Обратная связь: что это и как ее дать сотруднику

В бизнесе часто случаются ситуации, когда сотрудник не соблюдает дедлайны или нарушает правила работы. Чтобы исправить ситуацию, руководитель может сделать замечание, но не всегда это приводит к желаемому результату. 

Если не знать, как правильно давать обратную связь, можно обидеть человека и снизить его самооценку. Это может повлиять на результат работы и на отношения в целом. Как давать обратную связь работнику, чтобы донести точку зрения и не задеть человека — рассказываем в статье.

Что такое обратная связь и для чего она нужна

Обычно применяется обратная связь между руководителем и подчиненным. Не стоит забывать, что коллеги тоже могут делиться мнением, ведь проблемы в работе одного человека могут повлиять на результаты другого. Например, если сотрудник не успевает выполнять задачи в срок, это может привести к задержкам в проекте, на котором работают другие члены команды. В таком случае коллеги могут обсудить с ним, как он справляется с нагрузкой, и предложить помощь или советы.

Фидбэк можно давать и руководителю о его работе, если он об этом попросит. Сотрудники могут скорректировать его действия или предложить идеи, которые помогут улучшить работу отдела или компании в целом. Чтобы работники не боялись высказываться, руководитель может собирать отзывы анонимно.

Преимущества обратной связи для бизнеса и сотрудников

Рассмотрим, какую пользу может принести обратная связь как для бизнеса, так и для работников.

Задачи обратной связи для компании:

1. Снизить текучесть кадров. Конструктивный фидбэк повышает лояльность персонала, поскольку они понимают, что их труд важен и приносит результаты компании.

2. Улучшить качество выполнения задач. Комментарии от руководителя позволяют сотруднику вовремя увидеть и исправить недочеты, а также направить работу в нужном направлении. Это не только повышает эффективность выполнения задач, но и помогает избежать повторения ошибок в будущем.

3. Предотвратить конфликты в коллективе. Регулярная обратная связь в команде помогает наладить взаимоотношения между коллегами и избежать накопившиеся недовольства от руководителя.

Для сотрудников обратная связь от начальника и коллег помогает:

1. Увидеть слабые места и зоны роста.

2. Ощутить свою значимость для компании. 

3. Повысить мотивацию для более эффективной работы.

4. Улучшить взаимоотношения с начальником и коллегами.

Виды обратной связи

Существует 3 вида фидбэка: 

• корректирующий;

• развивающий;

• поддерживающий.

Рассмотрим каждый вид подробнее.

Корректирующая обратная связь

Наиболее распространенный тип мотивации, когда начальник указывает на конкретные ошибки и действия сотрудника, чтобы предотвратить их повторение в дальнейшем. Например, работник не укладывается в установленные сроки и выполняет работу некачественно. Тогда руководитель обсуждает с ним ситуацию, объясняет, что именно не так, и помогает разобраться в причинах произошедшего.

Возможно, подчиненный не успевает завершить работу из-за большого количества задач, и, как следствие, страдает качество результатов. Вместе с работником руководитель ищет пути решения проблемы и продумывает дальнейшие действия.

В первом варианте нет конкретики, что именно работник делает неправильно. Из-за этого человек не поймет ошибку и продолжит ее повторять. Следует четко указывать на недочеты и обозначать, какого результата ожидаете от сотрудника.

Развивающая обратная связь

Направлена на профессиональное развитие сотрудника. Обычно применяется, когда работник хочет повысить зарплату или занять более высокую должность. Руководитель объясняет, что для этого нужно сделать и какие навыки улучшить.

Например, маркетолог успешно справляется с ведением аккаунтов компании в соцсетях, но хочет перейти к новым задачам — настройке рекламных кампаний. Он поделился намерением с руководителем отдела, однако начальник понимает, что сотруднику не хватает знаний для выполнения новой задачи. Тогда руководитель может порекомендовать работнику пройти обучение или обратиться за помощью к коллегам. 

Помните, что грубый фидбэк демотивирует человека. В первом варианте начальник акцентирует внимание только на недостатках, в то время как правильная обратная связь должна быть сбалансированной. Развивающий фидбэк — совет сотруднику, что улучшить или развить для достижения цели.

