Шаблон для проекта: как выполнять заказы на автопилоте

Любой проект начинается с планирования. Ведь без четкого порядка действий риск не уложиться в дедлайн и бюджет сильно увеличивается. Но чаще всего планирование занимает слишком много времени: менеджеру каждый раз приходится с нуля создавать структуру проекта, назначать ответственных и описывать каждую задачу. Этот процесс замедляет начало работы и не позволяет команде брать больше заказов. 

Кажется, что от этого никуда не деться. Но выход есть. Чтобы подготовка к запуску была проще и быстрее, подготовьте планы проектов. В статье расскажем, почему этот инструмент полезен любой команде и как получить от него максимум пользы. А для тех, кто только начинает запускать проекты, мы собрали примеры шаблонов и описали принцип их работы. 

Что такое шаблон проекта

Шаблон проекта — это заранее продуманный и сформированный план выполнения проекта, который помогает команде быстро приступить к работе и получить качественный результат. Такие образцы проектов содержат набор готовых элементов:

• необходимые этапы и вехи; 

• этапы рабочего процесса;

• распределение ответственных;

• список задач и их описание;

• материалы и инструкции для выполнения задач;

• дедлайн проекта, этапов и отдельных задач; 

• время выполнения задач;

• список заинтересованных лиц; 

• показатели успешности; 

• регулярность и способы коммуникации как внутри команды, так и с клиентами; 

• бюджет с графиком планируемых списаний и поступлений. 

В зависимости от сферы те или иные элементы могут отсутствовать. Например, в шаблоне проекта археологических раскопок может не быть установленных дедлайнов, так как на работу сильно влияют погодные условия. Такое может быть и при разработке нового лекарства, ведь невозможно предсказать, сколько времени потребуется на каждую задачу или этап. 

Конечно, заранее заготовленный порядок действий подходит скорее для типовых работ. Но на его основе можно подготовить и шаблон для индивидуального проекта, так как многие приложения и сервисы дают возможность настраивать и адаптировать уже готовые образцы. 

Шаблон проекта — это эффективный инструмент для команды

И вот несколько причин, почему: 

1. Быстрый запуск. Менеджеру достаточно один раз занести данные в специализированную систему или, например, в таблицу. А все последующие разы останется только копировать шаблон для оформления проекта. Вы сможете приступить к работе в несколько кликов и направить ресурсы на решение действительно важных задач. 

2. Единый стандарт выполнения проектов. Благодаря этому менеджерам будет легче вести отчетность и при необходимости дорабатывать шаблоны. 

3. Уменьшение ошибок. Шаблоны обычно создаются на основе успешных кейсов, что помогает предотвратить возможные ошибки. 

4. Легкое обучение новых сотрудников. Новички смогут быстро адаптироваться к рабочему процессу, так как все заказы выполняются по одному заготовленному сценарию. А еще при необходимости стажеры смогут обратиться к уже выполненным проектам, чтобы лучше понять принцип работы. 

5. Отсутствие зависимости от конкретных сотрудников. Если один из менеджеров уйдет в отпуск или на больничный, то другой сотрудник сможет легко подхватить процесс. Ведь все специалисты работают по одному стандарту. Также это поможет не бояться ухода ключевых сотрудников. Ведь вся экспертиза по управлению ложится в основу шаблона. 

6. Автоматизация процессов. Сервисы для управления проектами позволяют настроить автодействия в шаблонах и избавиться от рутины не только при планировании проекта, но и во время его выполнения. Например, система может автоматически отправлять электронные письма заказчикам или менять ответственных в задачах. 

Как создать план проекта

Чтобы получить эффективный образец плана проекта, есть три способа:

1. Составить на основе лучших практик вашей компании. Например, вы выполняли один из проектов, и все прошло максимально гладко. Зафиксируйте все, что вы делали и как делали: какие были этапы и сроки, сколько специалистов было задействовано и так далее. А на основе этой информации создайте общий план проекта. Так можно сделать по каждому направлению работы.

2. Обратиться к опыту других компаний. Для этого у нас есть кейсы, в которых клиенты Аспро.Cloud рассказывают о своем опыте создания шаблонов. А еще они часто делятся экспертизой в чате пользователей. 

3. Взять готовый вариант. Ниже мы поделимся пятью примерами для разных сфер. Настроить похожий шаблон написания проекта можно будет после регистрации в Аспро.Cloud. А разобраться в функционале поможет эта статья :) Также на других ресурсах можно найти шаблоны в формате таблиц, презентаций и PDF. 

