Пока бизнес небольшой, команда чаще всего общается в мессенджерах. Это быстро, привычно и не требует затрат. Но со временем задач становится больше, переписок — тоже, и в этом потоке легко потерять важные детали или пропустить дедлайн.
С такой же ситуацией столкнулось агентство LAVA AGENCY. Когда компания выросла, в мессенджерах стало сложно контролировать все задачи. Тогда команда решила перейти на Аспро.Cloud, чтобы систематизировать работу и выстроить эффективную работу над проектами.
Мы поговорили с Иваном Ревковым, операционным директором LAVA AGENCY. Он рассказал, как с помощью Аспро.Cloud команда перестала терять задачи, автоматизировала процесс найма и выстроила прозрачную работу по проектам.
Немного о компании
LAVA AGENCY — digital-агентство, которое более 7 лет помогает бизнесу решать маркетинговые задачи с помощью продвижения в соцсетях.
Команда LAVA AGENCY
Чем занимается команда агентства:
- разрабатывает SMM-стратегии;
- снимает и создает контент;
- настраивает таргетированную рекламу;
- сотрудничает с инфлюенсерами.
Продвижение в соцсетях — сильная сторона LAVA AGENCY. Но в целом команда подходит к маркетингу комплексно.
Помимо SMM мы разрабатываем маркетинговые стратегии, создаем сайты и подключаем дополнительные digital-каналы, например, контекстную рекламу. Такой подход позволяет клиенту получать не отдельные услуги, а целостную систему продвижения, которая работает на бизнес-результат.
Команда работает с компаниями разных направлений и масштабов: от стартапов до международных брендов. В портфолио компании проекты для:
- Marriott — международная сеть отелей.
- Inglot — бренд профессиональной косметики.
- Creative Kitchen — бренд готовых блюд и производитель кулинарной продукции.
- Novikov Group — ресторанный холдинг.
- Tesla Moscow Center — центр продаж электромобилей Tesla в Москве.
Если говорить о проектах, которые нам особенно нравились, то стоит отметить сотрудничество с Marriott Imperial Plaza. Мы продвигали бренд на протяжении года сразу по двум направлениям: банкетный зал и сам отель. Вели соцсети и регулярно организовывали съемки прямо на территории отеля.
Для такого уровня проекта мы собрали большую команду. Нужно было четко выстроить процессы, работать в рамках дедлайнов и при этом соблюдать строгие правила международной сети.
Также у LAVA AGENCY есть отдельное направление работы — развитие личных брендов.
Мы работали с артистами и лидерами мнений, например, певицей Glukoza, блогерами Яной Левенцевой и Сергеем Косенко. Такой опыт позволяет нам адаптироваться под разные задачи и аудитории. А также создавать стратегию, которая эффективно работает для конкретного клиента.
Далее расскажем, какие инструменты команда использовала в своей работе до Аспро.Cloud.
Как команда работала раньше и что было не так
Агентство вело всю работу в Telegram: отдельно общались с клиентами, отдельно — с командой. Специалисты общались в рабочем чате и ставили задачи там же, а иногда и в личных сообщениях. Но такой подход к работе создавал проблемы.
Специалисты стали забывать про дедлайны или вообще про задачи, потому что они терялись. Тогда мы поняли: настало время выстраивать процессы!
Тогда команда решила перейти в систему для управления проектами. Чтобы все задачи, переписки и дедлайны были в одном месте и не терялись. Так, LAVA AGENCY стала использовать сервис Platrum. В нем команда вела проекты, ставила задачи и проводила финучет. Однако со временем компания поняла, что нужна другая система.
Platrum нам не подошел по нескольким причинам. Дизайн выглядел устаревшим, как будто его сделали в 2015 году и больше не обновляли. Сервис почти не выпускал новых функций. Поэтому нам приходилось подстраивать решения под наши проекты, что было неудобно. К тому же он оказался дороже, чем Аспро.Cloud.
Поэтому LAVA AGENCY стала искать новую систему, которая подходила бы под все требования.
Почему остановились на Аспро.Cloud
У LAVA AGENCY было несколько требований к новой системе:
- Ежемесячные обновления. Команда хотела, чтобы разработчики регулярно улучшали функционал и добавляли новые возможности.
- Свежий и приятный дизайн. Важно было, чтобы интерфейс был интуитивно понятным и удобным для работы.
- Универсальность. Система должна была подходить для разных типов проектов без необходимости дополнительных доработок.
- Функционал для проектов. Нужен был полный набор инструментов, чтобы вести и контролировать проекты.
