Цикл Деминга: повышаем качество работы за 4 шага

Цикл Деминга — это повторяющаяся последовательность действий, с помощью которой можно принимать взвешенные решения в бизнесе и личной жизни. Методика подходит для повышения качества на производстве и в торговле. Она направлена на проверку теорий, постоянное улучшение бизнес-процессов. В статье поговорим про PDCA: что это такое и как работать по методу Деминга. 

В чем суть цикла Шухарта-Деминга 

Цикл PDCA — это теоретическая модель для принятия решений, которая была создана Эдвардсом Демингом. Она основывается на четырех этапах. Аббревиатура расшифровывается так: Plan — Do — Check — Act — цикл PDCA. То есть: 

1. Планируй.

2. Делай.

3. Проверяй.

4. Действуй.

В другой трактовке вместо Check стоит Study, то есть Учись. Чаще всего проверка и обучение, то есть анализ полученного опыта, проводится в один этап. Когда акцент делают именно на обретении знаний, то методику называют циклом PDSA. В таком случае в аббревиатуре S — это Study. 

Принцип Деминга основан на нескольких положениях. 

Первое: любое принятое решение должно быть взвешенным и проанализированным. То есть не стоит действовать спонтанно. Такие решения могут оказаться правильными, но их труднее оценить. Что именно привело к положительной динамике? Как повторить высокий результат? Поэтому перед Do обязательно должен стоять Plan. А после — Check. Намного лучше, когда последствия ожидаемые. Есть план, потом запланированное действие и анализ. 

Второе положение колеса Деминга: важна цикличность. Вне зависимости от того, насколько успешен результат действия, его нужно проанализировать, поправить, а затем повторить. Постоянная динамика позволяет улучшить качество товара или услуги, бизнес-процесса. 

Из-за цикличности, исправления ошибок и постоянного улучшения качества цикл Деминга входит в семейство Agile-методологий. Одно действие, принятие решения или задача делится на несколько итераций — циклов. Их повторение должно привести к хорошему результату. 

Конечно, Деминг приводил в своей книге «Выход из кризиса» значительно больше принципов менеджмента. Но мы остановились на самых значимых теоретических пунктах. И теперь переходим к практике.  

Этапы цикла PDCA

Работа по методу Деминга строится по 4 шагам. Любой процесс можно разделить на эти составляющие. Какие этапы входят в цикл PDCA:

1. Plan — Планируй. Нужно собрать исходные данные и определить цели. Исходя из желаемого результата, нужно разработать план. Он должен включать подробные шаги, сроки и быть измеримым. К примеру, цель — поднять продажи на 15%. Дедлайн — 1 год. Инструмент для достижения цели — запуск рекламы. Метод измерения — подсчет количества продаж. 

Система SMART: подробный гайд по постановке целей

2. Do — Делай. Нужно действовать в соответствии с планом. Если на предыдущем этапе цикла Деминга было выработано несколько стратегий, то сперва нужно протестировать одну версию, при следующей итерации — вторую и так далее. Если планируемые изменения большие, то сперва их следует внедрить на небольшом участке производства или компании. Например, новая система мотивации сотрудников включает переход на KPI. Сперва оценку эффективности внедряют в один отдел продаж. Если система зарекомендует себя хорошо, можно переводить на нее и другие подразделения.

3. Check — Проверяй. Помним, что при планировании необходимо поставить измеряемую цель. Соответственно, на третьем этапе PDCA нужно сравнить планируемые показатели с реальными. Что получилось, а что нет? Где были ошибки, а где достижения? По результатам проверки нужно сделать выводы и получить опыт. Это тот самый шаг Study, то есть Учись. Любой полученный опыт — материал для изучения. 

4.  Act — Действуй. По циклу Деминга модель улучшения включает четвертую стадию — постоянное повторение. Если на предыдущем этапе был получен хороший результат, действие нужно выполнить еще раз, например, в большем масштабе. Если же результат не оправдал ожиданий, то цикл повторяется с изменениями. То есть проверяется следующая теория, разрабатывается другой план. 

Особенность цикла Деминга-Шухарта — это непрерывные улучшения. Даже если решение принято, а бизнес-процесс оптимизирован, всегда есть, куда расти дальше. 

Как использовать модель Деминга-Шухарта в бизнесе и личной жизни

В первую очередь принцип PDCA применяют для бизнеса. Методика подходит для менеджмента, маркетинга и продаж, производства. Покажем на примерах, как использовать цикл Деминга.

Что такое PDCA для бизнеса

Компания «Уютный дом» производит мебель на заказ, в том числе в кредит. За последний квартал уровень продаж снизился на 20%. Руководитель назначил совещание, чтобы найти корень проблемы. Почему упали продажи? Варианты: 

• из-за повышения ключевой ставки по кредитам;

• из-за увеличения брака на производстве; 

• из-за появления на рынке конкурентов с более низкой ценой. 

Руководитель решил использовать модель PDCA. На первом этапе сотрудники с помощью мозгового штурма обсудили возможные причины спада продаж и поставили цель — вернуться на прежний уровень за 3 месяца. Был разработан план с привлечением нескольких методов решения: 

• продавать мебель в рассрочку; 

• провести обучение сотрудников, занятых на производстве, чтобы снизить количество брака; 

• пересмотреть систему ценообразования и найти более дешевые материалы для изготовления мебели. 

