Проектный менеджмент нужен для того, чтобы достичь стратегических целей с привлечением минимальных ресурсов: временных, денежных и трудовых. С его помощью топ-менеджер может поставить основную цель проекта, а также определить задачи для ее достижения. Использование платформы для ведения проектов позволяет делить рабочий процесс на циклы или вехи, контролировать бюджет, соблюдать сроки и промежуточные результаты на каждом этапе. Сотрудники, которые задействованы в проекте, получают возможность наблюдать за внутренними процессами и работать в команде. В статье рассмотрим ТОП-9 сервисов для управления проектами и задачами.
Обзор сервисов для управления проектами
Аспро.Cloud
Это российская облачная платформа, которая поможет организовать рабочий процесс как распределенной команды, так и классической. Все работники могут получить удаленный доступ к проекту и выполнять задачи без привязки к рабочему компьютеру.
Сервис поможет в работе компаниям, которые используют гибкую методологию управления проектами. Это дизайн-студии интерьеров, digital-агентства, IT-компании, веб-студии, разработчики ПО, рекламные агентства и прочие творческие профессии, которые не терпят жестких рамок при планировании.
Инструменты и возможности российского сервиса для управления проектами Аспро.Cloud:
-
Связка с финансами. В управлении проектом важно не только следить за сроками и задачами. Аспро.Cloud позволяет контролировать поступления и списания, рентабельность всего проекта и избегать кассового разрыва.
-
Портфели проектов. Система позволяет объединить несколько проектов в портфель, чтобы контролировать разные направления деятельности отдельно.
-
Шаблоны проектов. Для быстрого старта типового проекта можно подготовить шаблоны с этапами, вехами, ролями команды и задачами. Так начинать новый проект будет намного проще.
-
Встроенный чат. Он нужен для общения с коллегами без перехода в сторонние мессенджеры. Это позволит держать всю рабочую информацию в одном месте.
-
Бэклог. Здесь можно работать с задачами и получать комментариями от коллег и заказчиков.
-
Автодействия. Этот инструмент поможет автоматизировать часть рутинных действий.
-
Интеграция с популярными системами контроля версий. Это упростит работу программистов, так как часть данных автоматически поступает в трекер задач.
-
Scrum-доска. Здесь можно следить за выполнением каждой задачи и затраченным на нее временем. С ее помощью удобно работать планировать спринты.
-
Тайм-трекер. Он нужен для контроля за дедлайнами.
-
База знаний. Здесь можно хранить советы по работе для обмена опытом, делиться внутренней информацией и общими доступами к ней.
В Аспро.Cloud есть несколько тарифов, которые отличаются количеством пользователей от 5 до 50, числом проектов и функциональными возможностями. Есть бесплатный тариф с без ограничения по количеству сотрудников.
Пожалуй, это лучшая система управления проектами предприятия онлайн среди российских платформ для гибкой методологии. Облачный таск-менеджер отличается удобством, интуитивно понятным интерфейсом и разнообразием встроенных инструментов.
GanttPRO
Это платформа для управления проектами в формате онлайн-диаграммы Ганта. В отличие от гибкой методологии Agile, метод планирования с использованием диаграммы Ганта достаточно жесткий. Он подходит больше для управления производством, чем для сферы цифровых услуг.
С помощью программы можно выстраивать четкую структуру задач, где каждый элемент идет последовательно и связан с предыдущим. Таким образом, пока не выполнена одна задача, вторая не может быть начата. Это создает условия зависимости сотрудников и отделов друг от друга, а также ставит их в жесткие временные рамки.
Особенности сервиса для ведения проектов GanttPRO:
-
Готовые шаблоны диаграмм. Руководителю нужно только настроить их под требования бизнеса, что намного быстрее и проще, чем создание плана с нуля.
-
Встроенные инструменты для контроля за ресурсами и временем, благодаря чему можно не переходить в других сервисы для планирования.
-
Поддержка русского языка. Но сервис можно использовать для реализации международных проектов, так как интерфейс можно перевести на английский, немецкий, португальский и несколько других языков.
У GanttPRO есть пробный бесплатный период — 14 дней с возможностью протестировать полный функционал.