Команда изучила все системы, которые были тогда на рынке, но в итоге остановила выбор на Аспро.Cloud.
Мы нашли несколько подходящих вариантов и протестировали их. В итоге решили, что Аспро.Cloud — идеальный для нас вариант. Его нам случайно посоветовал коллега как сервис, в котором удобно выставлять счета. Я открыл систему и понял, что это не просто инструмент для создания документов. Это полноценная система управления бизнесом, которая была нам нужна.
После этого команда начала внедрять Аспро.Cloud в свои рабочие процессы.
Как проходило внедрение Аспро.Cloud
LAVA AGENCY внедряла Аспро.Cloud полностью самостоятельно, так как уже был опыт внедрения похожих инструментов. Кроме того, интерфейс был интуитивно понятен, поэтому помощь специалистов не понадобилась.
Сложность была в том, чтобы выстроить работу системы под особенности нашего агентства. Поэтому мы пробовали разные настройки. В итоге за неделю все настроили и проверили, что система работает как нужно.
Далее расскажем, какие инструменты Аспро.Cloud использует агентство, и как они помогают в повседневной работе.
Как агентство управляет процессами через Аспро.Cloud
Порядок в проектах
LAVA AGENCY ежемесячно ведет десятки проектов одновременно. Аспро.Cloud помогает не терять контроль над ними. У каждого проекта — своя карточка. В ней хранится вся необходимая информация: от общих требований и бюджета до конкретных задач, сроков и ответственных.
К нам часто приходят клиенты, с которыми мы уже работали. Если есть история проектов и видно, как велась работа, это очень помогает специалистам быстро погрузиться и настроить рабочие процессы.
Задачи проекта
Благодаря проектам в Аспро мы можем лучше контролировать работу команды. А также понимать на будущее, будет ли у этого проекта какие-либо проблемы, которые стоит решить заранее. Или же у проекта будут отличные результаты, и клиент продолжит сотрудничество.
Чтобы легко планировать проекты, команда создала шаблоны под каждое направление работы. Не приходится каждый раз создавать заново и тратить время. Теперь при запуске нового проекта менеджеру достаточно выбрать нужный шаблон, и вся информация подтянется автоматически. Можно сразу начинать работу.
Порядок работ в шаблоне проекта
Специалистам не нужно тратить время на то, чтобы «придумывать» себе работу на сегодня. У них уже создана автоматически задача в проекте. Это снижает стресс и освобождает команде время для выполнения задач и глобальных целей.
Постановка задач по расписанию
У LAVA AGENCY часть задач повторяется каждую неделю, например, подготовка еженедельной отчетности. Чтобы создавать эти задачи вручную, нужно много времени. Сэкономить его помогают регулярные задачи.
Команда создала шаблоны для повторяющихся задач: указала суть поручения, дедлайны и ответственных. Также настроила автоматический режим повторения. Теперь система сама создает задачи нужным людям и в нужное время. Так команда тратит меньше времени на рутину и больше — на разработку стратегий для клиентов.
Шаблон регулярной задачи
Эффективные HR-процессы без лишних сервисов
Раньше для поиска новых специалистов приходилось использовать несколько разных сервисов, и сложно было держать все этапы в голове. LAVA AGENCY решила эту проблему и выстроила HR-воронку прямо в модуле CRM. В воронке команда настроила этапы найма: от подачи заявки до повторного интервью.
HR-воронка
Благодаря воронке HR-менеджер видит, кто на каком шаге находится, и понимает, с кем сейчас нужно связаться или провести интервью. Не приходится держать все в голове и искать информацию по каждому кандидату — все в одном месте.
Каждый отклик превращается в карточку сделки. В ней хранится вся информация о соискателе: контакты, резюме и портфолио.
Чтобы все переписки сохранялись в системе, LAVA AGENCY создала и подключила Telegram-бота. Когда соискатель пишет в бот, Аспро.Cloud автоматически создает сделку в CRM и сохраняет всю переписку в карточке кандидата.
Когда человек хочет с нами работать, он оставляет заявку в Telegram-боте. Мы сразу получаем уведомление в Аспро.Cloud и ведем специалиста по воронке.
Сначала помечаем в карточке его профессию для удобного поиска. Затем указываем, с какого канала пришел, чтобы вести аналитику. HR-воронка позволяет нам вести процесс найма сотрудников в одном месте, без дополнительных сервисов.
Благодаря этому HR-менеджеру не нужно собирать отклики вручную из разных каналов. Все заявки автоматически попадают в систему, и можно работать с ними в одном окне.
Теперь стало удобно общаться с кандидатами прямо в Аспро.Cloud, а не через личный аккаунт.
