Процесс адаптации в компании: что это и как проводить

Выход на новое рабочее место — всегда волнительное время для новичка. Страх не понравиться коллегам и плохо справиться с первыми задачами может негативно сказаться на мотивации и продуктивности. Если рядом отсутствует поддержка со стороны начальства и коллег, вероятность увольнения возрастает. 

Чтобы избежать этого, компании вводят систему адаптации сотрудника. Она необходима, чтобы новички быстрее осваивались в рабочих процессах, четко понимали свои обязанности и органично встраивались в коллектив. Так, согласно исследованию BambooHR, 89% сотрудников, которые прошли адаптацию, больше вовлечены в работу. 

В статье разберем, что включает в себя адаптация сотрудника и как составить ее план.

Что такое адаптация персонала и зачем она нужна

Адаптация персонала в организации — это процесс, в ходе которого работник привыкает к новому рабочему месту, его условиям и команде. 

Процесс адаптации состоит из нескольких этапов:

• знакомство с компанией и коллективом;

• освоение корпоративной культуры и внутренних правил;

• изучение должностных инструкций и обязанностей;

• получение новых знаний и навыков.

Онбординг помогает легче и быстрее войти в рабочий ритм и избежать ошибок в выполнении задач. Продолжительность адаптации индивидуальна и может занять от нескольких недель до года. Чтобы ускорить процесс, составьте программу адаптации новичков со списком задач и ответственными лицами.

Адаптация сотрудников нужна для следующих целей:

1. Ускорить процесс вхождения в должность. Расскажите о специфике работы и предоставьте обучающие материалы. Так, работник быстрее адаптируется и допустит меньше ошибок при выполнении задач.

2. Снизить стресс новичка. В первые дни у человека может возникнуть страх плохо выполнить работу и не найти общий язык с коллективом. Наставник и коллеги должны поддержать сотрудника и помочь преодолеть трудности, чтобы он не утратил мотивацию.

3. Снизить текучесть кадров. В первые месяцы работы сотрудники чаще размышляют об увольнении. Если оказать поддержку и помощь новичку в начале пути, то вероятность, что он продолжит работу, увеличится.

4. Улучшить HR-бренд. Если процесс адаптации нового сотрудника пройдет успешно и комфортно, есть высокая вероятность, что он будет хорошо отзываться о компании и даже порекомендует ее знакомым.

5.Сократить расходы на поиск нового работника. Если адаптация сотрудника пройдет успешно, он не уйдет из компании. HR-менеджеру не придется снова искать работника и тратить время и деньги.

Кто отвечает за адаптацию

Существует 2 подхода, как проводить адаптацию сотрудников: 

1. Кратко рассказать о задачах и оставить сотрудника самостоятельно разбираться с большим объемом информации.

2. Назначить ответственных лиц для помощи и обучения. 

Второй подход, конечно, более эффективен. Новичку гораздо легче привыкнуть ко всему новому, когда рядом есть люди, которые готовы поддержать и помочь. 

За процесс адаптации персонала в организации могут отвечать руководитель отдела, HR-специалист и наставник. Расскажем подробнее о функциях каждого из них.

1. Руководитель отдела анализирует результаты работы и помогает получить необходимые знания и навыки. Также дает рекомендации и конструктивную критику.

2.HR-специалист помогает с психологической адаптацией: отслеживает уровень вовлеченности и мотивации сотрудника. При необходимости назначает дополнительное обучение. Также узнает о делах в работе: есть ли сложности и вопросы по задачам, что беспокоит больше всего и устраивает ли атмосфера в коллективе. Такие беседы обычно проводят в начале рабочей недели, спустя две недели, через месяц и по окончании периода адаптации.

3. В роли наставника часто выступает более опытный сотрудник. Он помогает освоить инструменты и программы для работы, обучает навыкам и делится накопленным опытом. Также наставник готов ответить на вопросы, помочь преодолеть трудности и поддержать в сложные моменты. В период адаптации он самый близкий человек, который помогает взаимодействовать с руководством и другими коллегами.

Виды адаптации нового сотрудника

Существует 4 типа адаптации персонала: 

• организационная;

• профессиональная;

• социально-психологическая;

• производственная. 

Рассмотрим подробнее каждый вид.

Организационная адаптация

Включает процесс адаптации персонала в команде и знакомство с корпоративными нормами. Для начала проводится экскурсия по офису, где сотруднику также показывают рабочее место.