Поддерживающая обратная связь

Этот вид обратной связи направлен на то, чтобы поддержать и поощрить человека, а не критиковать или унижать его. Такого фидбэка часто не хватает многим сотрудникам. Некоторые руководители воспринимают хорошие результаты работы как само собой разумеющееся и делятся комментариями лишь в случае возникновения проблем. Но именно поддерживающий фидбэк помогает персоналу не терять мотивацию, чувствовать себя частью компании и понимать, что их труд важен.

Отсутствие поддерживающей обратной связи может снизить качество работы, а в худшем случае — привести к увольнению. Расскажите, что именно работник выполнил хорошо. Так он поймет, за что его хвалят. Когда сотрудник знает, какие именно практики или подходы оказались успешными, он может использовать их в будущем.

Хотя в плохом примере есть позитивная обратная связь, в ней нет конкретики. 

Модели обратной связи

Теперь рассмотрим модели обратной связи, которые могут использовать руководители.

Техника бутерброда

Один из самых популярных методов. Структура обратной связи представляет собой схему «плюс — минус — плюс». 

1. Вначале руководитель хвалит сотрудника за успехи и достижения в работе, чтобы создать расслабленную атмосферу и не переходить сразу к критике.

2. Затем руководитель дает замечания или советы, как улучшить работу. Здесь важно избегать агрессии и криков, чтобы не задеть человека.

3. В конце беседы руководитель снова хвалит работника и поддерживает, чтобы он не потерял веру в себя.

Модель BOFF

Приведем пример обратной связи по модели BOFF:

1. Поведение. Здравствуй, Марина. Я заметил, что в последнем отчете были некоторые отклонения от инструкции, и 2 показателя посчитаны неправильно.

2. Результат. Это может вызвать трудности у коллег, которым ты передаешь отчет.

3. Чувства. Я переживаю, что из-за этого могут возникнуть сложности для команды.

4. Будущее. Давай обсудим, как можно решить эту проблему. Может быть, стоит попросить коллегу еще раз объяснить порядок заполнения? Или создать чек-лист, чтобы избежать подобных ситуаций?

Как дать обратную связь

Теперь разберем, как следует давать обратную связь сотруднику.

Подготовка

Сначала определите, что хотите обсудить с работником и какой результат ожидаете от беседы. Составьте план встречи — он поможет сделать разговор конструктивным и не растянуть встречу. 

Для того чтобы давать конструктивную обратную связь, важно иметь под рукой конкретные данные о сотруднике: результаты работы, отчеты по задачам и замечания. Без аналитики можно сделать неверные выводы о сотруднике, чего стоит избегать. Помните, что для качественного фидбэка нужны факты и детали.

Собирать информацию можно следующими способами:

1. Google Таблицы или Google Документы. Онлайн-инструменты для записи и анализа данных. Информацию нужно вводить вручную, что занимает время.

2. Заметки в блокноте или телефоне. Удобный способ для быстрой записи мыслей, однако сложно структурировать информацию.

3. Сервисы для командной работы. Позволяют организовать работу компании и отслеживать выполнение задач сотрудников.

В качестве примера рассмотрим программу для управления бизнесом — Аспро.Cloud. Сервис автоматически собирает информацию о работе сотрудников и формирует понятные отчеты и графики. Никакой ручной работы, что значительно упрощает процесс анализа в отличие от таблиц и заметок.

С помощью Аспро.Cloud руководители могут:

1. Моментально давать и фиксировать обратную связь. Делать это можно в комментариях внутри задач или в чате. Это позволяет руководителю сразу обсуждать важные моменты и не откладывать их на потом. В будущем сотрудники смогут вернуться к комментариям или сообщениям, чтобы вспомнить детали.

2. Следить за выполнением задач. Руководитель может визуально оценивать нагрузку по задачам на канбан-доске и контролировать количество и качество выполненных заданий.

3. Контролировать ход проекта. Вся информация собрана в одном месте: задачи, сроки и финансы. Если в какой-то момент возникают проблемы, достаточно открыть карточку проекта и увидеть полную картину происходящего.

Канбан-доска с задачами в Аспро.Cloud

В системе можно увидеть статистику по задачам, например, количество завершенных заданий исполнителями. Все показатели видны на понятных графиках, что позволяет быстро оценить ситуацию, а при необходимости можно погрузиться. Например, если руководитель увидит у сотрудника множество незавершенных задач, он может провести беседу и узнать причины.