Неважно, по какому принципу вы решите составить шаблон. В любой случае вам поможет система для управления проектами Аспро.Cloud. О том, как создавать в ней план любого проекта, расскажем в следующем пункте. 

Как Аспро.Cloud помогает создавать шаблоны

Чтобы вы могли легко создать план запуска проекта под свои направления работы и быстро разобраться в функционале системы, расскажем подробнее о возможностях Аспро.Cloud. 

Пример шаблонов в Аспро.Cloud

Настраиваемый рабочий процесс задач

Первое, что необходимо сделать — настроить рабочий процесс. То есть продумать этапы, по которым будет проходить каждая задача, и установить для них статусы. Это помогает менеджеру проекта быстро понять, что происходит с задачей, и среагировать, если необходимы согласование или проверка. 

Пример рабочего процесса в Аспро.Cloud

По умолчанию в системе заданы этапы: «‎Сделать»‎, «В работе»‎, «Сделано»‎, «Завершено»‎. Изменить их можно двумя способами: 

1. Внутри рабочего процесса. Этот вариант подойдет, если в разных проектах задачи выполняются по одному и тому же алгоритму.  

2. Внутри проекта. Подходит, если рабочий процесс меняется только для одного проекта. Например, заказчик хочет проверять посты в социальные сети на стадии написания и публикации, а обычно у вас только один этап «Согласование». 

Также в рабочем процессе можно задать настроить автодействия. С их помощью система может самостоятельно совершать рутинные операции при определенных условиях. Например: 

• отправлять уведомления; 

• призывать пользователей к ответу; 

• оставлять комментарий; 

• создавать новые задачи; 

• добавлять плановый расход; 

• менять поле в задаче, например, ответственного или крайний срок; 

• создавать событие в календаре — встречу с заказчиком или планерку по проекту;

• отправлять проекты в архив. 

Пример автодействий в Аспро.Cloud

Для каждого автодействия можно задать:

1. Время, когда должно произойти действие, относительное или абсолютное.

2. Условия, при котором оно должно срабатывать. 

3. Переменные из полей сделки или задачи для автоматического заполнения содержания.

Расскажем о нескольких сценариях использования автодействий в задачах. Например, перед специалистами стоит задача проанализировать целевую аудиторию и разработать контент-стратегию. После выполнения работы необходимо провести презентацию для клиента. Поэтому на этапе «Согласование с заказчиком» можно добавить автодействие, которое запланирует созвон в календаре на определенную дату. Допустим, через 3 дня после даты изменения задачи. 

Чтобы автодействие срабатывало только для этой задачи, необходимо поставить условие с названием задачи. 

Другой пример. Дизайнер интерьеров создает 3D-модель кухни. Как только он завершает задачу и переносит ее на последний этап, система сама создает новую задачу на подготовку отчета. В таком автодействие можно указать дату начала и завершения, ответственного и наблюдателя и прикрепить инструкции по составлению отчетности. 

Автодействия помогают реализовать множество сценариев в ваших проектах и не только уменьшить рутину, но и снизить влияние человеческого фактора. А еще этот инструмент можно использовать для оптимизации процессов найма и увольнения или оплаты счетов. 

Порядок работ 

Шаблон плана проекта должен обязательно содержать порядок работ. Это помогает эффективно распределять ресурсы и легко координировать выполнение заказа. В Аспро.Cloud можно добавлять этапы, вехи и задачи. Обо всем по порядку. 

Пример порядка работ в Аспро.Cloud

Этапы 

Этапы в порядке работ создаются в соответствии с жизненным циклом проекта. По умолчанию в системе их 5: 

1. «Инициация». 

2. «Планирование».

3. «Выполнение».

4. «Контроль».

5. «Завершение».

Как и в рабочем процессе, вы можете добавлять, удалять и менять заданные этапы. Например, для производителя мебели могут быть этапы: 

1. «Инициирование проекта».

2. «Планирование».

3. «Дизайн и разработка».

4. «Закупка материалов».

5. «Производство».

6. «Маркетинг и продажи».

7. «Закрытие проекта».

8. «Постпроектный анализ».

Они помогут отслеживать прогресс всех проектов по конкретному шаблону на kanban-доске. Если проект создан не по шаблону, на доске он не появится. 

Пример канбан-доски по проектам

Вехи будут находиться в карточках проектов в виде чеклиста для каждого этапа, что даст вам возможность быстро оценивать ход работ по разным проектам.