Asana
Asana всегда попадает в международные рейтинги программ управления проектами, потому что это приложение стало одним из первых, разработанных на широкую публику. В 2008 году его создал один из основателей Facebook. От этого сервиса ведут свою историю остальные таск-менеджеры.
Изначально Asana предназначалась только для индивидуального пользования или небольших фирм. Но продукт также подходит для работы над крупными проектами, если для этого хватает ограниченного встроенного функционала.
В программе можно работать с любым видом проекта: список с систематизацией задач, хронология, если акцент нужно сделать на дедлайнах и зависимостях; доска с разбивкой на этапы.
Пользователи ценят Asana за понятный и простой интерфейс, а также за адаптивность — над проектом можно работать с любого устройства, использовать приложения для Mac, Android, iPhone.
Из весомых недостатков можно отметить то, что Asana не подходит для больших команд, не поддерживает русский язык и, в целом, сложна для использования в России. Все больше компаний переводят свой бизнес на российские программы управления проектами с аналогичным функционалом, например, Аспро.Agile.
Basecamp
В сервисе можно собрать всю информацию о проекте в одном окне: этапы и задачи, ТЗ и комментарии заказчика, коммуникацию между сотрудниками, внутреннюю проектную документацию и пр. Многие зарубежные обзоры ПО для управления проектами начинаются с Basecamp. В программе есть возможность вести параллельно несколько проектов. Руководители могут ставить задачи на досках, формировать отчеты, смотреть графики. Для сотрудников предназначены внутренние чаты и хранилище документов.
Приятно и то, что можно давать публичную ссылку на проект или часть проекта третьим лицам. Это позволяет общаться в системе не только с коллегами, но и с заказчиками, экспертами, сотрудниками на фрилансе или аутсорсе.
Есть один недостаток: со временем проект так обрастает информацией, что становится тяжеловесным. Скорее всего, именно из-за этого разработчики добавили функцию поиска по тегам, людям и файлам.
К сожалению, программный комплекс управления проектами Basecamp не поддерживает русский язык. Можно сказать, что сервис очень удобный и многофункциональный, но подойдет не всем. Например, его будет сложно использовать тем руководителям, которые ценят четкую систему и структурированность, приверженцам диаграммы Ганта.
Битрикс24
Это не столько трекер задач, сколько самостоятельная CRM система для управления крупным бизнесом. Но среди ее возможностей также есть система управления проектами общего пользования. И она отличается большой функциональностью: инструменты организации работы на любой вкус, каналы коммуникации, шаблоны для повторяющихся проектов и многое другое.
Основное преимущество CRM — многофункциональность. Это же преимущество может оказаться недостатком для небольших проектов, так как придется платить достаточно дорого за лишние, неиспользуемые возможности. Внедрение Битрикс24 требует много времени на изучение интерфейса и инструментов. Зато после освоения CRM порадует обширным функционалом, идеальной интеграцией с одноименной CMS и несколькими языками интерфейса. Подводя итог, Битрикс24— подходящая программная система контроля и управления проектами для крупной организации.
Smartsheet
Если заметите немного устаревший дизайн программного обеспечения Smartsheet, не спешите отказываться от ПО. Действительно, программу можно назвать динозавром, но это не только недостаток, но и одно из преимуществ — за долгие годы доработок сервис включил в себя все необходимые для управления проектами инструменты и интеграции. Сейчас это ПО с очень мощным функционалом, который подходит для крупных компаний. А его последняя версия редизайна 2010 года относительно неплохая.
Но есть существенный минус: на изучение программы уйдет долгое время. Потребуется обучение всей команды, чтобы осуществить переход всей фирмы на Smartsheet.
Коротко о преимуществах Smartsheet:
-
автоматизация некоторых рутинных рабочих процессов;
-
масштабирование задач до уровня корпорации;
-
большой выбор режимов визуализации задач;
-
интеграция с ведущими ПО и сервисами для бизнеса;
-
мощная безопасность данных.
Trello
Этот сервис представляет собой Kanban-доску с возможностью дистанционной командной работы. Инструмент подходит для управления проектами небольших групп, а также для личного планирования. Максимально простая в использовании платформа имеет ряд преимуществ:
-
удобный и интуитивно понятный интерфейс;
-
возможность выбора ПО на русском языке;
-
бесплатная версия с урезанным функционалом, зато без ограничения по времени.
