткую инструкцию, как работать с информацией по методу Аллена GTD.
Шаг 1: Собираем и записываем
Чтобы разгрузить мозг, нужно переносить все идеи на физический носитель. Это помогает:
- не засорять память;
- не забывать идеи;
- оценивать свою загруженность и приоритеты.
Так одновременно в список могут попасть:
- Записаться к стоматологу.
- Заказать корм для собаки.
- Начать изучать китайский язык.
- Презентовать проект главному менеджеру.
- Сделать 20 холодных звонков клиентам.
- Написать заявление на отпуск.
При фиксации идей не нужно распределять их по категориям или как-то систематизировать, пусть они идут потоком в том порядке, в котором они пришли в голову. Для записи можно использовать записную книжку, сервисы для планирования задач, заметки в телефоне или вордовский файл — неважно. Главное, чтобы хранилище для идей было одно.
Таск-трекер Аспро.Cloud позволяет удобно фиксировать свои задачи и создавать поручения коллегам
В методе GTD Аллен назвал этот этап «Входящие» по аналогии с email. Есть папка с новыми письмами. Потом ты ее открываешь и сортируешь — что уйдет в спам, корзину или срочные дела.
Шаг 2: Сортируем задачи
Для определения приоритетности используйте дерево решений.
Пример дерева решений
Если проект занимает много времени, то его нужно разбить по задачам — и уже эти небольшие части прогнать по дереву решений.
На нашем примере сортировка задач по схеме GTD выглядит так:
- Записаться к стоматологу. Задача требует действия на 5 минут — выполняю сразу.
- Заказать корм. Требует действия, но затрачивает много времени, мое участие не требуется — делегирую сыну.
- Начать изучать китайский язык. Не требует действий, потому что я не планирую ее решать, но удалять не хочу — в архив.
- Презентовать проект. Требует действия и более 5 минут, решить могу только я — ставлю в план на сегодня.
- Позвонить клиентам. Как и презентация проекта — в работу.
- Написать заявление на отпуск. Быстрая и важная задача — делаю сразу.
Если сомневаетесь в систематизации, можно прогнать задачи по чеклисту методики GTD:
- расставлять приоритеты;
- декомпозировать задачи;
- добавлять теги;
- указывать дедлайны;
- перераспределять задачи на других исполнителей;
- устанавливать плановое время;
- объединять отдельные задачи в проекты.
А чтобы понимать статус каждой задачи, в системе есть канбан-доска. Это позволяет быстро оценить ситуацию по делам и спланировать работу.
Пример канбан-доски для ведения задач в Аспро.Cloud
Шаг 3: Выбираем первую задачу по методу ГТД
Вне зависимости от того, насколько задача сложная или отсроченная во времени, каждое дело можно начать сейчас. Если проект состоит из множества задач, его нужно декомпозировать, то есть разбить на составляющие. И окажется, что какие-то действия в списке подзадач можно выполнить уже сейчас. Пройдитесь по группам, которые вы составили на предыдущем этапе, и подберите к ним действия. Мы покажем, что можно сделать с каждым типом дел.
Выполните простые задачи из колонки «Сделать сейчас»
Не откладывайте их, а приступите сразу. К примеру, позвоните клиенту, чтобы назначить дату переговоров.
Поставьте дедлайны на задачи из колонки «В работе»
Сроки ставьте только на дела с конкретной датой. К примеру, поход к стоматологу в четверг в 15–00 или встреча с клиентом в среду в 10–30.
В Аспро.Cloud можно поставить дедлайн внутри задачи. А чтобы вы точно ничего не пропустили, система автоматически отправит напоминание.
Создайте дополнительные задачи, если нужна подготовка
К примеру, встреча с клиентом — в среду. Но на переговорах понадобится презентация и финансовый отчет за последние полгода. Документы нужно подготовить заранее, поэтому стоит поставить задачу на вторник. В Аспро.Cloud вы можете создавать подзадачи. Каждая из них — отдельная сущность со своими сроками и ответственными.
В Аспро.Cloud вы можете создавать подзадачи. Каждая из них — отдельная сущность со своими сроками и ответственными.
Разделите проекты на этапы
Если дело требует более 2 шагов, то его нужно пометить как проект. Особенно это важно, если в исполнении участвует несколько человек, а сроки затянуты на недели. Нужно декомпозировать проект, определить последовательность этапов и поставить первую задачу к выполнению.