Вехи 

Вехи — это контрольная точка в проекте. Чаще всего она наступает, когда команда завершает какое-либо ключевое мероприятие или подписывает документы. Такие пункты помогают отслеживать прогресс и двигаться в нужном направлении. Первая веха может быть связана с завершением этапа планирования: когда все документы согласованы, задачи распределены, а риски учтены. Другую веху можно добавить на стадии готовности первой версии продукта. 

В Аспро.Cloud вехи можно также использовать как чек-лист работ, необходимых для завершения проекта. Например, «Составлено ТЗ», «Подготовлено оборудование», «Готов план строительства».

Пример создания вехи

Какую информацию можно добавить в веху: 

1. Название. 

2. Ответственного. Выбранный сотрудник сможет отмечать веху как выполненную и редактировать ее, а также добавлять задачи и распределять их между коллегами. 

3. Описание. В нем можно подробно расписать шаги, которые необходимы для завершения вехи. Также можно прикладывать инструкции, чеклисты и статьи из корпоративной базы знаний. 

4. Шаблон отчета. Пропишите форму отчета по каждой вехи, чтобы специалисты быстро вносили свое результаты и не тратили время на составление отчетности с нуля. 

5. Файлы, необходимые для выполнения работы. 

Планирование проекта: пример описания вехи

В параметрах шаблона вы также можете указать, по какому принципу будут закрываться вехи. Есть два варианта: 

1. Вручную. Пользователи смогут самостоятельно завершать контрольные точки, даже если в них есть невыполненные задачи

2. Автоматически. В таком случае веха закроется автоматически, когда все привязанные к ней задачи будут выполнены.  

По умолчанию в шаблоне выбран второй вариант, чтобы полностью автоматизировать процесс выполнения проекта.

Если выберете первый вариант, то пользователи смогут самостоятельно завершать контрольные точки, даже если в них есть невыполненные задачи. 

Задачи 

Следующий уровень планирования — создание задач. В Аспро.Cloud список необходимых работ можно привязать: 

1. К вехам. Пока не будут выполнены все привязанные задачи, веха не будет закрыта, а проект не перейдет на следующий этап. 

2. К этапам. Такая задача относится к этапу, но не привязана к вехе. Проект может перейти на следующий этап, даже если она не выполнена. 

В задаче вы можете: 

1. Указать название.

2. Установить приоритет. Доступно три уровня: низкий, средний и высокий приоритет. 

3. Добавить описание задачи и прикрепить необходимые файлы. 

4. Создать чеклист. 

5. Указать ответственного, поставщика и наблюдателей. Это можно сделать сразу, если специалисты назначен заранее, или уже во время выполнения проекта. 

6. Заполнить поле «Начать задачу через». Это поможет сотрудникам понять, когда необходимо брать задачу в работу. 

7. Указать длительность выполнения в поле «Крайний срок через»

8. Установить планируемое время выполнения. 

9. Добавить теги для группировки аналогичных задач. 

В Аспро.Cloud также можно выбрать режим создания задач: 

• Для текущего этапа. Этот вариант подойдет, если вы выполняете проект последовательно. 

• При создании проекта. Лучше использовать этот вариант, если в одном проекте могут параллельно работать специалисты из разных отделов. 

Автодействия по проекту

Мы уже говорили об автодействиях в задачах. Но в Аспро.Cloud также можно задать условия для автодействий и по всему проекту. Они будут срабатывать на определенных этапах.

В этом разделе дополнительно появляются такие автодействия:

• изменить этап;

• приостановить и возобновить; 

• завершать как успешный или проваленный. 

Расскажем о нескольких сценариях использования таких автодействий. Например, проект переходит на этап «Сдача работ клиенту». Система отправляет электронное письмо клиенту о завершении проекта и назначает с ним встречу. Также можно задать условие, при котором заказчику будет каждый раз уходить письмо с уведомлением о переходе проекта на новый этап. 

Другой пример. Если с даты запуска проекта прошло больше 2 недель, а работы так и не начались, система призовет ответственного менеджера к ответу. 

Еще система может автоматически завершать проект. При этом можно задать условия, при которых он будет считаться успешным. Например, если с даты начала проекта прошло не более 30 дней, или он перешел на этап «Завершен».

Примеры шаблонов для разных сфер

Мы подробно описали, как в Аспро.Cloud работают шаблоны проектов и как их настраивать. Чтобы вам было еще проще, воспользуйтесь примерами из этого пункта. Мы собрали лучшие практики для разных сфер: 

• производства; 

• строительства; 

• IT; 

• юристов и адвокатов; 

• маркетинга и рекламы. 