Затем новичка знакомят с коллективом: с кем предстоит работать и к кому подходить с вопросами. Для удобства визуализируйте организационную структуру компании, чтобы сотрудник наглядно увидел свое место в компании. 

Также в оргструктуре пропишите обязанности каждого работника, чтобы новичок понимал, кто и за что отвечает. Это поможет ему легко найти нужного человека для решения рабочих вопросов. Создать организационную структуру можно в специальных сервисах для бизнеса. Например, в Аспро.Cloud.

Пример оргструктуры в Аспро.Cloud

Организационная адаптация новичков также включает следующие моменты:

• изучение графика работы и распорядка рабочего дня;

• получение доступов к программам и рабочим ресурсам;

• ознакомление с информацией о компании: целях, ценностях, миссии, традициях и нормах поведения в офисе.

Профессиональная адаптация

Направлена на изучение должностных обязанностей и инструкций по выполнению задач, а также прохождение обучения. Новичок знакомится со спецификой работы и рабочими процессами. 

В течение первой недели работы руководитель дает сотруднику несложные задания, чтобы он мог спокойно и без лишнего напряжения войти в рабочий процесс. В процессе адаптации начальник постепенно усложняет задачи и повышает уровень ответственности. 

Социально-психологическая адаптация

Предполагает знакомство с корпоративной культурой, посещение совместных тренингов и мероприятий, которые направлены на улучшение отношений с коллегами. Ответственный за психологическую адаптацию, например, HR-специалист, следит за уровнем удовлетворенности работой, помогает повысить мотивацию и выявляет причины возникших трудностей.

Многие компании недооценивают этот аспект адаптации. Считают, что достаточно научить выполнять задачи. Да, это поможет уменьшить уровень стресса, но также необходимо оказывать внимание новому сотруднику, чтобы он чувствовал себя частью коллектива. Если новичок не получает поддержки от команды и начальника, он может почувствовать себя одиноким, что может привести к тому, что он не выдержит и уволится.

Производственная адаптация

Включает работника в процесс создания продукта или услуги компании. Например, новичку на заводе показывают оборудование и инструменты, с которыми предстоит работать. Также проводят обучение по их использованию и рассказывают о технике безопасности. Для офисных работников производственная адаптация заключается в освоении программ и сервисов для работы, например, CRM-системы. 

План адаптации нового сотрудника

План адаптации — список задач, которые необходимо сделать новому работнику для успешной адаптации на работе. Например, для маркетолога можно поставить следующие задачи: 

• изучить внутренние документы организации, например, регламент ухода в отпуск;

• ознакомиться с продуктами и услугами организации;

• изучить редполитику;

• прочитать статьи про создание рекламных кампаний;

• изучить вводный курс для новичков в базе знаний.

Программа адаптации нового сотрудника необходима не только работнику, но и руководителю, hr-специалисту и наставнику. Так, руководитель сможет планировать задачи и распределять обязанности согласно плану. HR-менеджеру программа адаптации нужна, чтобы узнать, в какой момент стоит проводить беседы с сотрудником. Наставнику же план поможет понять, чему нужно обучить новичка для успешного выполнения заданий.

Теперь, когда мы определили важность наличия программы адаптации, разберем ответственных за его разработку. 

А чтобы сделать план более эффективным, узнайте у других сотрудников отдела, чего им не хватило в период адаптации к новым обязанностям. Их замечания и советы помогут улучшить программу. Далее разберем, какие действия должны предпринять работник и организация на каждом шаге процесса адаптации.

Предаптационный этап

Предаптационный этап, известный как пребординг, означает подготовку к началу работы. Отправьте сотруднику ознакомительное письмо, где будет содержаться следующая информация:

• список документов для оформления;

• дата и время начала работы;

• что нужно взять, например, сменную обувь;

• контакты человека, который встретит сотрудника, например, наставника.

Можно попросить сотрудника составить приветственное письмо и кратко написать о себе новым коллегам: 

• предыдущий опыт работы;

• навыки;

• хобби;

• ссылки на соцсети.

Заранее подготовьте рабочее место сотрудника, настройте необходимые программы и выдайте доступы к рабочим аккаунтам и чатам. 

