Топ база знаний: 5 лучших российских онлайн-сервисов

После ухода иностранных сервисов на рынке появилось много российских систем для создания базы знаний. Выбор большой, поэтому мы подготовили подборку лучших программ с описанием их возможностей, чтобы помочь вам сделать правильный выбор.

Что будет в статье:

• Какие есть виды хранилищ

• Критерии оценивания сервисов

• Аспро.Cloud

• WEEEK

• Аспро.Agile

• Мегаплан

• EvaWiki

• Сравнительная таблица с возможностями программ

Виды базы знаний: внутренняя и внешняя

Для начала нужно понимать, что есть 2 вида хранилища: внутреннее и внешнее. Рассмотрим подробнее их отличия.

Внутренняя или корпоративная база знаний — место хранения информации для сотрудников. Здесь можно размещать должностные инструкции, регламенты и другие полезные материалы, которые помогут в работе. Также хранилище будет полезно для новичков, которым нужно ознакомиться с корпоративной культурой и базовыми правилами выполнения задач.

Пример корпоративной базы знаний в Аспро.Cloud

Внешняя или публичная база знаний — полезные материалы для клиентов. Это могут быть ответы на часто задаваемые вопросы покупателей или руководства по использованию продукта компании. Также здесь можно разместить информационные статьи, например, о доставке или условиях возврата товара. 

Пример публичной базы знаний в Аспро.Cloud

Лучшие сервисы для базы знаний: топ-5 систем

Теперь рассмотрим 5 российских программ для создания внутреннего и внешнего хранилища. Оценивать будем по нескольким критериям:

• функционал;

• дополнительные возможности;

• тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — система для управления бизнесом, в которой есть полноценная база знаний. В хранилище можно публиковать обучающие курсы, полезные материалы и онбординги для новичков. Также можно создать внешнюю справочную систему с ответами на часто задаваемые вопросы клиентов, чтобы снизить нагрузку на менеджеров.

Функционал

1. Понятный интерфейс. Каждый сотрудник может работать со статьями без специальных знаний. Не придется тратить время на обучение инструментам сервиса.

2. Функциональный и удобный редактор. Чтобы информация была легкой для восприятия, текст можно отформатировать: выделить полужирным шрифтом, изменить стиль заголовка, использовать списки и другие инструменты редактирования. Также можно добавить картинки, видео, таблицы и даже вставить html-код.

3. Быстрый переход из Notion и Confluence. Если у вас уже есть собранные материалы в зарубежных сервисах, вы можете легко загрузить их в Аспро.Cloud. 

4. Индивидуальный стиль. Хранилище можно оформить в соответствии с корпоративным стилем компании: добавить фирменные цвета, обложку, логотип и иконки социальных сетей с ссылками. Это не только улучшит визуальное восприятие, но и укрепит бренд в глазах клиентов и сотрудников.

5. Удобная структура информации. Для легкой навигации в сервисе есть несколько уровней вложенности. Можно создать родительскую статью и прикрепить к ней тематические материалы. Также можно привязать один документ к нескольким разделам, чтобы не создавать одну и ту же статью несколько раз.

6. Быстрый доступ. Чтобы сотрудники и клиенты могли быстро найти нужные публикации, на платформе предусмотрен удобный поиск по названию и тегам.

7. Гибкие настройки прав доступа. Руководитель самостоятельно распределяет права доступа и решает, кто может просматривать, создавать и редактировать информацию. Это позволяет дать доступ только к необходимым материалам и избежать расфокуса. Кроме того, вы сможете сохранить конфиденциальную информацию и предотвратить случайное удаление или изменение важных документов.

8. Экспорт внешней базы знаний. Чтобы сделать хранилище публичным и разместить его в интернете, необязательно создавать отдельный домен. Можно использовать основной сайт компании и добавить ссылку на хранилище, например, в футере. Вся информация редактируется прямо из вашего аккаунта в системе и автоматически обновляется в публичной базе. Также можно давать ссылку на хранилище любому пользователю и при этом не предоставлять ему доступ к самой программе.

Дополнительные возможности

1. Автодействия. При заданных условиях автодействия система самостоятельно создаст задачу на добавление новых публикаций или обновление статей и отправит уведомление ответственному.

2. Система оценивания. Сотрудники и клиенты смогут оценить пользу контента и дать обратную связь. Это поможет увидеть недочеты и вовремя обновить информацию.

3. SEO-продвижение. Поможет потенциальным клиентам найти публичное хранилище через поисковики, что существенно увеличит видимость контента и посещаемость сайта.

4. Инструменты аналитики. Чтобы отследить популярность статей в базе знаний для клиентов, к платформе можно подключить Яндекс Метрику и Google Analytics. 

