Когда НКО растет, вместе с ним растет и операционка. Проектов и документов становится больше, а контроль за задачами превращается в ежедневный хаос. Руководителю нужно вручную распределять задачи и искать документы. Все это отнимает время и нервы.
С такой же проблемой столкнулось НКО «Мир да Лад». Руководителю приходилось долго планировать проекты, искать документы для отчетности и следить, чтобы все товары доходили до благополучателей. Было понятно, что без систематизации процессов, дальше будет только сложнее. Поэтому руководитель начал искать систему, которая помогла бы навести порядок в документах и проектах.
От адресной помощи до медиаподдержки НКО: чем занимается «Мир да Лад»
«Мир да Лад» — некоммерческая организация, которая реализует социальные проекты и оказывает адресную помощь людям с инвалидностью.
Чем занимается команда:
- развивает некоммерческую студию подкастов;
- создает собственные подкасты для НКО и о НКО;
- реализует программы поддержки СО НКО;
- организует мероприятия для сбора средств;
- выступает с лекциями и передает свой опыт в регионы.
Один из проектов, которым команда особенно гордится, — это «Проверено. Доступно». В рамках проекта «Мир да Лад» стала первой и пока единственной организацией в России, которая переписывает правила настольных и настольно-ролевых игр на русский жестовый язык. А еще обучает глухих ребят самим проводить эти игры.
Команда работает по принципу «ничто для них без них», поэтому в процессе участвуют и те, кто сам использует РЖЯ.
Команда тестирует адаптацию игры «Подземелья и драконы»
Что использовали до Аспро.Cloud и почему не подошло
Изначально руководитель использовал сервис для хаос-контроля. Для индивидуальной работы инструмент подходил идеально. Но со временем у Алексея появилась команда. Выстроить совместную работу с помощью привычного инструмента было невозможно из-за ограничений по функционалу. Поэтому руководитель решил внедрить специализированный сервис.
Сначала протестировали один из популярных таск-менеджеров. В нем было очень удобно вести проекты, но вскоре команда обнаружила ключевой недостаток. В системе не было инструментов для работы с документами. Договоры, счета и акты продолжали жить в разных папках и чатах, что создавало путаницу и замедляло рабочий процесс.
В попытке решить эту проблему команда перешла в еще один известный сервис для управления проектами. Но вместо того, чтобы ускорять процессы, инструмент создавал дополнительную нагрузку на команду.
Сервис оказался громоздким для нас в плане функционала, поэтому мы решили не продолжать в нем работать.
Тогда команда решила расширить поиск и посмотреть не только проектные сервисы, но и CRM. Руководитель предполагал, что такие системы могут помочь структурировать работу и дать больше возможностей для управления процессами.
Мы тестировали несколько популярных CRM-систем, но они были больше заточены под продажи. Нам же было важно выстроить именно проектную работу.
В поисках подходящего инструмента руководитель зашел на платформу для НКО «Технологии Добра». Именно здесь Алексей нашел систему Аспро.Cloud. После тестирования стало ясно, что сервис действительно подходит: проекты, документы и совместная работа — в одном месте.
Дополнительным плюсом стала возможность подключиться к системе на особых условиях. Благодаря тесному сотрудничеству платформы «Технологии Добра» и Аспро.Cloud НКО получают скидку 50% на любой тариф сервиса. Это сделало переход не только удобным, но и финансово выгодным для команды.
Как «Мир да Лад» систематизировал работу в Аспро.Cloud
«Мир да Лад» полностью перешел в Аспро.Cloud в 2024 году. Систему внедряли самостоятельно, а когда появлялись вопросы — периодически обращались в техподдержку. Расскажем подробнее, как Аспро.Cloud помогает НКО решать бизнес-задачи.
Выстроили эффективную проектную работу
Первое, что внедрила команда, — это проектная работа. Даже несмотря на то, что команда уже пробовала другие сервисы, выстроить прозрачный процесс не получалось. Руководителю приходилось держать в голове множество деталей и самостоятельно отслеживать, движется ли проект вперед.
У сотрудников была та же проблема: не всегда было понятно, какие этапы впереди и как выглядит общий план. Это тормозило процессы и создавало нагрузку на всех участников.
Благодаря Аспро.Cloud команда получила ясность на всех этапах работы. Теперь, когда у «Мир да Лад» появляется новый проект, например, выход в регионы с играми, команда создает в Аспро.Cloud карточку проекта. Внутри нее руководитель фиксирует:
- план проекта;
- необходимые задачи и ответственных за их выполнение;
- дедлайны каждого поручения;
- плановые и фактические доходы и расходы;
- связанные документы: договоры, счета и акты.
Руководителю больше не нужно держать все в голове. Вся информация по проекту — в его карточке.
Карточка проекта «Мир да Лад» в Аспро.Cloud
Если команде нужно провести конференцию, проектный менеджер создает задачи на канбан-доске. Это помогает наглядно разложить этапы подготовки и зафиксировать все необходимые поручения. Один взгляд на доску позволяет понять, как идет работа и что находится в приоритете. Руководителю больше не нужно постоянно переписываться с менеджером и уточнять статус проекта, а сотрудники могут легко спланировать свой день.
Карточка задачи «Мир да Лад» в Аспро.Cloud
Взяли контроль над каждой игровой коробкой
В одном из ключевых направлений «Мир да Лад» — работе с настольными и настольно-ролевыми играми — выстроен четкий рабочий процесс. Команда получает игры от издательств, адаптирует их правила под РЖЯ, чтобы сделать материалы доступными для сообщества, а затем передает готовые наборы благополучателям. Например, другим НКО или образовательным центрам.