Это классическая доска с задачами. Их можно переносить из одного столбца в другой, чтобы отслеживать этапы выполнения проекта, а также оставлять комментарии, прикреплять документы. Из-за этого акцент сделан на текущих задачах, а не на долгосрочном планировании. Также нет специальных инструментов для тайм-трекинга и для расстановки приоритетных задач
Можно сказать, что эта простая программа для управления проектами на русском языке подходит для небольших и краткосрочных задач. Или для личного использования. А для крупных предприятий ее функционала будет недостаточно.
Еще один момент: Trello не всегда корректно работает в России. Возможна блокировка сервиса, что может сорвать сроки или даже поставить под угрозу выполнение проекта. В связи с этим многие предприниматели ищут российские аналоги. Для Trello почти полным аналогом является Kaiten на русском языке. А если функционала Kanban-доски для эффективного управления проектом недостаточно, можно воспользоваться более функциональным российским сервисом, например, Аспро.Agile.
Hygger
Возможно, кто-то помнит Hygger еще под названием Atlaz. Это отличное приложение для управления веб-проектами, его отличает многофункциональность, наличие разных инструментов для визуализации проекта (Scrum, Kanban, Roadmap и Backlog доски), система для формирования отчетов и встроенные тайм-трекеры.
Программа доступна в виде веб-сервиса и приложения для смартфона. Руководитель получает полный обзор проекта. В одной вкладке он видит все достижения и проблемные места команды, просроченные дедлайны. Для сотрудников, кроме визуализации задач, есть возможность общаться по проекту с коллегами, оставлять уведомления и упоминания к задаче.
Какие плюсы еще стоит отметить:
-
наличие шаблонов для повторяющихся проектов;
-
возможность использовать сервис бесплатно с ограничением по участникам — не более 5 человек;
-
поиск по тегам и людям, фильтры;
-
ПО поддерживается разными платформами;
-
интеграция с несколькими сервисами.
Большой минус — отсутствие чата внутри программы. Гостевых пользователей тоже нет, то есть вы не сможете открыть временный доступ для заказчика или эксперта, только полностью включать его в работу. И еще один недостаток — у сервиса нет поддержки русской версии, только английская.
MS Project
MS Project от Microsoft можно назвать базовой программой для управления проектами. Менеджеры часто начинают с ней знакомиться еще в ВУЗе, а потом с этими базовыми знаниями приходят на предприятие, где продолжают работу на привычном ПО. Основное преимущество MS Project — идеальная интеграция со всеми редакторами и программами Microsoft.
ПО часто отмечают как лучшую программу для управления проектами, благодаря обширным возможностям.
Преимущества системы:
-
возможность проводить планирование и бюджетирование проекта;
-
наличие диаграммы Ганта;
-
инструменты для распределения ресурсов;
-
проведение аналитических и статистических расчетов;
-
готовые шаблоны для быстрого создания проектов.
Большое разнообразие рабочих возможностей делает ПО востребованным в крупных организациях, в том числе государственных. Программой чаще пользуются руководители, чем рядовые сотрудники. Но есть ряд недостатков, из-за которых сервис теряет свою популярность:
-
высокая стоимость лицензии;
-
устаревший интерфейс, плохая визуализация задач;
-
достаточно сложный для изучения функционал, требуется время на его освоение.
И особенно важно для российских предпринимателей: компания приостановила продажу лицензий в России. Это снова приводит нас к мысли о том, что намного безопаснее и рациональнее использовать ПО от проверенных российских разработчиков.
Мы сделали сравнение ПО для управления проектами, выбрали лучшие сервисы на основе отзывов реальных пользователей. В список попали российские и зарубежные платформы, крупные CRM и менее функциональные, удобные для небольших проектов сервисы. Выбирайте программу, ориентируясь на требования своего бизнеса. Учитывайте, какая методология управления проектами подойдет в вашей отрасли, а также то, какие инструменты могут потребоваться в дальнейшем при масштабировании бизнеса.