Отправьте короткие обучающие статьи и ссылки на внутренние документы компании, например, распорядок рабочего дня, которые нужно изучить до выхода на работу. Все это можно собрать в одном месте, например, в базе знаний Аспро.Cloud. Чтобы поделиться материалами, просто сформируйте внешнюю ссылку и отправьте новичку. Так, сотрудник самостоятельно ознакомится со спецификой работы и будет более подготовленным к первому рабочему дню. 

Пример корпоративной базы знаний в Аспро.Cloud

Кроме того, статьи и обучалки помогут будущим новичкам самостоятельно и быстро находить нужную информацию для работы. Ему не придется постоянно обращаться с вопросами к руководителю и наставнику.

Первый рабочий день

Волнительный момент для любого сотрудника независимо от его опыта. В этот день важно не оставлять новичка один на один с коллегами и задачами. 

Пример задач на первый рабочий день:

• Для начала проведите экскурсию по офису и представьте новичка коллегам.

• Подпишите необходимые документы для оформления на работу.

• Проведите новичка к рабочему месту и объясните, какие программы понадобятся для работы.

• Отдельно познакомьте новичка с сотрудниками из отдела, с кем он будет часто работать.

• Расскажите, как будет проходить общение: в каких программах и чатах. Также покажите структуру компании и объясните, с какими вопросами к кому следует подходить. 

В первый день старайтесь не давать сотруднику сложные задания и не ожидать быстрых результатов. Позвольте ему ознакомиться с задачами и изучить обучающие материалы.

В первую неделю система адаптации сотрудников может включать следующие задачи:

• изучить направления деятельности компании, продукты или услуги;

• ознакомиться с программами и инструментами для работы;

• прочитать информацию о компании: положение о корпоративной культуре, ценности и традиции;

• изучить обучающий материал;

• дать первые задачи по работе.

Читайте также: 

Конфликты в команде: как найти причину и обезвредить ситуацию

План адаптации персонала на 3 месяца

Заранее подготовьте перечень заданий, которые нужно выполнить сотруднику за адаптационный период на работе. Это позволит новичку плавно войти в рабочий ритм.

Установите четкие сроки выполнения задач, например, за 2 недели сотрудник должен пройти базовое обучение по должности. Назначьте ответственного, кто будет оценивать результаты заданий. Покажем пример таблицы с задачами для маркетолога.

Следите за выполнением задач и давайте обратную связь. Спрашивайте у новичка, какие сложности возникают, что нужно дополнительно изучить, чтобы лучше выполнять работу.

Анализ результатов адаптации после первой недели

В конце первой недели узнайте о состоянии сотрудника и его делах на работе. Примерный список вопросов:

1. Как себя чувствуете? Все ли устраивает в работе?

2. Остались вопросы по рабочим задачам?

3. С какими сложностями столкнулись на неделе?

4. Чего не хватает для успешного выполнения задач?

5. Есть ли трудности во взаимодействии с другими сотрудниками?

В конце беседы похвалите новичка за первые успехи в работе и укажите на моменты, которые нужно проработать или изменить. В дальнейшем можете организовывать подобные встречи один раз в две недели или в месяц. 

Также можно подготовить небольшую анкету или опрос, где сотрудник сможет высказать мнение об адаптации, поделиться трудностями и успехами. Ответы помогут улучшить онбординг не только для новичка, но и для потенциальных сотрудников. Поэтому важно анализировать процесс адаптации и периодически вносить изменения.

Итоги в конце адаптационного периода

После окончания адаптационного периода проведите итоговую встречу. Обсудите, что из плана не получилось выполнить и почему. Отметьте успехи сотрудника, дайте оценку работе и укажите на зоны роста. 

Формат проведения адаптации

Вы можете подготовить план адаптации для сотрудника в PDF, в Google Документе или Google Таблице. А чтобы список задач и ресурсы для обучения были в одном месте, лучше использовать специальные сервисы. Рассмотрим вариант проведения процесса адаптации на примере комплексной системы для бизнеса Аспро.Cloud. 

В сервисе есть специальный модуль «Онбординг», где можно составить пошаговый адаптационный план для нового сотрудника в виде чек-листов. Вы можете подробно расписать задачи для каждого этапа и прикрепить ссылки на обучающие материалы.

Так, новичок всегда будет иметь перед глазами план на период адаптации, а руководитель или наставник смогут отслеживать прогресс и при необходимости проводить беседы. Чтобы сэкономить время на создание онбордингов для других должностей, просто скопируйте текущий и измените только нужные пункты.

