Управление стоимостью проекта — одна из областей знаний, которая помогает понять, сколько средств потребуется для запуска проекта. А процессы в ней направлены на определение его рентабельности. Да, точную стоимость можно определить только по окончании всех работ, но составить прогнозы и предположения это не помешает. Они пригодятся, чтобы заказчик и спонсоры понимали, какой бюджет нужно выделить и на какие цели. Менеджер, в свою очередь, сможет правильно распределить денежные ресурсы, не выйти за рамки определенной стоимости и избежать непредвиденных расходов.
В этой статье расскажем, какие процессы помогают управлять стоимостью проекта. А также:
-
какие существуют виды затрат;
-
какие есть методы управления стоимостью проекта;
-
как и для чего разрабатывать бюджет.
Концепция управления стоимостью проекта
Процессы в этой области знаний помогают:
-
Определить предполагаемую стоимость отдельных работ и всего проекта.
-
Сформировать представление заинтересованных лиц о необходимых финансовых ресурсах.
-
Понять, как лучше распределить денежные средства в проекте.
-
Избежать лишних трат и изменений в утвержденном базовом бюджете.
Все процессы управления стоимостью проекта, кроме контроля, команда выполняет на этапе планирования.
Но прежде чем приступить к выполнению основных процессов, важно продумать концепцию. В ней нужно указать, по каким правилам и принципам управлять расходами, как учитывать и фиксировать затраты. На этом этапе заинтересованные лица:-
Определяют цели и задачи, параметры успеха и неудач.
-
Объясняют, насколько проект важен, полезен и актуален в конкретных условиях.
-
Выявляют источники финансирования и оценивают стоимость проекта.
-
Разрабатывают расширенный график финансирования.
Затраты в проекте
Обязательства. Представим, что для постройки дома команде понадобится 50 м3 бетона. Поэтому необходимо найти поставщика и заключить с ним договор. Именно в этот момент появляются обязательства — плановые затраты в будущем. Во многих компаниях этот вид расходов учитывают только при оплате счета. Но такой способ не дает руководителю оценить состояние бюджета и принять верное решение. Ведь погасить задолженность можно, когда товар будет готов к отгрузке или когда его привезут на объект. В нужный момент может просто не хватить денег.
Бюджетные затраты — сумма денежных средств, которые необходимы для завершения отдельных операций. Это график расходов, который показывает, сколько и когда нужно потратить. Например, для сооружения крыши понадобится заказать платную доставку кровли.
Фактические затраты — средства, которые уже потрачены.
Важно не только следить за расходами, но и определить правила их учета. Без этого сделать точные выводы о финансовом состоянии не получится. Сведения о затратах и способах их контроля содержится в концепции.
Оценка стоимости
Но не стоит надеяться, что на этапе планирования получится рассчитать конечную стоимость проекта и не выйти за ее пределы. Ведь задача управления стоимостью проекта заключается в создании приблизительной оценки стоимости и ее уточнении по мере продвижения работы. Чем дольше будет «жить» проект, тем меньше вероятность просчета.
Например, на этапе анализа целесообразности постройки жилого дома бригадир оценил стоимость в 10 000 000 ₽. В ходе выполнения проекта оценка станет точнее.
Процесс также помогает выявить и рассмотреть альтернативы расчета стоимости. Необходимо соотнести риски с выгодой. Чтобы привезти песок на объект, можно воспользоваться собственной грузовой машиной или взять ее в аренду. Но в первом случае весь песок не вместится, нужно будет сделать 3 захода. Так, расходы на бензин превысят стоимость аренды.
Актуальность оценки во многом зависит от способа. Методами управления стоимостью проекта можно считать:
-
оценку «сверху вниз»;
-
оценку «снизу-вверх»;
-
оценку по аналогам;
-
параметрическую оценку.
Разберем каждый метод подробно на примере строительства отеля.
«Снизу вверх»
Один из самых точных методов. Чтобы применять его в проекте, понадобится составить иерархическую структуру работ. Чем детальнее она будет проработана, тем точнее получатся оценки стоимости. Но такой способ занимает больше времени.
Сначала команда анализирует стоимость работы нижнего уровня ИСР, а затем переходит выше и суммирует оценки на каждой ступени. Так складывается стоимость всего проекта. Чтобы финансово оценить постройку отеля, нужно учесть цены отдельных работ, например, настила полов, установки окон, постройку фасада, и сложить их вместе.
«Сверху вниз»
Этот метод менее достоверный по сравнению с предыдущим. Точность оценки от -50% до +100%. Метод применяют только на начальных этапах, когда заинтересованные лица определяют релевантность проекта. Зачем тратить силы и время на детальное планирование, если он не жизнеспособен?