5. Интеграции. К материалам можно прикрепить документы из Google Диска, Яндекс Диска и Dropbox. Прикрепленные файлы будут автоматически обновляться. Также можно настроить интеграцию с другими внешними сервисами через API.

6. База знаний доступна в смартфонах Android и IOS.

Тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы

Бесплатный тариф: есть. Можно бесплатно создать 1 базу знаний с неограниченным количеством статей и пользователей. 

Для большего количества хранилищ, нужно выбрать один из платных тарифов. Например, на тарифе «Старт» можно создать 2 базы, на тарифе «Команда» — 5. С тарифа «Бизнес» количество баз становится неограниченным. 

Стоимость платной подписки: от 2 390 ₽ в месяц при оплате на год для работы в команде до 5 человек.

Стоит отметить, что помимо базы знаний, вы получите модуль управления проектами и задачами, CRM, чат команды, а также другой функционал, который поможет выстроить эффективную совместную работу.

Пробный период с полной версией сервиса: есть, на 14 дней. Чтобы получить пробный период, достаточно зарегистрироваться. Карту привязывать не нужно.

Бесплатная демонстрация системы: есть. Специалисты проводят 30-минутную презентацию сервиса: показывают все возможности программы и отвечают на вопросы. Встреча проходит в онлайн-формате. 

WEEEK

WEEEK — таск-менеджер для управления проектами. Одна из возможностей сервиса — создание внутреннего и внешнего справочника.

Функционал

1. Встроенный редактор. Чтобы текст стал более читабельным, его можно отформатировать. В статьях также можно разместить списки, таблицы, медиа и коды.

2. Права доступа. Есть 3 уровня доступа к материалам: «Редактирование», «Комментирование» и «Чтение». Это позволит сотрудникам внести изменения данных и обновить информацию в документах. А для некоторых пользователей можно полностью запретить доступ к материалам, чтобы сохранить конфиденциальные данные. 

3. Индивидуальный стиль. Для создания дизайна статей можно добавить обложку и иконку, а также изменить цвет фона текста.

4. Шаблоны документов. Пригодятся для создания похожих публикаций. Достаточно лишь создать шаблон текущего документа, который будет находиться в соответствующем разделе.

5. Быстрый поиск. При вводе слова в поиске система найдет совпадения по названию и содержанию публикации.

Дополнительные возможности

1. Сервис поддерживает интеграции с Google Документами и Таблицами, Miro и Figma.

2. Можно подключить интеграции с внешними платформами через API.

3. Материалы можно просматривать и редактировать прямо со смартфона. Реализована AI-генерация текста.

Тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы

Бесплатный тариф: есть. Команда до 5 человек может использовать хранилище бесплатно, но есть ограничение — не более 100 документов. 

Стоимость платной подписки: от 159,2 ₽ в месяц за 1 пользователя при оплате на год для команды до 10 человек.

Пробный период: есть, на 14 дней.

Бесплатная демонстрация системы: есть. На видеозвонке специалисты показывают функционал платформы и отвечают на вопросы.

Аспро.Agile

Аспро.Agile — сервис для управления проектами по методологии Agile. Система также позволяет создать базу знаний с инструкциями, небольшими курсами и полезной информацией для сотрудников и клиентов. 

Функционал

1. Простой визуальный редактор. Помимо текста, статью можно наполнить контентом: добавить изображения, видео, файлы, разместить ссылки, таблицы, списки и коды. Также можно отредактировать текст: сделать полужирным, изменить выравнивание и использовать другие инструменты форматирования.

2. Статусы публикации. Если текст требует проверки, его можно сохранить в статусе «Черновик». После внесения правок статус можно изменить на «К публикации». А чтобы сделать материал доступным всем сотрудникам, достаточно установить галочку в пункте «Опубликовано». Статусы позволят легко управлять процессом совместной подготовки и публикации материалов.

3. Порядок в структуре. Внутри публикации можно указать родительские статьи, в которые будет вложен документ. Так сотрудникам и клиентам будет проще ориентироваться в разделах.

4. Управление доступами. При необходимости можно закрыть доступ к секретной или ненужной информации. Также можно ограничить права, например, разрешить только чтение и комментирование. Это позволит избежать случайного удаления важной информации.

5. Выгрузка базы знаний на сайт. Хранилище можно сделать публичным, для этого в программе нужно нажать на «Экспорт» и загрузить полученный файл на сайт. При изменениях в аккаунте системы внешняя база автоматически обновится. Также можно отправить ссылку на хранилище любому пользователю без предоставления доступа к самой программе.

6. Мгновенный доступ к публикации. С помощью названия и тегов можно быстро найти нужную статью.

Дополнительные возможности

1. Комментарии и оценки. Позволят получить обратную связь от коллег или клиентов.