Команде было важно понимать, сколько коробок уже поступило и сколько готово к передаче, чтобы:
- корректно распределять партии между благополучателями;
- не обещать больше, чем реально есть в наличии;
- заранее понимать, когда потребуется новая поставка;
- избегать ситуаций, когда коробки теряются или зависают между этапами.
Выстроить точный учет каждой коробки помогает модуль «Складской учет». Как только «Мир да Лад» получает игры от издателя, сотрудники фиксируют поступления в системе. Благодаря этому, ни одна коробка не теряется, что упрощает контроль запасов.
А еще руководителю не нужно держать в голове информацию, когда и сколько поступило коробок игр на склад: все это можно посмотреть в системе.
Учет прихода игры на склад в Аспро.Cloud
Чтобы понимать, сколько коробок еще нужно раздать благополучателям, команда смотрит вкладку «Товарные запасы». Благодаря этому сотрудники видят фактические остатки игр на складе.
Когда команда планирует раздачу игр, она также смотрит их наличие на складе и понимает, сколько еще не хватает. Это позволяет сотрудникам своевременно планировать новые поставки и не допускать нехватки.
Контроль игровых наборов в Аспро.Cloud
Благодаря складскому учету команда может отслеживать движение коробок и контролировать процесс их передачи.
Наладили простой учет финансов
Алексею важно регулярно отслеживать финансы по проектам, чтобы понимать, укладываются ли они в бюджет, вовремя замечать отклонения и перераспределять ресурсы. Но раньше все платежи фиксировали только в бухгалтерской программе. Такие системы ориентированы на профессиональных бухгалтеров, поэтому руководителю требовалось много времени, чтобы найти нужную информацию. Это усложняло контроль и мешало быстро принимать решения по проектам.
Чтобы решить эту проблему, Алексей настроил учет финансов в Аспро.Cloud. Благодаря интеграции с банками Точка и Сбербанк в модуль «Деньги» подтягиваются все платежи, что экономит время на ручном вводе и позволяет видеть актуальную картину по движениям средств.
Модуль «Деньги» в Аспро.Cloud
Чтобы отслеживать затраты по каждому проекту, Алексей в детальной карточке платежа привязывает его к нужному проекту. После этого данные подтягиваются в карточку проекта во вкладку «Финансы». Здесь руководитель анализирует плановые и фактические поступления и расходы, а затем корректирует работу, если что-то идет не так.
Бюджет проекта в Аспро.Cloud
У нас бухгалтеры работают в отдельной программе для бухучета. Я туда даже не лезу — мне проще в Аспро.Cloud посмотреть все платежи и привязать их к проекту.
Кроме того, команда использует модуль «Кредиты». НКО иногда не хватает денег, поэтому они часто берут в долг у учредителей. Модуль позволяет фиксировать все обязательства и планировать денежный поток, чтобы вовремя погашать долги. Это помогает сохранять доверие учредителей.
Модуль «Кредиты» очень классный. Учредители выдают беспроцентные займы, и важно корректно учитывать такие операции, чтобы потом мы могли вовремя вернуть эти средства обратно.
Модуль «Кредиты» в Аспро.Cloud
Упростили работу с документами
Раньше «Мир да Лад» хранил все документы в программе для бухучета. Но из-за сложного функционала руководитель каждый раз тратил много времени, чтобы найти нужный документ. Это особенно проблематично в периоды отчетности, когда бухгалтерам срочно нужны первичные документы, чтобы подтвердить расходы и корректно сформировать финансовые отчеты.
В конце года, как обычно это происходило, бухгалтер звонит и говорит: «Алексей, нет первичных документов по контрагенту, у нас отчеты горят!». Раньше я тратил сто-пятьсот миллионов лет, чтобы найти эту первичку. А она плохо находится, так как ты не успеваешь вовремя отправить документ в программу, потому что ты ее боишься.
Чтобы собрать все документы в одном пространстве, команда внедрила модуль «Списки». Например, в «Реестре договоров» ведут учет: кто согласует, на каком этапе договор, и какие материалы к нему относятся.
Какие есть списки у «Мир да Лад»:
- чеки на закупки;
- первичные документы, например, акты выполненных работы;
- документы по авансовым платежам;
- командировочные документы, например, приказы, билеты и брони отелей.
Модуль «Списки» в Аспро.Cloud
Плюс функционала для команды в том, что здесь она может хранить все документы, и ничего не потеряется. Сотрудники могут в любой момент скачать нужные файлы и передать их бухгалтерам для отчетности. Благодаря этому становится больше порядка в документах и меньше нервозности у руководителя.
Сейчас же, когда бухгалтер спрашивает: «А где первичный документ?», я просто захожу в систему и вижу все: список договоров, платежку, акт выполненных работ или пожертвования.
Общие впечатления команды
С Аспро.Cloud стало проще жить и вести проекты. Также хотел поблагодарить команду Аспро.Cloud за участие в нашей конференции «Доступная среда через партнерство бизнеса и НКО» в 2025 году. Рады, что компания помогает не только эффективно организовывать бизнес-процессы, но и разделяет наши ценности.
.png)
Сертификат команде Аспро.Cloud от «Мир да Лад» за участие в конференции «Доступная среда через партнерство бизнеса и НКО»