Аспро.Cloud также позволяет удобно планировать проекты. Пропишите необходимые этапы и задачи и отслеживаете прогресс. При необходимости вы сможете погрузиться в поручение прямо из карточки проекта. Например, если нужно сдвинуть сроки или сменить ответственного.
В Аспро.Cloud есть все необходимые инструменты для управления проектами: от диаграммы Ганта до автоматизации.
К примеру, проект — сделка с клиентом. Нужно:
- Провести переговоры.
- Подготовить договор.
- Встретиться для подписания контракта.
- Зафиксировать оплату в бухучете.
Каждый шаг — этап проекта. Тут можно поступить так: провести самостоятельно переговоры, подготовку и подписание договора поставить на менеджера, а прием оплаты — на бухгалтера.
Назначьте ответственных
Если вы поручаете работу подчиненному, просите о ней члена семьи или иным способом делегируете задачу, нужно выполнить два действия:
- Поставить ТЗ, то есть объяснить человеку, что и когда нужно сделать — это лучше выполнить сразу.
- Проверить выполнение. Можно поставить себе задачу, чтобы не забыть проконтролировать работу.
Запросите информацию
Если для выполнения задачи не хватает данных, то первым действием необходимо их собрать. К примеру, чтобы сделать финансовый отчет, нужно попросить у бухгалтера цифры.
Отложите задачи, которые не готовы сейчас выполнить
В папку «Архив» можно складывать разные мечты и задачи, которые сейчас выполнить нельзя — нет времени, мотивации, финансов. Например, выучить китайский язык.
В Аспро.Cloud отправить задачу в архив можно в один клик. Вернуть ее в работу также быстро. При этом у вас сохранится вся информация для работы и история изменений.
Пример архивных задач в Аспро.Cloud
Регулярно просматривайте заархивированные задачи. Какие-то можно взять к выполнению или удалить, если они потеряли актуальность. Так задача «Пройти курс UI-дизайна» сейчас невыполнима, — нет времени, а в отпуске реализуема.
Соберите информацию
Иногда в голову приходят не столько задачи, сколько размышления. Нашел интересный файл или форум, узнал адрес коллеги, запомнил цитату из книги — все в заметки.
Если эта информация подходит к задаче, ее можно крепить в карточку, комментарием. Если это спонтанные данные, то их можно отправить в архив, но с тегом «Идея» или «Факт».
Шаг 4: Концентрируемся на действиях
Этот этап методики GTD самый простой: план уже намечен, остается действовать. Не нужно продумывать каждый шаг, смотрите на задачи и выполняйте их в определенной последовательности. Если все сделали верно на предыдущем этапе, вопросы «Как это сделать» и «Когда» возникать не должны.
Например, вы прямо сейчас заняты созданием карточки товара для маркетплейса, на это уходит 20 минут. К вам зашла коллега и попросила заказать картриджи для принтера. Запишите задачу в заметки и вернитесь к дизайну карточки. Когда закончите работу, определите важность и сроки задачи по картриджу.
Шаг 5: Актуализируем список задач
Сделайте своей привычкой раз в неделю пересматривать GTD планировщик. К примеру, в воскресенье можно определить:
- задачи на неделю;
- с чего начать работу в понедельник;
- неактуальность дел;
- что не удалось сделать на этой неделе и почему;
- какие задачи пора достать из архива.
Инструменты для внедрения системы ГТД Аллена Дэвида
Метод GTD не требует обязательного программного обеспечения, можно использовать любой инструмент для фиксации задач.
Таск-трекер Аспро.Cloud
Сделать работу более удобной можно с помощью облачных таск-трекеров, например, Аспро.Cloud. Это особенно актуально при использовании GTD-планирования в бизнесе, когда задач и исполнителей много.
Возможности системы:
- заметки можно оставлять в любой момент и с любого устройства — нужен только доступ в интернет;
- все данные хранятся в облаке — не нужно переживать, что таблица или блокнот будут перегружены, что-то потеряется;
- над одним делом может работать вся команда благодаря комментариям и встроенному чату;
- есть встроенный тайм-трекер, который позволяет держать под контролем каждую секунду вашего времени;
- в пару кликов можно сформировать отчетность по проделанной работе: количеству закрытых задач, времени их сгорания, личной эффективности;
- есть автодействия, которые помогают сократить время на постановке задач.
- сервис позволяет не просто ставить задачи, а управлять целыми проектами;
В таск-менеджере можно поставить задачу на члена команды, указать наблюдателей и заинтересованных в результате сотрудников. Вся информация по проектам не выходит за рамки сервиса: не нужно переходить в сторонние программы, чтобы общаться, отправлять файлы или трекать время.