Теги в HR-воронке
Также команда использует базу кандидатов. Она формируется автоматически на основе всех контактов, которые попадают в систему. Благодаря этому HR-менеджер всегда видит полный список соискателей и может легко вернуться к ним позже.
В Аспро.Cloud также удобно фильтровать базу специалистов, чтобы в будущем быстро находить нужных сотрудников и не начинать найм с нуля.
Иван Ревков, операционный директор LAVA AGENCY
Благодаря такому системному процессу найма в Аспро.Cloud команда стала обрабатывать отклики в 2 раза быстрее.
Все встречи под контролем
Раньше агентство сталкивалось с путаницей в расписании встреч и совещаний. Чтобы это исправить, LAVA AGENCY начала использовать общий календарь в Аспро.Cloud. Все события команда создает с привязкой к конкретным проектам и участникам. Это помогает видеть, кто участвует во встрече, по какому проекту она проходит и какие задачи нужно обсудить.
Календарь
Также команда настроила повторяющиеся события. Теперь еженедельные мероприятия продлеваются автоматически, и их не нужно каждый раз создавать заново.
А чтобы точно никто не пропустил встречу, команда настроила напоминания. Система сама заранее отправляет уведомления всем участникам события.
Все знания — в одном месте
LAVA AGENCY столкнулась с тем, что важная корпоративная информация была разбросана в разных сервисах. Регламенты и договоры терялись, и приходилось тратить время на их поиск.
Чтобы решить эту проблему, команда создала базу знаний в Аспро.Cloud и добавила в нее все необходимые для работы материалы. В ней находятся:
- регламенты;
- видеоуроки;
- справочник по услугам и тарифам;
- должностные инструкции;
- скрипты продаж.
База знаний
Теперь все документы хранятся в одном месте — больше не нужно искать их в переписках или папках. А доступ к материалам настроен по ролям, поэтому каждый сотрудник видит только то, что ему нужно. Например, менеджеры — скрипты продаж, а руководители — договоры и финансовые документы. Это помогает навести порядок, скрыть ненужные материалы и защитить важную информацию.
Что еще помогает в работе
Кроме управления проектами и HR-воронки, LAVA AGENCY также использует финансовый учет и модуль «Онбординг».
С помощью онбординга LAVA AGENCY организовала обучение и адаптацию новых специалистов прямо в системе. Команда подготовила собственные курсы и материалы для разных отделов: от регламентов до инструкций по работе с клиентами. Благодаря онбордингу новичок с первых дней понимает, как устроены процессы, и быстрее включается в работу.
Онбординг
Мы настроили удобный и автоматизированный онбординг. Теперь, когда приходит новый специалист, он проходит все этапы онбординга и ничего не пропускает. Это удобно!
Также LAVA AGENCY подключила автоматическую выгрузку данных из банка «Точка». Теперь все поступления и расходы оперативно появляются в Аспро.Cloud. Бухгалтерия сверяет данные и формирует отчеты без задержек и ручного ввода. А чтобы ускорить документооборот, команда выставляет счета и акты прямо в системе.
Результаты внедрения и дальнейшие планы
Мы используем Аспро.Cloud не только для клиентских проектов, но и для работы внутренней SMM-команды, которая отвечает за развитие соцсетей LAVA.
У нас сформировано активное комьюнити: ежемесячный охват превышает 3 500 000, а суммарная база подписчиков более 100 000 человек.
В Аспро.Cloud мы выстроили управление контентом, аналитикой и задачами по тем же принципам, что и на клиентских проектах: все прозрачно, с понятным расписанием, дедлайнами и единым центром коммуникации.
Какие изменения произошли в компании после внедрения Аспро.Cloud:
- Команда сократила количество рутинных задач и стала уделять больше времени клиентам, креативу и стратегии.
- Специалисты стали быстрее согласовывать задачи и давать обратную связь — коммуникация теперь проходит без задержек.
- Команда стала принимать решения быстрее, ведь вся нужная информация теперь всегда под рукой.
С помощью Аспро.Cloud в проектах стало больше порядка. Мы стали меньше терять нужную информацию, а контроль работы команд стал более прозрачным.
Но на этом LAVA AGENCY не останавливается. В планах команда хочет внедрить автозаполнение данных кандидатов при составлении договоров, чтобы сократить рутину.
В заключение, пару слов Ивана Ревкова об опыте использования Аспро.Cloud:
Я не нашел сервиса с лучшим UX и командой, которая выпускает обновления каждую неделю! А еще Аспро.Cloud дешевле, чем многие другие конкуренты.