Создать похожий шаблон можно после регистрации в системе. Мы даем 14 дней пробного периода на максимальном тарифе, чтобы вы оценили все преимущества. 

Производство 

План работы в проекте: пример производства мебели на заказ. В качестве этапов мы взяли фазы жизненного цикла проекта по PMBoK: 

1.  «‎Инициация»‎.

2.  «Планирование»‎.

3.  «‎Реализация»‎.

4.  «‎Завершение»‎.

Вехи и задачи проекта вы можете видеть на скриншоте: 

В рабочем процессе 3 этапа: 

1. «Не выполняется»‎.

2. «В производстве»‎.

3. «‎Завершена»‎.

Чтобы работа была бесперебойной, и не возникало ошибок, настроили автодействия: 

1. На этапе «‎Не выполняется»: призыв ответственного к ответу, если крайний срок выполнения менее чем 1 неделя. 

2. На этапе «В производстве»: если задача взята в работу более чем 1 неделю назад, в ней появляется комментарий от менеджера проекта с просьбой объяснить причины задержки. 

3. На этапе «Завершена»: если отдел качества завершает проверку мебели и оставляет комментарий с текстом «Есть дефекты», то сотруднику производства ставится дополнительная задача на их исправление. 

Строительство 

Описание проекта: шаблон для строительства загородного дома. В нем мы выделили такие этапы проекта: 

1. «Подготовка».

2. «Земельные работы».

3. «Устройство фундамента».

4. «Возведение стен и перекрытий».

5. «Инженерные коммуникации».

6. «Внутренняя и внешняя отделка».

7. «Приемка и сдача объекта».

Вехи и задачи мы показали на скриншоте: 

Также настроили автодействия в проекте:

1. Если проект находится на этапе «Подготовка», а с даты запуска прошло уже больше недели, автодействие призовет менеджера к ответу. Также система назначает встречу с клиентом для выбора участка. 

2. При переходе на этап «Земляные работы» система отправит клиенту электронное письмо о начале строительства. 

3. На этапе «Приемка и сдача объекта» система отправляет клиенту электронное письмо об окончании строительства, а после него создает событие для выезда на объект. Также уходит автоматическое уведомление для менеджера проекта, и ставится задача на подготовку документов. 

Рабочий процесс здесь состоит из 4 этапов: «Не выполняется», «В работе», «Контроль прораба» и «Контроль клиента». Настроили автодействия: 

1. Для всех задач на этапе «Не выполняется» система призывает ответственного к ответу, если крайний срок выполнения менее 2 недель.  

2. На этапе «Контроль прораба» система автоматически ставит прорабу задачу для выезда на объект. 

3. На этапе «Контроль клиента» для задач, которые требуют согласования, назначается встреча с клиентом. Например, это необходимо после проведения инженерных коммуникаций и чистовой отделки. Также добавили автодействие, которое возвращает задачу в работу, если есть претензии к качеству работ.

IT

Разберем IT-проект: шаблон оформления на основе мобильной разработки. В него добавили 6 этапов: 

1. «Идея и концепция».

2. «Планировка и анализ».

3. «Дизайн».

4. «Разработка».

5. «Тестирование.

6. «Запуск и развертывание».

Вехи и задачи, которые требуются для успешного выполнения проекта: 

Также настроили автодействия: 

1. На этапе «Идея и концепция»‎ автодействие призывает менеджера проекта к ответу, если после начала проекта прошло больше недели. Если срок выполнения проекта менее 1 месяца, автодействие сдвигает срок на две недели и уведомляет клиента об этом.

2. На этапе «‎Дизайн» специалистам этого направления отправляется уведомление о необходимости взять проект в работу.

3. На этапе «‎Разработка» специалистам этого направления отправляется уведомление о необходимости взять проект в работу. 

4. На этапе «‎Тестирование» специалистам этого направления отправляется уведомление о необходимости взять проект в работу. Также система назначает встречу с клиентом для презентации приложения. 

5. На этапе «‎Запуск и развертывание» менеджеру проекта ставится задача на подготовку документов для клиента и отчетности. 

Также каждый раз при переходе на новый этап клиенту отправляется электронное письмо, чтобы он оставался в курсе происходящего и не беспокоил менеджера. 

Рабочий процесс составили из стандартных этапов: 

• «Сделано»;

• «В работе»; 

• «Сделано»;

• «Завершена». 

Какие автодействия добавили: 

1.  Для всех задач на этапе «Сделать» система призывает постановщика и ответственного к ответу, если с даты начала задачи прошло больше 7 дней.  