Работать в системе можно бесплатно. Такой вариант подходит для ведения личных дел или небольшой команды. Чтобы получить расширенный функционал, необходимо оформить один из платных тарифов.
Записная книжка для GTD
Все этапы планирования можно вести в блокноте, но нужно продумать систему тегов, стикеров или использовать цветные маркеры. К примеру, срочные дела выделять красным, а для делегирования — зеленым.
Плюсы:
- подходит людям, которые любят тактильные ощущения и лучше запоминают информацию, когда записывают ее от руки;
- полностью бесплатно, если в офисе есть ручка и бумага.
Минусы:
- легко потерять долгосрочные задачи в записной книжке;
- при сортировке нужно переписывать записи на разных страницах;
- не подходит для коллективного использования.
Таблицы Excel или Google для GTD
Табличными файлами пользуются практически все компании, можно использовать инструмент для системы планирования GTD.
Пример планирования в Google Sheets
Плюсы:
- в виде таблицы у задач будет больше структурированности: их можно разбивать по колонкам или выделять цветом;
- легко переносить информацию из одной колонки в другую;
- Google-таблицы бесплатные, ими можно пользоваться удаленно.
Минусы:
- под рукой всегда должен быть файл для внесения заметок;
- сложно создать проект с вложенной иерархией и прикрепить файлы;
- в таблице — краткое описание задачи, а за подробной информацией нужно идти в таск-трекер.
Канбан-доски
Если вы цените визуализацию, для системы ГТД можно использовать физические канбан-доски. Доску для заметок нужно разделить на колонки. Все новые задачи будут попадать в первый столбец, а потом во время структуризации распределяться по остальным колонкам.
.png)
Пример планирования задач с помощью стикеров и канбан-доски
Плюсы:
- наглядность — можно делать стикеры разных цветов, например, красные — личные дела, а зеленые — рабочие;
- просто перемещать карточки — приклеить стикер в другое место.
Минусы:
- приходится применять технику GTD рядом со стикерами и физической доской;
- нельзя добавить подробную информацию по задаче.
Как применять метод GTD тайм-менеджмента
Чтобы сбор и выполнение задач были удобными и не занимали много времени, Дэвид Аллен — GTD-создатель — предлагает следовать принципам:
- Не держите ничего в голове. Пришла мысль — зафиксировали. Потом решите, стоящая она или нет.
- Соблюдайте дисциплину. Записывать все может показаться трудным, непривычным. С опытом алгоритм действий превратится в способ мысли, привычку, которая помогает разгрузить голову и структурировать мысли.
- Храните все в одном месте. Если мест для записи много, приходится делать дополнительную работу — собирать все пометки. К тому же на то, чтобы вспомнить, где находится информация, тоже тратится ресурс.
- Упрощайте. Система ГТД-планирования нужна, чтобы было проще ставить и выполнять цели. Если способ фиксации идей кажется слишком сложным, не нужно его использовать.
- Думайте не о делах, а об их решении. Когда дела приходится запоминать, мозг занят хранением информации, а не поиском решений.
Преимущества и недостатки метода GTD Аллена
| Плюсы | Минусы |
| Меньше прокрастинации и стресса | Важна дисциплина и привычка |
| Стройный порядок выполнения задач: все по очереди | Не подходит для должности с обязательной многозадачностью |
| Сохранение рабочего темпа: не нужно прерываться и оценивать приоритетность нового дела | Система ГТД не предусматривает перерывов на отдых, как в помодоро: их нужно планировать самому |
| Нет забытых дел | Субъективность: иногда дела важны, но уходят в архив из-за нежелания их выполнять |
Частые ошибки при использовании методики GTD
Что не стоит делать для хорошего результата:
- Писать размытые формулировки. Добавьте конкретики. Вместо «подумать над проектом» — «Позвонить Саше по поводу сметы на проект».
- Создавать слишком много тегов. Ограничьтесь 3–4 самыми ходовыми: «Дом», «Работа», «Хобби». Если пользуетесь системой GTD только в бизнесе, можно ставить теги по направлениям: «маркетинг», «продажи», «производство».
- Откладывать работу по ГПТ системе планирования, так как она пока не идеальная. Лучше внедрить полусырой вариант, а потом совершенствовать методику.
Метод GTD работает потому, что он учитывает особенности работы мозга. Он помогает освободить голову от постоянной тревоги о незавершенных делах и сосредоточиться на действительно важном.