Во время второго и третьего этапов по системе PDCA компания поочередно внедряла разные решения. После шага «Делай» всегда шел анализ. Например, продажа мебели в рассрочку увеличила количество сделок только на 3%. Этого недостаточно для достижения цели. Поэтому компания перешла ко второму плану. 

После повышения компетенций сотрудников количество брака снизилось на 10%. Но это никак не повлияло на продажи. Тогда руководству пришлось искать методы снижения цен. После обновления прайса продажи резко возросли. Показатели даже превысили план. 

Однако снижение цены привело к уменьшению маржинальности товаров. У компании появилась новая задача — повысить рентабельность, не меняя при этом стоимость мебели. Это задача для следующего цикла Деминга. 

Что такое цикл Деминга в личной жизни

Методику можно применять для повышения личной эффективности, принятия решения, улучшения качества жизни. Покажем, как работает цикл деминга: пример Александра, менеджера среднего звена. 

Александр давно работает в компании. Он занимает свою должность уже 8 лет, хорошо разбирается в теме, приносит фирме прибыль. Но начальник не повышает его до руководящей должности. Соответственно, карьерный рост Александра остановился. 

Он решил использовать PDCA анализ, чтобы выбрать для себя оптимальный путь развития. Пройдем его вместе с Александром: 

1. P — Чего мне не хватает? Более высокооплачиваемой работы и развития. Как этого достичь? Можно попросить прибавку, выдвинуть свою кандидатуру на должность руководителя отдела или уйти из компании и найти новое место. Сформулирую план, исходя из этих вариантов. 

2. D — Общение с руководителем привело к небольшим результатам. Начальник прибавил зарплату на 10% и пообещал рассмотреть мою кандидатуру в следующем году, когда произойдет расширение штата. При условии, что я пройду дополнительное обучение по программе менеджмента. 

3. C — Помогли ли мои действия достичь цели? Частично. Я прохожу обучение и получаю более выскую зарплату. Есть перспективы карьерного роста. 

4. A — Открытое общение с работодателем помогает улучшить условия труда. Теперь я буду далее анализировать свою работу, искать проблемы и предлагать варианты их решения таким методом. 

Для Александра цикл PDCA круг Деминга определил его способ решения рабочих вопросов и повысил личную эффективность труда. Теперь он применяет метод и в вопросах, которые касаются не только работы, но и других сфер жизни. 

Когда стоит использовать цикл ПДСА Деминга, а когда нет

Практически любой процесс можно рассматривать через метод Шухарта-Деминга. То есть делить его на составляющие. Часто к нему прибегают в следующих случаях: 

1. Спад продаж. Способ поможет найти причины низкого спроса и протестировать разные способы увеличения продаж. 

2. Внедрение новых бизнес-процессов, инструментов, технологий. Можно оценить результаты, которые принесли инновации. 

3. Ведение переговоров с важным клиентом. Чтобы не потерять лояльность бизнес-партнера можно использовать тактику PDCA. Она поможет подготовить план переговоров, выдвинуть предложения для улучшения сотрудничества. 

4. Снижение качества товаров или услуг. Для поиска проблемы и тестирования разных методов решения используют подход Деминга. 

Цикл Деминга-Шухарта PDCA не подходит в тех случаях, когда: 

1. Сроки проекта сильно ограничены. У команды просто нет времени на то, чтобы тестировать разные гипотезы. 

2. Результат невозможно «переиграть» назад. Например, когда дом уже построен, поздно оценивать качество фундамента, его уже не переделать. 

В таких проектах лучше использовать не циклическую модель управления, а каскадную. В ней больше внимания уделяется этапу планирования, а не тестированию разных гипотез. В то время как цикл Шухарта-Деминга включает несколько итераций и возможность исправить, доработать проект. 

Внедрение методологии PDCA в работу с помощью Аспро.Cloud

Сервис Аспро.Cloud для управления проектами помогает организовать и визуализировать работу по методу Деминга. На канбан-доске можно отобразить все этапы цикла. Между колонками будут перемещаться карточки с задачами. В каждой из них указан исполнитель и сроки выполнения. Все сотрудники видят объем и порядок предстоящей работы, а руководитель наблюдает за всеми бизнес-процессами компании. 

Работа по принципу Деминга часто предполагает цикличность, когда одна и та же задача проходит через все этапы по несколько раз — с правками и доработками. Такой подход соответствует принципам гибких методологий управления проектами, например, Scrum, Kanban, Scrumban. 

Специально для работы по гибким методологиям разработан модуль Agile. В нем есть инструменты для работы со спринтами. Так, например, команда может завершать тестирование каждой идеи за один спринт. А потом оценивать результат и заходить на новый круг с очередной гипотезой. 

В статье мы рассказали, что такое PDCA простыми словами, и показали на примерах, как работать с методикой Деминга. Запускать цикл можно в любых масштабах — от управления крупной компанией до решения повседневных задач в рамках отдела. Он поможет протестировать гипотезы, принять правильное решение, повысить качество продукта или услуги. И даже окажется полезным при планировании личных дел.