2. Если на этапе «Сделано» постановщик не проверяет задачу больше 3 дней, ему приходит уведомление. 

3. На этапе «Завершено» для каждой задачи приходит уведомление о подготовке отчетности спустя 14 дней после завершения. Также все задачи отправляются в архив через 30 дней. После выполнения задачи «Определить роли и обязанности в команде» всем специалистам приходит уведомление о том, что они добавлены в проект. 

Юристы и адвокаты

Таблица для проекта по банкротству физического лица. Проект проходит по этапам: 

1. «Подготовка».

2. «Подача заявления в суд». 

3. «Процедура реструктуризации долгов».

4. «Реализация имущества».

5. «Завершение процедуры банкротства».

Порядок работ для такого проекта показали на скриншоте: 

Автодействия в проекте: 

1. На этапе «Подготовка»‎ система назначает встречу с клиентом для обсуждения деталей. А если в течение 14 дней проект не переходит на новый этап из-за отсутствия документов, клиенту отправляется электронное письмо с напоминанием. 

2. На этапе «‎Подача заявления в суд» назначается событие для юриста и клиента. После этого им приходит письмо с датой подачи заявления. 

3. На этапе «‎Рассмотрение дела в суде» в системе создается событие на дату  заседания, и отправляются письма с напоминанием. 

4. На этапе «‎Завершение процедуры банкротства» проект завершается как успешный, если дата окончания меньше 1 недели. В ином случае он считается проваленным. Также юристу ставится задача на подготовление отчетности по проекту. 

В рабочий процесс добавили 3 стандартных этапа: 

1. «Сделать».

2. «В работе». 

3. «Завершено»

Автодействия для рабочего процесса: 

1. Если задачи находятся на этапе «Сделать» более 5 дней, ответственному по задаче отправляется уведомление. 

2. На этапе «В работе» ответственного призывают к ответу, если до дедлайна меньше 1 недели. 

3. На этапе «Завершено» все задачи уходят в архив через 30 дней. 

Маркетинг и реклама

Рассмотрим пример плана реализации проекта по запуску контент-маркетинга в компании. 

Выполнение проекта включает этапы: 

1.  «‎Подготовка»‎.

2.  «‎Запуск блога»‎.

3.  «‎Запуск YouTube-канала»‎.

4.  «‎Продвижение в социальных сетях»‎.

5.  «‎Анализ и оптимизация»‎.

6.  «‎Завершение»

Необходимые вехи и задачи вы можете увидеть на скриншоте: 

Теперь перейдем к автодействиям по проекту:

1. На этапе «Подготовка»‎ настроили отправку клиенту письма с запросом доступов к базе клиентов и призыв менеджера к ответу, если крайний срок выполнения менее 3 месяцев. 

2. На этапе «‎Запуск блога» дизайнерам, авторам и SEO-специалистам отправляется уведомление о смене этапа; 

3. На этапе «‎Завершение» проект закрывается как успешный, если крайний срок его выполнения не менее 1 дня. В других случаях он считается проваленным. Также менеджеру отправляется уведомление с просьбой подготовить отчет по проекту. 

При этом на каждом этапе клиенту автоматически отправляется письмо о переходе на новый этап. Это нужно для того, чтобы заказчик всегда оставался в курсе событий и не тратил время на звонки менеджеру. 

Список настроенных автодействий

Если проект завершен успешно, можно добавить автодействие, которое создаст новый проект для поддержания и регулярной работы бренд-медиа и социальных сетей. 

Рабочий процесс для задач состоит из 5 этапов: 

1.  «‎Не выполняется»‎.

2.  «‎В работе»‎.

3.  «‎Согласование с редактором»‎.

4.  «‎Согласование с клиентом»‎.

5.  «‎Завершена»‎.

Также в рабочем процессе настроили автодействия. 

1. На этапе «‎Не выполняется»: призыв ответственного к ответу, если крайний срок выполнения менее чем 1 неделя. 

2. На этапе «‎В работе»: менеджеру проекта отправляется уведомление о том, что началось выполнение работы. 

3. На этапе «Согласование с редактором»: создается задачу на проверку работы, в которой постановщик становится ответственным. 

4. На этапе «Согласование с клиентом» для задач, которые требуют презентации решений, назначается созвон с клиентом. Например, разработка контент-стратегии или структуры блога. После этого срабатывает автодействие на смену этапа, если постановщик оставил комментарий с текстом «Надо доработать». 

5. На этапе «Завершена» ответственному ставится задача на подготовку отчета по задаче.