2. Аналитика посещений документов. Чтобы понять, какие материалы в публичной базе знаний вызывают больший интерес, можно подключить сервисы аналитики: Google Analytics, Google Tag Manager и Яндекс Метрику.

3. Автодействия. При заданных условиях система автоматически создаст задачу на обновление информации или публикации новых статей. 

4. SEO-продвижение. С его помощью публикации в базе знаний для клиентов будут продвигаться в органической выдаче поисковых систем, что поможет привлечь новых пользователей.

5. Интеграции. Дополнительно сервис поддерживает интеграции с внешними программами через API.

6. База знаний доступна в смартфонах Android и IOS.

Тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы

Бесплатный тариф: есть. Однако база знаний доступна с платного тарифа «Про». 

Стоимость платной подписки для работы с базой знаний: от 5 090 ₽ в месяц при оплате на год для команды до 30 человек. 

Помимо базы знаний пользователю будет доступно управление Agile-проектами и задачами, автодействия, чат команды и интеграция с внешними системами через API.

Пробный период: есть, на 14 дней при регистрации. Вносить данные карты не нужно.

Бесплатная демонстрация системы: есть 30-минутная презентация сервиса. Специалисты по внедрению расскажут о всех функциях программы, ответят на вопросы и покажут, как платформа поможет решить бизнес-задачи компании.

Мегаплан

Мегаплан — программа управления бизнесом с возможностью создания внутренней и внешней базы знаний. 

Функционал

1. Встроенный редактор. Позволяет форматировать тексты, добавлять на страницы изображения, таблицы, списки, чек-листы и другие элементы.

2. Структурирование информации. Есть несколько уровней вложенности статей. Можно формировать материалы отдельно для каждого отдела, направления работы или продукта компании.

3. Настройка доступов. Можно ограничить доступ к информации только для определенных сотрудников, а также назначать права на просмотр или редактирование.

4. Поиск. Внутри документов можно установить теги, которые значительно упростят поиск нужной информации.

Дополнительные возможности

1. Комментарии внутри статей. С их помощью сотрудники и клиенты смогут оставить обратную связь.

2. Интеграции. Можно подключить интеграции с другими внешними платформами.

3. Открытые API.

4. База знаний доступна в смартфонах Android и IOS.

Тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы

Бесплатный тариф: нет. 

Стоимость платной подписки: от 454 ₽ в месяц за 1 пользователя при оплате на год.

Пробный период: есть, на 14 дней.

Бесплатная демонстрация системы: есть. Можно зарегистрироваться на вебинар, в рамках которого специалисты расскажут подробнее о платформе и ее функциях.

EvaWiki

EvaWiki — сервис для создания и использования базы знаний для сотрудников и клиентов.

Функционал

1. Расширенный функционал. В программе есть все необходимое для создания статей: инструменты форматирования текста, возможность добавления изображений, видео, таблиц и других элементов.

2. Совместное редактирование. Над одной статьей могут работать сразу несколько человек, что значительно ускорит процесс выпуска материалов.

3. Настройки прав доступа. Есть несколько уровней доступа к использованию материала, например, можно настроить права на чтение или полностью запретить просмотр.

4. Шаблоны документов. Помогают создавать похожие материалы с заданными полями и форматированием. 

5. История документов. Можно просматривать историю изменений статьи и восстанавливать удаленные материалы.

Дополнительные возможности

1. Инструменты аналитики. С их помощью можно отследить материалы с наибольшим количеством просмотров. Это поможет понять, какие темы больше интересны читателям.

2. Комментарии и оценка полезности статьи. В конце страницы статьи пользователи могут поставить оценку и написать обратную связь. Это позволит узнать, какие материалы нужно доработать. 

3. Автоматическая категоризация. При создании или обновлении статей система автоматически определит категорию для контента, что значительно упростит поиск и навигацию.

4. Есть замена плагинам из Confluence. Также можно подключать свои плагины.

5. Есть AI-генерация текста.

Тарифы, пробный период и бесплатная демонстрация системы

Бесплатный тариф: есть. Подключить плагины и другой функционал можно на платном тарифе. 

Стоимость платной подписки: от 415 ₽ в месяц за 1 пользователя при оплате на год.

Пробный период: есть, на 14 дней.

Бесплатная демонстрация системы: есть. В формате видеоконференции специалисты бесплатно показывают функционал сервиса и отвечают на вопросы. 

Как выбрать сервис для создания базы знаний

Мы подготовили таблицу с возможностями сервисов, чтобы вам было проще сравнить и определиться с выбором наиболее подходящей программы.

При выборе сервиса стоит учитывать потребности и бюджет компании. Первое время можно использовать бесплатный тариф или пробный период с полной версией программы на 2 недели. Возможно, для старта вам будет достаточно базового функционала. По мере развития компании можно перейти на расширенный тариф.