.jpg)
Команда дает расширенную оценку всему проекту. Далее ее детализируют и разделяют по отдельным задачам или пакетам работ. Чаще всего отталкиваются от имеющихся ресурсов и поставленных целей.
Например, есть идея построить отель. На это выделен бюджет 12 000 000 ₽. Команда анализирует примерную стоимость и понимает, что на открытие отеля понадобится 30 000 000 ₽. В этом случае идею невозможно воплотить в жизнь, к проекту можно будет вернуться позже или привлечь инвесторов.
Другая ситуация. Цель заинтересованных лиц — открыть отель и окупить его через 3 года. Команда также примерно оценивает стоимость будущего проекта и предполагает, как скоро затраты можно окупить. Если реальность не сходится с планами, проект нерентабельный.
Параметрическая оценка
Для проведения параметрической оценки нужно определить, как взаимосвязаны стоимость операции и другие критерии, например, площадь постройки дома. Благодаря этому можно вычислить цену одной единицы объема работ: 1 м2 покраски стен, 1 м электропроводки. Стоимость полного объема работа складывается из цены отдельных операций. То есть, 1 м электропроводки включает в себя стоимость материалов, их доставку и работу специалиста.
.jpg)
«По аналогу»
В основе способа — стоимость схожих работ в других проектах. Способ также актуален, если нужно оценить подобные задачи, но другого объема или в других условиях. Для большей точности можно совместить оценку по аналогам и параметрическую.
Преимущество метода в том, что у команды на руках есть цифры, от которых можно отталкиваться. Чем больше проекты похожи друг на друга, тем точнее будет прогноз. Например, нужно оценить стоимость покраски стен в номере отеля площадью 15 м2. В другом проекте на такое помещение планировалось потратить 10 000 ₽, а по факту вышло 15 000 ₽. Исходя из этого рассчитываем на 15 000 ₽. Но иногда сложно определить, насколько проекты схожи. Это повлияет на точность оценки стоимости.
.jpg)
Разработка бюджета
Разграничим два понятия.
Чтобы составить бюджет, смету накладывают на ось времени и распределяют затраты по времени.
После того как бюджет проекта согласовывают с заинтересованными лицами, появляется базовый план по стоимости. Сюда же включен бюджет для выявленных рисков. Для непредсказуемых ситуаций предусматривают управленческий резерв, который не включают в базовый план.
.jpg)
Чтобы осуществлять планирование финансовых потоков компании, обычно используют платежный календарь. Это таблица с разбивкой по дням, которая помогает заранее определять кассовый разрыв.
Виды бюджета
Не получится составить бюджет один раз и больше к нему не возвращаться. На разных этапах его необходимо дополнять. При этом на каждом из них можно допускать погрешность, которая в конце должна уменьшится до нуля. Есть следующие виды бюджета:
-
Бюджетные ожидания. Его используют, когда команда формирует концепцию проекта. Например, нужно построить дом для семьи из 5 человек, площадью 100 м2. Для завершения проекта понадобится 10 000 000 ₽. При этом стоимость можно назвать с погрешностью 25-40%.
-
Предварительный. Создают, когда команда анализирует целесообразность проекта и составляет бизнес-план. Бюджет здесь нужен, чтобы обосновать затраты и привлечение инвестиций. Допустимая погрешность 15-20%.
-
Уточненный. Формируют в момент заключения контрактов с подрядчиками и поставщиками. Чтобы провести электричество в дом, нужно составить договор с электриком и рассчитать стоимость его услуг. Погрешность должна быть не больше 10%.
-
Базовый. Разрабатывают во время составления рабочей документации. Погрешность 5-8%.
-
Текущий. Создают на этапе создания проекта и сдаче готового продукта. Нужен для контроля учета и контроля стоимости. Погрешность от 0 до 5%.
-
Фактический. Анализируют по окончании всех работ, чтобы зафиксировать, сколько финансов было потрачено и на что.
Контроль стоимости
Чтобы быть уверенным в том, что все идет как надо, важно не только составить бюджет, но и осуществлять его контроль. Иначе при выполнении работ можно обнаружить, что команда превысила бюджет в несколько раз. Система контроля помогает руководителю увидеть фактические сведения о расходовании бюджета и скорректировать работы по дальнейшему развитию проекта.
Контролировать бюджет необходимо с учетом выполненных работ. Без информации о завершенных операциях нельзя наверняка сказать, есть ли превышение бюджета или его экономия.
Представим ситуацию: команда начинает анализировать бюджет и сравнивать плановую стоимость и фактическую. А в показателях обнаруживают перерасход на
20 000 ₽. При этом по плану строители должны были положить пол и выровнять стены. Однако специалисты успели еще и наклеить обои. Если это учесть, то превышения бюджета нет. В этом поможет метод освоенного объема. Он помогает оценить реальные расходы ресурсов, если сроки затянулись.
.jpg)