Статистика по задачам

Оценить скорость выполнения задач можно с помощью трекера времени. Он помогает руководителю узнать, сколько времени человек потратил на задачу и уложился ли в срок. Если на работу уходит больше запланированного времени, начальник может обсудить с сотрудником причины и принять меры. 

Показатели по сотруднику

Назначьте встречу

Не стоит вызывать работника на беседу во время выполнения задач, чтобы не отвлекать от работы. Лучше запланировать встречу и рассказать, о чем хотите поговорить.

Обсудите, когда и где лучше поговорить. Выберите место, где вас не будут отвлекать, так как сотруднику будет неловко слушать критику при коллегах. Чтобы человек не забыл о встрече и успел заранее подготовиться, создайте событие в календаре Аспро.Cloud и поставьте напоминание. 

Календарь с событиями

Во время встречи

1. Начните с позитивного комментария. Похвалите человека за достижения и успехи в работе. Это поможет создать благоприятную атмосферу для общения и снять напряжение у работника.

2. Перейдите к конструктивной обратной связи. Не бойтесь говорить о том, что беспокоит в работе сотрудника. Укажите на моменты, которые требуют внимания и изменений. Для этого используйте такие способы обратной связи, как метод бутерброда и модель BOFF.

3. Дайте сотруднику возможность высказаться и выслушайте его обратную связь о работе. Это позволит лучше понять причины возникновения проблем.

Предложите конкретные варианты для решения проблем

Обсудите вместе, как избежать подобных ошибок в будущем. Например, если сотрудник часто не укладывается в дедлайны из-за большой загруженности, распределите задачи между другими работниками.

Если даете развивающий фидбэк, то предложите человеку пройти обучение или прочитать полезные статьи. Материалы для развития и ссылки на обучающие курсы можно хранить в базе знаний Аспро.Cloud. Руководитель или сотрудники могут постоянно добавлять полезную информацию, чтобы новички могли быстро получить новые знания.

База знаний в Аспро.Cloud

Также в базе знаний могут находиться скрипты по выполнению задач, которые следует отправлять сотрудникам заранее. Это позволит им ориентироваться на инструкции и сократить количество ошибок с самого начала. 

Завершите встречу на позитивной ноте

Чтобы работник помнил о договоренностях, зафиксируйте итоги встречи в событии, которое планировалось в календаре. Также напомните сотруднику, что всегда готовы поддержать и помочь.

Правила обратной связи

Чтобы обратная связь приносила результаты и не обидела сотрудника, рекомендуем придерживаться правил:

1. Будьте конкретны. В комментариях избегайте общих фраз и опирайтесь только на факты и конкретные действия. Это поможет не затягивать встречу и донести до человека важную информацию.

2. Будьте своевременны. Давайте комментарии, как только заметили недочеты. В противном случае сотрудник может продолжать совершать одинаковые ошибки.

3. Будьте тактичны. Создайте атмосферу доверия, чтобы сотрудник не волновался. Дайте понять, что цель беседы — не критиковать и наказывать, а помочь улучшить работу. Учитывайте, что грубость и переход на личности только ухудшат ситуацию и не приведут к хорошему.

4. Не предлагайте готового решения. Позвольте человеку самому найти комфортное решение проблемы. Если человек затрудняется ответить, обсудите вместе, какие меры можно предпринять.

5. Не говорите только о недостатках. Помните, что фидбэк должен быть сбалансированным и включать в себя как положительные, так и критические моменты. Иначе сотрудник может потерять мотивацию и настроение, что негативно скажется на работе.

Важно проводить встречи с персоналом не только для того, чтобы указать на ошибки, но и для обсуждения результатов работы и похвалы за успешное выполнение плана. Тогда беседы с руководителем не будут ассоциироваться у сотрудника с негативом.

Заключение

Обратная связь в управлении — эффективный способ улучшить качество работы и построить доверительные отношения с подчиненными. Руководитель компании должен уметь давать правильный фидбэк. От обратной связи напрямую зависят результаты труда персонала.

Важно не ограничиваться корректирующим фидбэком. Поддерживающая и развивающая обратная связь также может значительно повысить качество работы сотрудника, улучшить его навыки и усилить мотивацию. Старайтесь подходить к комментариям аккуратно и бережно, тогда работники отплатят лояльностью и эффективностью.