Специфика работы с удаленными сотрудниками
Сперва кратко подсветим ключевые отличия удаленщиков от офисных работников:
-
Отсутствие прямого наблюдения. Вы не можете вызвать человека к себе или зайти к нему, чтобы проверить, чем он там занят.
-
Личное оборудование. В офисе люди работают на корпоративных ПК, и доступ к сети предоставляет компания. Это очень упрощает контроль: вы знаете, что человек не играет в игры, не серфит Ютубчик и не спорит в комментариях. В то время как удаленщики пользуются собственными компьютерами, на которых нет никаких ограничений.
-
Оторванность от коллектива. В офисе человек постоянно контактирует с руководителем и коллегами, это помогает психологически настроиться на рабочий режим, дает ощущение связи с командой. Удаленщики остаются наедине с собой или своей семьей, степень вовлеченности снижается.
Иными словами, удаленный сотрудник предоставлен сам себе. Нужно обладать большой силой воли, чтобы оставаться в тонусе в таких условиях. Хорошая новость в том, что на практике контроль над работающими дистанционно подчиненными практически ничем не отличается от управления людьми в офисе. Чтобы это понять, достаточно ответить на один простой вопрос.
Что именно и как вы хотите контролировать в работе удаленных сотрудников?
Давайте начистоту: в 2020-х полагаться на традиционные методы контроля: письменные отчеты, личное наблюдение, вызовы в кабинет к руководителю — это довольно странно. Даже находясь в одном офисе, для большинства задач гораздо проще пользоваться современными инструментами:
-
Если вам нужно задать подчиненному вопрос, вы скорее напишете ему в мессенджер, а не вызовете человека к себе.
-
Если вас интересует статус задач по текущим проектам, его проще посмотреть в системе управления проектами, а не отрывать человека от работы.
-
Если вы хотите понять, хорошо ли сотрудник работает, вы не встаете у него за плечом, а смотрите статистику: количество закрытых задач, чатов, сделок.
Чем больше на вас работает людей, тем очевиднее становится, что взаимодействие с ними в офисе и на удаленке имеет мало отличий. Вы все равно будете созваниваться, писать в мессенджер, пользоваться CRM и программами учета рабочего времени. В чем тогда разница? В выборе инструментов.
Необходимо и достаточно
Одна из главных проблем взаимодействия с удаленными сотрудниками — недостаток контроля. Вторая — его избыток. Многие руководители чувствуют, что на дистанционке люди находятся вне прямого контроля, поэтому ударяются в микроконтроль. Постоянные вопросы в мессенджерах, ежедневные отчеты, лишние созвоны и летучки: все это только создает дополнительный стресс и мешает сосредоточиться на деле.
Помните, что контроль ради контроля всегда идет только во вред. Реальная цель — сделать так, чтобы люди на удаленке работали эффективно. Для этого нужно:
-
Контролировать как можно больше параметров. В идеале — иметь возможность получить полное представление о том, чем, когда, как и с какими успехами занимался каждый ваш подчиненный.
-
Сделать контроль незаметным. Сотрудник должен чувствовать ваше внимание только тогда, когда это действительно необходимо. Например, если он уже начинает прокрастинировать или просто не справляется с текущей нагрузкой.
Эти два пункта могут выглядеть противоречиво, но на практике они прекрасно соответствуют концепции «необходимо и достаточно». Вы собираете максимум информации, а вмешиваетесь только в случае, когда что-то идет не так. А самое лучшее, что выстраивания такой системы контроля удаленных сотрудников вам будет достаточно всего двух инструментов.
Аспро.Cloud + Kickidler = ваше решение для управления удаленными специалистами
Итак, вам нужно незаметно получить максимум данных о работе своих подчиненных. Все сведения можно разбить на две категории:
Что и зачем сотрудник делал?
Какие задачи подчиненный решал, для каких клиентов или проектов, в какие сроки. Если рабочие процессы в вашей компании организованы грамотно, все эти данные у вас уже есть — их хранит CRM. Например, система Аспро.Cloud:
-
автоматически собирает поступающие заявки от клиентов из разных каналов коммуникации, хранит данные по этапам сделок, историю взаимодействия с заказчиком и записи телефонных разговоров;
-
позволяет быстро создавать задачи, распределять их между сотрудниками, отслеживать статус;
-
показывает затраченное на эти задачи время и трудозатраты по сотруднику на единой kanban-доске.
Здесь вы уже видите, насколько результативно сотрудник поработал, какие задачи он закрыл. Однако остается еще и второй вопрос.
Как именно сотрудник делал свою работу, насколько продуктивно?
Данные по итоговым результатам важны, но для полного контроля над подчиненными вам важно понимать и то, как именно человек работает. Например, вы смотрите на отчет в Аспро.Cloud и видите, что Иван Иванов из отдела продаж закрыл за сегодня пять сделок. Для вашей ниши это хороший результат, поэтому вопросов не возникает — однако по отчету не видно, что на самом деле Иван вполне мог закрыть и восемь сделок, однако он остановился сразу после достижения минимального порога. А об этом нужно знать: даже если 5 сделок вас устраивает, вы будете знать, что сотрудник может работать лучше. Появится повод подумать об его повышении, дополнительной мотивации, новых KPI.
С этой ситуацией помогает система учета рабочего времени, Kickidler. Для каждого сотрудника она фиксирует всю активность за компьютером:
-
когда начал работу;
-
когда делал перерывы, какой продолжительности;
-
какие сайты посещал, какие программы открывал, сколько времени в них провел;
-
какие клавиши нажимал и т. д.
Также Кикидлер позволяет руководителю увидеть рабочий стол в реальном времени или сделать видеозапись экрана. Записи привязаны к ленте активности, поэтому вы сможете в один клик перейти от хронологии действий к нужному моменту видео. На основании собранных данных программа проводит анализ продуктивности и выводит его в формате отчета-сводки.
Аспро.cloud CRM + Kickidler = полная картина
С помощью всего двух программ вы получаете максимально подробную информацию о каждом подчиненном. В CRM вы видите, какие задачи и для кого сотрудник решал, а Kickidler показывает, как именно человек потратил каждую минуту своего рабочего дня. Идеальная детализация.
Самое же главное в том, что оба инструмента одинаково эффективны и в офисе, и с удаленными сотрудниками. Облачная CRM Аспро.Cloud доступна из любой точки мира, а модули Kickidler без проблем устанавливаются на любые компьютеры. Удаленщикам достаточно будет завести на своем ПК отдельную учетную запись для работы и поставить Kickidler: доступа к личным данным программа не получает.