Также в Аспро.Cloud есть модуль «‎База знаний». В ней можно создать отдельный раздел для обучения новичков и добавить полезные материалы, которые помогут сотрудникам в работе. 

Например, можно разместить информацию о компании: внутренние регламенты, положение о корпоративной культуре, описание продуктов и услуг. Также добавьте  ответы на часто задаваемые вопросы сотрудников, чтобы новичок лишний раз не отвлекал наставника или руководителя.

В статьях можно добавлять изображения, видео, таблицы и ссылки, например, на обучающие курсы. Также можно форматировать текст: использовать разные стили заголовков, делать полужирный и курсивный шрифт, добавлять маркированные и другие списки. Так, новичок легче воспримет информацию.

Создавайте несколько родительских статей, чтобы удобно структурировать информацию по тематическим блокам. Например, в родительской статье «‎Скрипты продаж» прикрепите статьи «‎Скрипты для холодных продаж» и «‎Скрипты для горячих продаж». 

Методы адаптации персонала

Существует множество способов адаптации, которые лучше всего использовать в комплексе для ускорения процесса. Рассмотрим некоторые способы адаптации персонала.

Программа наставничества

За новичком закрепляют наставника, который будет отвечать на вопросы и помогать с трудностями в работе. Наставником назначают более опытного и ответственного сотрудника. 

Наставник может обучить новоиспеченного коллегу фишкам и навыкам, которые пригодятся при выполнении задач. Так, человек ощутит поддержку и поймет, что он не одинок в своем новом окружении. Также сотрудник сможет быстрее развиваться в профессиональном плане. 

Обучения и тренинги

Тренинги, вебинары и семинары нужны для развития навыков и получения новых знаний о работе. Совместные офлайн и онлайн-обучения помогут не только больше разобраться в специальности, но и ближе познакомиться с коллегами. Также подготовьте обучающие статьи, к которым сотрудник будет возвращаться, чтобы освежить знания.

Мероприятия по адаптации персонала

Совместные активности — отличный способ для новичков влиться в коллектив и наладить отношения с коллегами. 

Примеры мероприятий:

• обучения;

• игры, например, спортивные;

• посещение конференций;

• выезды на природу.

Ошибки при адаптации новых сотрудников

Ошибки в процессе адаптации могут негативно сказаться на мотивации и продуктивности сотрудника, а в некоторых случаях привести к его увольнению. Рассмотрим несколько примеров ошибок.

1.Новичка не познакомили с коллегами отдела. Это приведет к тому, что сотрудник не будет знать, к кому обращаться за помощью или советом по рабочим вопросам. Чтобы избежать этого, подготовьте и покажите оргструктуру компании, о которой мы ранее говорили. Расскажите, с кем новичок будет работать, и у кого какая зона ответственности.

2. Не рассказали о корпоративной культуре и правилах в офисе. Новичку будет неловко, если коллега укажет ему на нарушение правила, о которых он не знал. Например, что нельзя ходить в уличной обуви по офису.

3. Не показали офис и рабочее место. Сотруднику придется самостоятельно разбираться в рабочем месте и искать кухню, чтобы пообедать. Это займет много времени и негативно скажется на его спокойствии.

4. Не объяснили принцип работы и не дали нужную информацию для выполнения задач. Чтобы сотрудник не тратил время на поиск информации для решения задач, лучше заранее подготовить обучающие статьи. Сделать это можно в базе знаний Аспро.Cloud, в которой есть простой редактор и удобная структура. Это поможет сотруднику быстрее освоить навыки и повысить производительность.

5. Нет вовлеченности руководителя. Встречи с руководителем, хотя бы раз в 2 недели, нужны, чтобы новичок чувствовал себя частью команды и получал обратную связь. Отсутствие внимания со стороны руководителя может натолкнуть на мысли, что начальство недовольно работой сотрудника. В то время как похвала от руководителя, наоборот, будет мотивировать и вдохновлять эффективно работать.

В заключении

Итак, адаптация новых сотрудников — это важный шаг для мотивированного и продуктивного начала работы. Помогайте новичкам не только освоить профессиональные навыки, но и влиться в коллектив. 

Единожды созданная программа адаптации персонала поможет в дальнейшем снизить текучесть кадров и повысить удовлетворенность сотрудников работой.